Eponas Finanztransformation: Effizient, transparent und zukunftssicher - mit Payhawk und Novutech
Epona ist ein schnell wachsendes Softwareunternehmen mit Niederlassungen in den USA, Portugal, den Niederlanden und Dänemark. Für seine internationalen Aktivitäten und das Geschäftsmodell mit wiederkehrenden Einnahmen benötigte Epona eine Finanzinfrastruktur, die mit dem Unternehmen über Ländergrenzen hinweg wächst und gleichzeitig volle Kontrolle, Compliance und Transparenz gewährleistet.
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Die Erfahrung von Epona mit Payhawk und Novutech in Kürze
Seit der Implementierung von Payhawk in Kombination mit NetSuite hat Epona ihre Art des Ausgaben- und Kostenmanagements vollständig verändert:
- Keine fehlenden Belege mehr. Jede Transaktion wird automatisch mit Nachweisen verknüpft.
- Abonnementkosten sind auf einen Blick ersichtlich. Sie sind nicht mehr über Verträge und Tabellen verstreut.
- Genehmigungen, Rechnungsverarbeitung und Ausgabenverwaltung laufen jetzt in einem integrierten Workflow ab. Separate Systeme gehören der Vergangenheit an.
Das Leben vor Payhawk
Vor der Einführung von Payhawk arbeitete das Finanzteam von Epona mit stark fragmentierten Prozessen. Jede Einheit nutzte ihr eigenes lokales System, was es schwer machte, Ergebnisse zu konsolidieren oder einen Echtzeitüberblick über die Unternehmensleistung zu gewinnen. CFO Alex van der Kooi beschreibt es so:
Ich wollte ein einziges System, mit dem wir Ergebnisse aus allen Ländern bündeln und wirklich nachvollziehen können, wie das Unternehmen performt.
Ein ERP allein löste jedoch die alltäglichen Probleme nicht. Besonders das Ausgabenmanagement bereitete Schwierigkeiten: Mitarbeitende nutzten physische Kreditkarten, doch Belege gingen häufig verloren. Kontoauszüge lagen vor, aber oft ohne die dazugehörigen Dokumente, und Genehmigungen liefen über verschiedene Tools in unterschiedlichen Ländern.
Die Implementierung von NetSuite mit Novutech
Epona entschied sich, gemeinsam mit Novutech, einem führenden NetSuite-Implementierungspartner in Europa, NetSuite weltweit auszurollen. Dank der internationalen Präsenz von Novutech – mit Beratern in Dänemark, den Niederlanden und Portugal – war dies die perfekte Wahl für Epona. Alex betont:
Für uns war es entscheidend, einen Implementierungspartner zu haben, der in all unseren Märkten lokale Expertise einbringen kann. Novutech erfüllte genau dieses Kriterium.
Novutech arbeitete direkt mit Payhawk zusammen, um die Integration einzurichten. So fließen Ausgaben, Kartenzahlungen und Rechnungen automatisch in NetSuite – ganz ohne manuelle Schritte.
Maria Stranakova, Chief Sales Officer bei Novutech, erklärt:
Wer in mehreren europäischen Märkten wie Epona wächst, braucht mehr als nur ein ERP. Es bedarf eines integrierten Finanz-Ökosystems. Wir haben NetSuite als zentrales Nervensystem eingerichtet, mit Payhawk als Automatisierungsebene. So behält Epona in Echtzeit den Überblick und die Kontrolle über alle Einheiten – von Portugal bis Dänemark – ohne zusätzliche Komplexität.
„Früher mussten wir ständig nach fehlenden Belegen suchen. Mit Payhawk wird jede Kartenausgabe automatisch erfasst – sei es per Scan, Foto oder Lieferantendokument. Für unser Finanzteam war das wie eine große Erleichterung.“
Das Leben mit Payhawk + NetSuite
Die Kombination von Payhawk und NetSuite zeigte bei Epona sofort Wirkung. Eine der größten Verbesserungen? Fehlende Belege gehören der Vergangenheit an.
Früher suchten wir ständig nach fehlenden Belegen. Mit Payhawk wird jede Kartenausgabe automatisch erfasst – per Scan, Foto oder Lieferantendokument. Für unser Finanzteam war das eine enorme Erleichterung.
Dank der physischen und virtuellen Zahlungskarten von Payhawk reichen die Mitarbeitenden ihre Ausgaben selbst ein. Der Prozess ist so unkompliziert, dass die Nutzung von allein funktioniert. Jede Zahlung wird direkt mit der passenden Dokumentation verknüpft, sodass das Finanzteam keine Belege mehr hinterherjagen muss.
Auch die Rechnungsverarbeitung hat sich komplett verändert. Alex beschreibt den Ablauf heute so:
Man scannt fünfzehn oder zwanzig Rechnungen, holt sich einen Kaffee, und bei der Rückkehr sind alle bereit zur Verarbeitung. Unglaublich schnell.
Diese Automatisierung spart nicht nur Zeit, sie sorgt auch für verlässliche Daten. Abonnements, die früher in Verträgen oder verstreuten Rechnungen versteckt waren, sind nun klar und übersichtlich in einem Register sichtbar. Payhawk erkennt sogar Start- und Enddaten, sodass etwas, das früher Kopfzerbrechen bereitete, jetzt problemlos nachvollziehbar ist.
„Wenn man in mehreren europäischen Märkten wie Epona wächst, reicht ein ERP allein nicht aus. Man benötigt ein integriertes Finanz-Ökosystem. Bei uns fungiert NetSuite als zentrales Nervensystem, während Payhawk die Automatisierung übernimmt. So behält Epona jederzeit Echtzeit-Einblick und volle Kontrolle über alle Einheiten – ganz ohne Komplexität.“
Vor allem hat Payhawk Struktur geschaffen. Genehmigungen, Rechnungsverarbeitung und Ausgabenmanagement sind nicht länger auf verschiedene Tools verteilt, sondern in einem einzigen Ablauf mit NetSuite integriert.
Maria Stranakova erklärt:
Die Integration, die wir für Epona aufgebaut haben, zeigt perfekt unsere Vorgehensweise: Wenn Systeme gut miteinander verbunden sind, kann sich das Finanzteam auf das Wesentliche konzentrieren. Jede Payhawk-Transaktion fließt automatisch in NetSuite – mit korrekter Codierung, Validierung und Compliance. So unterstützen wir Scale-ups wie Epona beim Wachstum, ohne zusätzliche administrative Last.
Alex fasst zusammen:
„Es ist einfach einfacher. Die Daten stehen genau dort, wo man sie braucht. Das ist ein enormer Vorteil.“
Ausblick
Epona befindet sich noch mitten in der weltweiten Einführung von NetSuite, doch die Richtung ist klar. Mit Payhawk als Ausgabenmanagement-Plattform, vollständig integriert in NetSuite, baut das Unternehmen eine skalierbare Finanzinfrastruktur auf.
Alex schließt:
„In meiner idealen Zukunft läuft alles systemgesteuert. Payhawk, NetSuite und Novutech bilden zusammen den Stack, der uns dorthin bringt.“
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