Finanzielle Effizienz neu definiert: So optimierte Salonkee Ausgaben über Ländergrenzen hinweg
Salonkee ist ein schnell wachsendes SaaS-Unternehmen, das Haar- und Schönheitsstudios in ganz Europa mit Online-Buchungen, Kassensystemen und Managementlösungen unterstützt. Seit der Gründung in Luxemburg ist das Unternehmen in mehreren Ländern tätig und hilft tausenden Beauty- und Wellnessprofis, ihre Abläufe zu vereinfachen und ihren Kunden erstklassige Erlebnisse zu bieten.
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Nutzen Payhawk seit
Einblick in Salonkees Erfahrungen mit Payhawk
Seit der Umstellung auf Payhawk hat Salonkee große Fortschritte in Struktur, Transparenz und Effizienz erzielt. Das Unternehmen hat:
- Stunden an manueller Arbeit auf wenige Minuten reduziert – dank automatisierter Rechnungsverarbeitung, Spesenrückerstattungen und Kartenverwaltung
- Unübersichtliche Rückerstattungsprozesse abgeschafft und auf eine zweimal monatliche Abwicklung umgestellt, um Mitarbeitern Klarheit und Planbarkeit zu bieten
- 100 % Transparenz über Ausgaben pro Team und Mitarbeiter erreicht – auch bei ungewöhnlichen Vorgängen wie übermäßigen Abrechnungen
- Alle Ausgabenströme in einer Plattform gebündelt und so die Zusammenarbeit zwischen Finanz-, HR- und weiteren Abteilungen verbessert
- Echtzeit-Einblick in Zahlungen und deren Status gewonnen, wodurch jede Unsicherheit entfällt
Das Leben vor Payhawk
Vor Payhawk hatte das Finanzteam von Salonkee buchstäblich alle Hände voll zu tun. Rechnungen wurden manuell in Excel bearbeitet, nach Zahlungsstatus farblich markiert und in Ordnern abgelegt. Ohne zentrales System oder Echtzeit-Übersicht schlichen sich leicht Fehler ein, und Rechnungen gingen im Alltag unter.
Arina Joly, Teamleiterin Accounting, erklärt: „Wir hatten keine klare Übersicht darüber, was bezahlt war und was nicht. Alles sah gleich aus. Bei so vielen eingehenden Rechnungen war es leicht, Fehler zu machen oder etwas zu übersehen.“
Zudem wurden Karten separat über Revolut verwaltet, Rückerstattungen gesammelt abgewickelt und fehlende Belege sowie Informationen mühsam nachgejagt.
Kelly-Ann Lam, Head of Finance, beschreibt: „Das alles geschah am Monatsende. Bis dahin hatten die Leute oft schon vergessen, wofür die Transaktion überhaupt war.“
Mit dem Wachstum von Salonkee – mehr Länder, mehr Lieferanten, mehr Rechnungen – wurde das Fehlen einer klaren Struktur zu einem echten Risiko. Das Team wusste, dass es eine moderne, effizientere Methode geben musste, die Ausgaben zu kontrollieren und gleichzeitig dem smarten SaaS-Anspruch und dem Wachstum gerecht zu werden. Arina sagt:
„Wir mussten unsere Finanzprozesse genauso schnell skalieren wie das Unternehmen. Wir konnten nicht länger auf Gedächtnis oder Excel vertrauen.“
Der Alltag vor Payhawk
Vor Payhawk war das Finanzteam von Salonkee buchstäblich ausgelastet. Rechnungen wurden manuell in Excel bearbeitet, nach Zahlungsstatus farblich gekennzeichnet und in Ordnern abgelegt. Ohne zentrales System oder Echtzeit-Einblick schlichen sich leicht Fehler ein, und Rechnungen gingen im Alltagsstress verloren.
Arina Joly, Teamleiterin Accounting, sagt: „Wir hatten keine klare Übersicht darüber, was bezahlt war und was nicht. Alles sah gleich aus. Bei so vielen eingehenden Rechnungen war es leicht, Fehler zu machen oder etwas zu übersehen.“
Zusätzlich wurden Karten separat über Revolut verwaltet, Rückerstattungen gesammelt bearbeitet und fehlende Belege sowie Informationen mühsam nachverfolgt.
Kelly-Ann Lam, Head of Finance, beschreibt: „Das alles geschah am Monatsende. Bis dahin hatten die Leute oft schon vergessen, wofür die Transaktion überhaupt war.“
Mit dem Wachstum von Salonkee – mehr Länder, mehr Lieferanten, mehr Rechnungen – wurde der Mangel an Struktur zu einem echten Risiko. Das Team erkannte, dass es eine moderne, effizientere Lösung geben musste, die Ausgaben kontrolliert und gleichzeitig dem smarten SaaS-Anspruch und dem Wachstum gerecht wird. Arina sagt:
„Wir mussten unsere Finanzprozesse genauso schnell skalieren wie das Unternehmen. Wir konnten nicht länger auf Gedächtnis oder Excel vertrauen.“
„Mit Payhawk hat jede Gesellschaft ihre eigenen Regeln, dennoch nutzen wir das Dashboard, um Budgets zu prüfen und zu erkennen, ob zusätzliche Mittel benötigt werden. Es bietet uns maximale Flexibilität. Payhawk hat uns außerdem dabei geholfen, analytischer zu arbeiten. Wir verstehen, was unsere Kostentreiber sind, was effektiv ist und wo wir uns verbessern können!“
Salon-reife Ergebnisse: Struktur und Ausgabenübersicht
Seit der Einführung unserer Lösung arbeitet das Finanzteam von Salonkee nicht nur schneller, sondern auch deutlich effizienter. Prozesse, die früher Stunden in Anspruch nahmen, sind jetzt in wenigen Minuten erledigt. Das Ergebnis: mehr Zeit, weniger Fehler und volle Kontrolle. Arina teilt mit:
„Wenn ein Lieferant nach einer Zahlung fragt, müssen wir nicht mehr raten. Wir prüfen Payhawk und wissen sofort, ob die Rechnung bezahlt wurde, wann oder ob wir sie nie erhalten haben.“
Da nun alles – von Firmenkarten über Rückerstattungen bis hin zu Rechnungen – über eine Plattform abgewickelt wird, kann das Team schneller und proaktiver handeln. Keine Monatsend-Marathons mehr, keine langen E-Mail-Ketten und weniger Aufwand beim Nachverfolgen von Belegen. Kelly: „Wenn wir noch unser altes System nutzen würden, würde die Bearbeitung derselben Anzahl an Rechnungen viel länger dauern. Wir sparen jeden Monat Stunden.“
Rückerstattungen waren früher verstreut und unberechenbar. Heute erfolgen sie regelmäßig, und Mitarbeitende haben klare Erwartungen. Arina erklärt: „Die Rückerstattung erfolgt jetzt zweimal im Monat. Es ist organisierter, und die Mitarbeitenden sind zufriedener.“
Die neue Struktur verschafft auch anderen Teams, wie HR, bessere Einblicke in das Verhalten der Mitarbeitenden. Arina sagt:
„Es ist einfacher, Ausreißer zu erkennen. Wer reicht regelmäßig ein? Wer fordert übermäßig Team-Dinners ab? Wer reicht gar nichts ein? Payhawk hilft uns, alles im Blick zu behalten.“
All dies – kombiniert mit einer benutzerfreundlichen Oberfläche, die Akzeptanz und Richtlinieneinhaltung fördert – machte uns zur idealen Lösung für das Team von Salonkee. Kelly-Ann beschreibt es so: „Im Vergleich zu anderen Lösungen wirkt die Benutzeroberfläche von Payhawk intuitiver, leichter zu bedienen und umfassender.“
Ausgabendaten in smarte Entscheidungen verwandeln
Über die Optimierung der täglichen Abläufe hinaus ist unsere Lösung für das Finanzteam von Salonkee eine wertvolle Quelle für fundierte Einblicke geworden. Mit zentralisierten, sauberen Daten zu Karten, Rückerstattungen und Rechnungen arbeitet das Team nun analytisch statt reaktiv.
Sie haben nicht nur Einblick in die Ausgaben, sondern auch in die Gründe, Verantwortlichen und Häufigkeit. Kelly erklärt:
„Wir sind analytischer geworden. Wir können unsere Kostentreiber aufschlüsseln, verstehen, was effektiv ist und was nicht, und herausfinden, wo wir uns verbessern können.“
Diese Transparenz unterstützt auch eine bessere bereichsübergreifende Zusammenarbeit. HR erhält klarere Einblicke in die Ausgabengewohnheiten der Mitarbeitenden und kann ungewöhnliches oder inkonsistentes Verhalten frühzeitig erkennen. Arina teilt:
„Wir sehen, wenn jemand regelmäßig Rückerstattungen beantragt oder Dinge einreicht, die nicht mit unseren internen Richtlinien übereinstimmen. Diese Transparenz hilft uns, alles fair und nachvollziehbar zu gestalten.“
Und es geht nicht nur um Kontrolle, sondern auch um Sicherheit. Ob Budgetplanung, das Aufspüren von Ineffizienzen oder die Vorbereitung auf Prüfungen – das Finanzteam von Salonkee arbeitet jetzt aus einer einzigen, verlässlichen Datenquelle. Kelly beschreibt es so: „[Payhawk] hilft uns, bessere Entscheidungen zu treffen. Wir geben nicht nur Geld aus, wir lernen daraus.“
„Wir benötigen keine verschiedenen Tools mehr. Payhawk vereinfacht alles. Wir können nach Lieferant, Betrag oder Abteilung filtern – es ist einfach deutlich leichter. Nehmen wir zum Beispiel das Team, das POs angefordert hat: Sie wollten mehr Transparenz bei Budgets und eine klarere Genehmigungsstruktur. Statt jedes Mal einen Manager einzubeziehen, wollten sie ein einfaches, übersichtliches System.“
Top-Payhawk-Funktionen, die den Unterschied machen
Von Firmenkarten über Rückerstattungen bis hin zu Kreditoren – die Finanzabläufe bei Salonkee laufen jetzt zentral über eine Plattform. „Wir brauchen keine verschiedenen Tools mehr. Payhawk vereinfacht alles. Wir können nach Lieferant, Betrag oder Abteilung filtern. Es ist einfach viel einfacher,“ erklärt Arina.
Besondere Funktionen, die sie schätzen:
- Kreditoren: Alle Rechnungen laufen über Payhawk, auch wenn nicht alle Zahlungen über die Plattform erfolgen. Sie werden als bezahlt markiert, kategorisiert und zentral abgelegt.
- Budgets und Karteneinstellungen: Manager können Aufladungen mit einer Notiz anfordern, und Limits lassen sich einfach anpassen. „Sie geben einfach an, wofür es gedacht ist, und wir prüfen, ob es der Richtlinie entspricht,“ sagt Arina.
- Rückerstattungsübersicht: Das Team sieht genau, wer was wann einreicht, sodass HR und Finance die Ausgabengewohnheiten der Abteilungen besser überwachen können.
Das Salonkee-Team hat außerdem Bestellanforderungen (POs) eingeführt und erklärt: „Das Team, das POs angefordert hat, wollte mehr Transparenz bei Budgets und eine klarere Genehmigungsstruktur. Sie wollten nicht jedes Mal zu einem Manager gehen, sondern ein einfaches System: Anfrage erstellen und schnell ein Ja oder Nein erhalten.“
Multi-Gesellschaften verwalten – ohne Komplexität
Die Verwaltung von Finanzsystemen und Abläufen in verschiedenen Ländern kann schnell unübersichtlich werden, und bei Salonkee war es nicht anders.
Das Team nutzte Exact Online in den Niederlanden und DATEV in Deutschland. Das bedeutete separate Daten, Informationslücken und Verzögerungen bei der Übersicht über die Gesamtausgaben über alle Gesellschaften hinweg.
Dank der Multi-Gesellschaften-Verwaltung und direkten Integrationen mit Exact Online, DATEV und weiteren Systemen haben sie nun eine einheitliche Sicht auf alle ausgabenrelevanten Daten.
Arina erklärt:
„Jede Gesellschaft hat ihre eigenen Regeln, aber wir nutzen weiterhin das Dashboard, um Budgets zu prüfen und zu sehen, ob Mittel benötigt werden. Das gibt uns volle Flexibilität.“
Mit einer wachsenden Präsenz in Europa und einem expandierenden Team benötigte Salonkee eine Lösung, die mit ihnen mitwächst. Payhawk verschafft ihnen die Transparenz, Struktur und Sicherheit, die sie brauchen, um ohne Kompromisse zu wachsen.
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