Създадената в България компания Chaos Group е световен лидер в технологиите за 3D визуализация, както и носител на награда Оскар. Работейки в развлекателната, дизайнерската и медийната индустрия, Chaos Group разработва технологии, които дизайнери и дигитални артисти използват в работата си в различни дисциплини - от кино и архитектура до компютърни игри.
"Благодарение на автоматизацията постигнахме значително подобрение в ефективността на процесите, точността на операциите и контрола на отчетността. Това от своя страна доведе до по-ниски оперативни разходи, по-висока надеждност и възможност за фокус върху стратегически инициативи."
Преди да премине към Payhawk, екипът на Chaos Group управлява разходите си ръчно. Наличието на множество различни системи и множество видове проверки не позволяват видимост над техните фирмени плащания, а процесите за управление на разходите отнемат много време.
Иван Славчев, системен администратор в Chaos споделя:
„Събирахме фактурите в Google Drive и ги препращахме в Google Sheets, за да ги използва счетоводният отдел. Всички фирмени плащания извършвахме с кредитни карти, издадени от банка. Но давахме картите само на определени хора в компанията.“*
Екипът знае, че нещата трябва да се променят. Ръчното финансово администриране, което е част от управлението на разходите, става непосилно и процесите се превръщат в предизвикателство както за хората от финансовия отдел, така и за всички останали.
„Най-големите ползи според мен са спестеното време и опростяването на процеса. Трябва да купувам и поддържам много софтуерни лицензи и абонаменти. Използването на Payhawk ми спестява между 3 и 5 работни дни всеки месец.“
Екипът на Chaos иска да премахнЕ ръчното администриране от финансови процеси в компанията. Въвеждането на данни, двойната проверка и ръчното проследяване отнемат часове всяка седмица, поради което финансовият екип не може да се съсредоточи върху по-важните стратегически инициативи.
„Трябваше да качваме разходите и фактурите в споделено пространство, да поставяме връзки в Google Sheets, да проверяваме отново дали даден разход е платен чрез кредитна карта или банков превод и да проследяваме кой е направил разхода. След това трябваше да се връщаме и да проследяваме отново стари разходи, в случай че сме пропуснали подробности първия път“, казва Иван Славчев. „Всичко това доведе до огромно натоварване.“
С нашето решение помагаме на компаниите да разрешат проблема с ръчните процеси във финансите чрез интелигентна автоматизация и иновативна технология.
Какво например се случва, когато някой трябва да извърши плащане? Служителят използва своята Payhawk карта (с вградени функции за контрол на разходите, зададени от финансовия екип), след което прави снимка на касовата бележка с мобилното приложение на Payhawk, избира категория разходи и работата е свършена. Служителят не трябва да попълва тонове документи, за да изготвя отчет за разходите. И не е необходимо финансовият екип да го преследва за касови бележки, да добавя ръчно данните за разходите, да избира категорията за кодиране или да актуализира електронни таблици.
Петър Миков, Директор Счетоводство в Chaos, споделя:
"Благодарение на автоматизацията постигнахме значително подобрение в ефективността на процесите, точността на операциите и контрола на отчетността. Това от своя страна доведе до по-ниски оперативни разходи, по-висока надеждност и възможност за фокус върху стратегически инициативи."
„Опростеният процес на одобрение, възможността за лесно зареждане на средства, видимостта над разходи, събраните на едно място фактури и касови бележки – всичко това ни спестява много часове на месец от чатове и имейли“, добавя Иван Славчев.
Преди да преминат към Payhawk, корпоративните карти са едно от другите големи предизвикателства за Chaos Group.
„Преди Payhawk използвахме корпоративни карти от традиционна банка. Нямаше лесен начин за издаване на карти, нито за безпроблемно контролиране на лимити и одобрения“, споделя Иван Славчев.
„Служителите с карти забавяха фирмените покупки, а лимитите на традиционните банкови карти и досадната бюрокрация ни спъваха и създаваха усложнения както за екипите, така и за счетоводния отдел.“
Откакто работи с нашето решение, Chaos Group ускорява процеса, по който се правят необходимите фирмени разходи, без да жертва контрола върху тях. Екипът вече може да издава корпоративни карти за секунди, които са настроени и готови за работа само с няколко клика. Екипът разполага и с много по-щедри лимити за карти, което означава, че служителите могат да останат гъвкави и да завършват проекти без да спират, за да говорят с банката. „Ние спестяваме време и се движим по-бързо, тъй като вече не трябва да чакаме парите да бъдат заредени в карти“, обяснява Иван.
Компанията използва също и нашите вградени функции за контрол на картата, за да превърне политиката за разходите на компанията си в настройки в нашата платформа. Вградените контроли, които могат да включват процеси за одобрение, лимити на разходите, възможност за блокиране на теглене от банкомат и други, помагат на бизнеса да даде възможност на своите служители да харчат за служебни разходи, без да губят контрол.
„Възстановяванията на средства също са по-лесни“, споменава Иван. „И по-бързо получаваме обратно неправилно платеното ДДС.“ Компании като Chaos Group могат да направят значителни спестявания чрез възстановяване на ДДС чрез правилно кодиране на своите разходни документи. И нещо повече - те могат да делегират това към самите служители, които изразходват средствата. Те просто трябва да изберат съответната категория, когато качват касова бележка или фактура.
„Накрая, успяхме да елиминираме много от нашите плащания в брой благодарение на издаването на карти и проследяването на разходите в Payhawk“, продължава Иван.
Управлението на фактури е било голямо предизвикателство за Chaos Group, докато компанията се е разраствала. Тя работи с множество доставчици и разполага с редица абонаменти – всичко това е трудно за управление с ръчните процеси от миналото.
„Някои разходи трябваше да бъдат плащани в брой, а част от фактурите бяха на хартия“, споделя Иван. „С разрастването на компанията сложността и времето, необходими за изпълнение на всички задачи, свързани с различни покупки, нарастваха твърде много и процесът беше изпълнен с грешки.“
Управлението на фактури и разходи за абонаменти с помощта на Payhawk прави работата с доставчици много по-лесна. OCR технологията за разчитане на данни извлича нужната информация от фактурите по същия начин, по който работи с касови бележки. Освен това функцията за управление на разходите за абонаменти означава, че повтарящите се плащания се маркират и наблюдават. Край на дублираните абонаменти и непредвидените разходи.
„Възможността да плащаме фактури ни спестява такси, намалява обема на работата от счетоводния отдел и позволява да управлявам по-добре покупките (без повече двойно платени или неплатени фактури)“, обяснява Иван. „Тъй като някои от нашите доставчици не приемат плащания с карта.“
Петър Миков, Директор Счетоводство в Chaos, обобщава:
Забелязваме осезаемо увеличение на ефективността във финансовия екип след внедряването на Payhawk. Най-голямата полза е спестеното време, свързано със събирането и проследяването на разходни документи от картодържателите. По-рано значителна част от времето отиваше в ръчно напомняне, търсене на фактури и следене дали документите са предоставени навреме. Сега платформата автоматично изпраща напомняния, когато липсват документи или има несъответствия, което значително облекчи работата на екипа.
Иван Славчев, Системен администратор в Chaos, се включва с конкретно измерими резултати:
„Най-големите ползи според мен са спестеното време и опростяването на процеса. Трябва да купувам и поддържам много софтуерни лицензи и абонаменти. А използването на Payhawk ми спестява между 3 и 5 работни дни всеки месец.“
Още от самото начало Chaos Group получава положително впечатление от екипа на Payhawk. От процеса по имплементация до получаването на помощ от екипа по клиентска поддръжка, компанията получава бърза и навременна подкрепа.
Петър Миков, Директор Счетоводство в Chaos, разказва повече:
От самото начало получихме необходимата подкрепа и яснота, включително при по-специфични казуси, свързани с вътрешната ни структура и изисквания. Служителите ни получават бързи и професионални отговори, което прави работата им по-лесна и ни създава усещане за стабилен партньор зад платформата. Оценяваме също, че екипът на Payhawk е отворен към обратна връзка и предложения за подобрения, което засилва усещането за дългосрочно партньорство.
Харесвате ли това, което научавате за спестяването на време, автоматизирането на тромави процеси и засиления контрол на разходите в Chaos Group? Свържете се с нас за среща и нашите експерти ще се радват да ви разкажат как Payhawk може да помогне и на вашата компания.
English (EN-UK)
English (EN-US)
English (Rest of Europe)
