Waarom Payhawk de juiste match was
Salonkee bekeek meerdere tools, waaronder software die Kelly-Ann in een vorige functie hadden gebruikt. Maar Payhawk viel op door gebruiksvriendelijkheid. Ze vertelt:
“Vergeleken met andere oplossingen voelde Payhawk intuïtiever, makkelijker in gebruik en completer.”
Salonwaardige resultaten: structuur en inzicht in uitgaven
Sinds de implementatie van Payhawk werkt het finance team niet alleen sneller, maar vooral slimmer. Taken die eerder uren kostten, zijn nu in minuten afgerond. Dat betekent: minder fouten, meer overzicht, en tijdwinst.
Arina:
“Als een leverancier iets vraagt over een betaling, hoeven we niet meer te gokken. We openen Payhawk en zien meteen of het betaald is, wanneer, of dat we de factuur nooit hebben ontvangen.”
Doordat alles, van zakelijke betaalkaarten tot terugbetalingen en facturen, nu via één platform loopt, kan het team sneller en proactiever handelen. Geen einde maandstress, geen eindeloze e-mailketens en minder bonnen najagen. Kelly: “Als we nog ons oude systeem zouden gebruiken, zou het boeken van dit aantal facturen véél meer tijd kosten. We besparen elke maand uren.”
Ook terugbetalingen zijn nu overzichtelijker. Arina: “We doen het nu twee keer per maand. Het is georganiseerder en medewerkers zijn blijer.”
Deze structuur geeft ook andere teams, zoals HR, beter zicht op bestedingsgedrag. Arina:
“Het is makkelijker om uitzonderingen te zien. Wie dient regelmatig in? Wie claimt overdreven veel teamdiners? Wie claimt nooit iets? Dankzij Payhawk houden we het overzicht.”
Inzicht dat leidt tot betere beslissingen
Naast het automatiseren van processen is Payhawk nu een bron van inzichten voor het finance team. Met schone, gecentraliseerde data over kaarten, terugbetalingen en facturen is het team niet langer reactief, maar analytisch. Ze zien niet alleen wat er uitgegeven is, maar ook waarom, door wie en hoe vaak. Kelly:
“We zijn analytischer geworden. We kunnen onze kostendrijvers ontleden, zien wat effectief is en waar we kunnen verbeteren.”
Dat inzicht helpt ook bij betere samenwerking met andere teams. HR ziet bijvoorbeeld eerder afwijkend bestedingsgedrag. Arina:
“We zien meteen of iemand vaak terugbetalingen indient of claims doet die niet bij het beleid passen. Die transparantie helpt om het eerlijk te houden.”
En het draait niet alleen om controle, maar ook om vertrouwen. Of het nu gaat om budgetten, audits of efficiëntie, het team werkt nu vanuit één betrouwbare bron. Kelly:
“[Payhawk] helpt ons betere beslissingen te nemen. We geven niet alleen uit, we leren ervan.”
Payhawk is een alles-in-één platform, en daar profiteert Salonkee ook van. In de onderstaande video laten we zien wat we zoal allemaal doen.
