Как Chaos Group спестява по пет дни на месец с автоматизация на разходите

Животът преди Payhawk

Преди да премине към Payhawk, екипът на Chaos Group управлява разходите си ръчно. Множество различни системи системи и безброй проверки, техните фирмени плащания и процеси за управление на разходите отнемат много време и не позволяват пълна видимост.

„Събирахме фактурите в Google Drive и ги препращахме в Google Sheets, за да ги използва счетоводният отдел“, обяснява Иван Славчев, системен администратор. „Всички фирмени плащания извършвахме с кредитни карти, издадени от банка. Но давахме картите само на определени хора в компанията.“

Екипът знае, че нещата трябва да се променят. Ръчното финансово администриране, което е част от управлението на разходите, става непосилно и процесите се превръщат в предизвикателство както за хората от финансовия отдел, така и за всички останали.

Оптимизиране на процесите чрез автоматизация

Иван и екипът на Chaos искат да премахнат ръчното администриране от финансови процеси в компанията. Въвеждането на данни, двойната проверка и ръчното проследяване отнемат часове всяка седмица, поради което финансовият екип не може да се съсредоточи върху по-важните стратегически инициативи.

„Трябваше да качваме разходите и фактурите в споделено пространство, да поставяме връзки в Google Sheets, да проверяваме отново дали даден разход е платен чрез кредитна карта или банков превод и да проследяваме кой е направил разхода. След това трябваше да се връщаме и да проследяваме отново стари разходи, в случай че сме пропуснали подробности първия път“, споделя Иван. „Всичко това доведе до огромно натоварване.“

С Payhawk разрешаваме проблема с ръчното описване на финансите чрез интелигентна автоматизация и иновативна технология. Нашият софтуер помогна на Chaos Group да каже сбогом на досадните ръчни процеси.

Какво се случва, когато някой трябва да извърши плащане? Служителят използва своята Payhawk карта (с вграден контрол на разходите, зададен от финансовия екип), след което прави снимка на касовата бележка с мобилното приложение на Payhawk, избира категория разходи и работата е свършена. Служителят не трябва да попълва тонове документи, за да изготвя отчет за разходите. И не е необходимо финансовият екип да го преследва за касови бележки, да добавя ръчно данните за разходите, да избира категорията за кодиране или да актуализира електронни таблици.

„Опростеният процес на одобрение, възможността за лесно допълване на средства, видимите разходи, събраните на едно място фактури и касови бележки – всичко това ни спестява много часове на месец от чатове и имейли“, обяснява Иван.

По-адаптивни с бързо издаване на карти и гъвкави лимити

Корпоративните карти са едно от другите големи предизвикателства за Chaos Group, преди да преминат към нас.

„Преди Payhawk използвахме корпоративни карти от традиционна банка. Нямаше лесен начин за издаване на карти, нито за безпроблемно контролиране на лимити и одобрения“, споделя Иван.

„Служителите с карти забавяха фирмените покупки, а лимитите на традиционните банкови карти и досадната бюрокрация ни спъваха и създаваха усложнения както за екипите, така и за счетоводния отдел.“

Откакто работи с нашето решение, Chaos Group драстично ускорява начина, по който се изразходват средства, без да жертва контрола върху тях. Екипът вече може да издава корпоративни карти за секунди, които са настроени и готови за работа само с няколко клика. Екипът разполага и с много по-щедри лимити за карти, което означава, че служителите могат да останат гъвкави и да завършват проекти, без да спират, за да говорят с банката. „Ние спестяваме време и се движим по-бързо, тъй като вече не трябва да чакаме парите да бъдат заредени в карти“, обяснява Иван.

Компанията използва също и нашите вградени функции за контрол на картата, за да зададе политиката за разходите на компанията си в инструмента. Вградените контроли, които могат да включват процеси за одобрение, лимити на разходите, възможност за блокиране на теглене от банкомат и други, помагат на бизнеса да даде възможност на своите служители да харчат за служебни разходи, без да губят контрол.

„Възстановяванията на средства също са по-лесни“, споменава Иван. „И по-бързо получаваме обратно неправилно платеното ДДС.“ Компании като Chaos Group могат да направят значителни спестявания чрез възстановяване на ДДС чрез правилно кодиране на своите разходни документи. И нещо повече - те могат да делегират това към самите служители, които изразходват средствата. Те просто трябва да изберат съответната категория, когато качват касова бележка или фактура.

„Накрая, успяхме да елиминираме много от нашите плащания в брой благодарение на издаването на карти и проследяването на разходите в Payhawk“, продължава Иван.

Улеснено управление на фактури и абонаменти

Управлението на фактури е било голямо предизвикателство за Chaos Group, докато компанията се е разраствала. Компанията работи с множество доставчици и разполага с редица абонаменти – всичко това е трудно за управление с ръчните процеси от миналото.

„Някои разходи трябваше да бъдат плащани в брой, а част от фактурите бяха на хартия“, споделя Иван. „С разрастването на компанията сложността и времето, необходими за изпълнение на всички задачи, свързани с различни покупки, нарастваха твърде много и процесът беше изпълнен с грешки.“

Управлението на фактури и разходи за абонаменти с помощта на Payhawk прави работата с доставчици лесна. OCR технологията извлича всички нужни данни от фактурите по същия начин, по който работи с касови бележки. Освен това функцията управление на разходите за абонаменти означава, че повтарящите се плащания се маркират и наблюдават. Край на дублираните абонаменти и непредвидените разходи.

„Възможността да плащаме фактури ни спестява такси, намалява обема на работата от счетоводния отдел и позволява да управлявам по-добре покупките (без повече двойно платени или неплатени фактури)“, обяснява Иван. „Тъй като някои от нашите доставчици не приемат плащания с карта.“

Безпроблемна дейност и спестено време

„Най-големите ползи според мен са спестеното време и опростяването на процеса. Трябва да купувам и поддържам много софтуерни лицензи и абонаменти”, заключва Иван. „А използването на Payhawk ми спестява между 3 и 5 работни дни всеки месец.“

Харесвате ли това, което научавате за спестяването на време, автоматизирането на тромави процеси и засиления контрол на разходите в Chaos Group? Свържете се с нас за среща и нашите експерти ще се радват да отговорят на всичките ви въпроси.