Makkelijke reconciliaties en minder fouten bij Club Freelance

Over Club Freelance

Club Freelance, dat tegenwoordig Mindquest heet, biedt al meer dan acht jaar premium IT-wervingsdiensten. Het bedrijf heeft inmiddels ruim 100-150 contractanten, bij meer dan 60 klanten en behaalt een omzet van ruim 20 miljoen.

Het leven voor Payhawk

In de tijd voor Payhawk experimenteerde Club Freelance met zakelijke betaalkaarten, maar het bedrijf ondervond problemen door het gebrek aan flexibiliteit van veel prepaidkaarten.

Het bijhouden van betalingen en het reconciliëren van bonnetjes kostte veel tijd en leidde soms tot inconsistenties die afgestemd moesten worden. Ook ervaarden ze belemmeringen met traditionele betaalkaarten die geen inzicht boden in de reden van een niet-verwerkte betaling.

Club Freelance gebruikte boekhoudsoftware van Xero en wilde de betaalkaarten en uitgavenbeheer naadloos synchroniseren om zo hun financiën efficiënt en effectief te beheren.

Een slimme Xero-integratie

Het team van Club Freelance is erg enthousiast over de Payhawk-integratie met Xero. Volgens financieel directeur Alessandro Lupo is die zo gebruiksvriendelijk doordat ze de gegevens in een paar stappen kunnen synchroniseren. Dankzij de moeiteloze integratie worden al hun uitgaven- en boekhoudgegevens binnen enkele seconden gematcht en afgestemd. Dat bespaart hen uren aan handmatige administratie.

"Bij Club Freelance gebruiken we de boekhoudsoftware van Xero. En de Payhawk-integratie bespaart ons veel tijd", zegt Lupo.

Reconciliatie is gemakkelijk met de intuïtieve app

"De Payhawk-app is heel slim en intuïtief", zegt Lupo. "Het team is erg enthousiast over de app omdat die voor iedereen gemakkelijk te gebruiken is. Er worden ook minder fouten gemaakt nu de geïntegreerde OCR-technologie alle gegevens van bonnetjes vastlegt zodra iemand een bonnetje geüpload heeft. Ze hoeven dus alleen de juiste uitgavencategorie enzovoort te kiezen."

Het reconciliëren van uitgaven en het matchen van bonnetjes is ook veel gemakkelijker te beheren. De Payhawk-oplossing herinnert kaartgebruikers eraan dat ze bonnetjes moeten uploaden nadat ze betalingen hebben gedaan. Dat bespaart het financiële team het najagen van bonnetjes en stimuleert een goede werkwijze in het hele bedrijf. Bovendien is iedereen zo enthousiast door het gemak waarmee het gaat dat ze het ook echt allemaal goed gebruiken. De OCR-technologie legt alle gegevens van bonnetjes vast, zodat kaartgebruikers (en het financiële team) dat niet zelf hoeven te doen.

Gecombineerde controles: kaarten en software van uitgavenbeheer

"De meldingen van de mobiele app zijn ook heel handig. Elke keer als medewerkers hun zakelijke Visa-kaart gebruiken, krijgen ze een bericht om het bonnetje te uploaden. En als de betaling mislukt, ontvangen we een melding waarin de reden wordt uitgelegd, zoals te weinig saldo of een verkeerde pincode. Die functie bespaart ons heel veel tijd die we anders aan uitzoekwerk kwijt waren geweest. Deze mate van proactiviteit heb ik bij een traditionele bank nog nooit meegemaakt."

Ook het gebruik van betaalkaarten in plaats van prepaidkaarten is een gamechanger gebleken voor het bedrijf. De betaalkaarten kunnen zelf worden opgewaardeerd en indien nodig kunnen we uitgavencontroles (zoals goedkeuringsprocedures) invoeren.
Dankzij deze uitgavencontrolefuncties, die standaard deel uitmaken van de uitgavenbeheersoftware van Payhawk, kan Club Freelance veel van de processen rond hun beleid automatiseren. Er wordt dus heel veel tijd bespaard wat nu aan andere belangrijke zaken gespendeerd kan worden.

"Payhawk was tijdens de coronacrisis echt een aanwinst, omdat we onze uitgaven zo veel mogelijk probeerden te beperken", zegt Lupo. "Het team mocht buiten het kantoor geen uitgaven doen en doordat we Payhawk geïmplementeerd hadden, kon het financiële team vanaf elke locatie alle uitgaven in realtime bijhouden."

Komt het verhaal van Club Freelance je bekend voor? Boek dan een demo om te zien hoe Payhawk jouw bedrijf tijd en stress kan besparen.