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Un sistema avanzado para gestionar los gastos es clave para las empresas del sector de las energías renovables. Sin él, te será complicado controlar con precisión los ciclos complejos de tus proyectos o asignar los recursos de forma eficiente. En esta guía vamos a ver cuáles son los principales retos que enfrentas y cómo superarlos, y te compartiremos las reflexiones de líderes financieros que han pasado por lo mismo.
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Una gestión de gastos inteligente y transparente es fundamental para el sector de las energías renovables.
Gestionar proyectos complejos y crecer en esta industria implica tener en cuenta muchos factores, entre ellos:
Como responsable financiero, lidiar con todo esto mientras tienes en cuenta las economías de escala, el contexto geopolítico, los incentivos públicos y más… no es fácil.
Por eso necesitas una solución de gestión de gastos que te lo ponga fácil. Una que esté a la altura de los retos del sector.
Todos los sectores tienen sus propios desafíos, pero saber identificarlos y aplicar no solo soluciones que funcionen, sino las mejores del mercado, te da una ventaja competitiva real.
Aquí tienes diez de los principales retos que afronta hoy el sector de la energía verde en la gestión de gastos:
Trabajar con sistemas poco integrados (como ERPs, tarjetas corporativas de bancos y apps de gestión de gastos) genera un entorno fragmentado, y puede derivar en ineficiencias operativas, falta de comunicación y acceso a datos duplicados o incompletos.
Y en última instancia, esto te impide tomar decisiones basadas en datos fiables y dificulta cumplir con normativas como las del FERC (en EE. UU.) o las exigencias del EEE y la OEP.
Los proyectos de renovables suelen tener un volumen alto de transacciones. Por eso, eliminar el trabajo manual y las suposiciones al conciliar gastos no solo es útil, es imprescindible.
Automatiza el proceso con tecnología como el OCR (reconocimiento óptico de caracteres) para reducir errores, evitar fraudes y ganar eficiencia y visibilidad en tiempo real.
Si financias proyectos internacionales o gestionas una cadena de suministro global, los costes por tipo de cambio pueden afectar seriamente al margen y hacer que tus ingresos sean impredecibles.
Busca una solución con tarjetas corporativas que acepte múltiples divisas y ofrezca tipos de cambio competitivos. (En Payhawk, nuestras tarjetas Visa permiten operar en 50 divisas con una comisión estándar del 1,99 %).
Desde la fabricación de componentes hasta el mantenimiento de turbinas o infraestructuras hidroeléctricas, necesitas tener claros los costes de cada área.
Y con herramientas como nuestro gestor multiempresa, mantener todo bien organizado es muy fácil. Puedes añadir o quitar empleados por entidad, filtrar gastos, garantizar el cumplimiento y ver todas tus empresas desde un único panel con visibilidad total.
Con técnicos, ingenieros y responsables de proyecto viajando constantemente, el volumen de gastos puede ser difícil de controlar.
Automatizar la recogida de tickets y facturas te permite olvidarte del papel. Solo hace falta sacar una foto desde la app y el sistema extrae los datos clave con OCR. Además, si conectas tu ERP, puedes conciliar todo en tiempo real para mejorar tus informes financieros y controlar el flujo de caja.
Con las tarjetas en circulación, si no tienes controles activos, es fácil que algunos gastos se pierdan o incluso que surjan fraudes.
Lo ideal es tener límites y reglas como:
Pero sin frenar a nadie. En Payhawk, por ejemplo, los empleados pueden pedir más fondos si los necesitan, y se pueden aprobar automáticamente ciertos límites. Esto se conoce como “libertad dentro del marco”: no limita, da claridad y agilidad.
Digitaliza recibos al momento, concilia automáticamente y cierra el mes a tiempo y sin estrés
Con las tarjetas en circulación, si no tienes controles activos, es fácil que algunos gastos se pierdan o incluso que surjan fraudes.
Lo ideal es tener límites y reglas como:
Pero sin frenar a nadie. En Payhawk, por ejemplo, los empleados pueden pedir más fondos si los necesitan, y se pueden aprobar automáticamente ciertos límites. Esto se conoce como “libertad dentro del marco”: no limita, da claridad y agilidad.
Con una mejor forma de recopilar y organizar los datos, puedes recuperar el IVA de forma más sencilla. De hecho, gracias a nuestra integración con 60dias, extraemos el IVA automáticamente de los tickets, y algunos clientes están recuperando hasta 2 millones de euros al año que habrían perdido.
Enviar fondos por transferencia ralentiza todo: las transferencias SEPA pueden tardar hasta un día, y los fondos acaban repartidos en varios sistemas. Tus equipos necesitan una forma rápida de pedir y recibir dinero.
Con Payhawk, cuando un empleado pide un anticipo, la solicitud se envía automáticamente al aprobador correspondiente, que puede aceptarla o rechazarla en segundos.
Lo último que necesita un empleado que viaja es que su tarjeta no funcione. Y cuando eso pasa, acaba pagando de su bolsillo y tú teniendo que reembolsarlo sin esperarlo.
Las tarjetas Visa de Payhawk se aceptan en más de 36 millones de comercios en todo el mundo. Con ellas, tus equipos pueden pagar desde alquileres de coche hasta hoteles sin complicaciones.
Con las tarjetas Payhawk y nuestra solución Payhawk Green, puedes calcular automáticamente las emisiones de CO₂ derivadas del gasto con tarjeta, sin esfuerzo adicional.
Gracias a la integración con Lune, obtienes información instantánea sobre el impacto ambiental de cada transacción y puedes tomar decisiones más sostenibles. Una forma sencilla de alinear tus gastos con tus objetivos ESG.
Descúbrelo en el vídeo que te dejamos a continuación.
Pensar en mejorar la gestión de gastos es una cosa; llevarlo a la práctica, otra muy distinta. Por ello, te damos 6 pasos para que puedas evaluar cómo implementar una solución de gestión de gastos en la empresa.
Lo primero es hacer una auditoría completa de cómo estás gestionando hoy tus finanzas. Este análisis te ayudará a detectar puntos débiles, errores o ineficiencias, y a tener una base clara para definir el siguiente paso.
Al centralizar la gestión de gastos, todo el equipo accede a una única fuente de información. Se eliminan duplicidades, errores manuales y retrasos. En su lugar, trabajas con datos fiables y en tiempo real para tomar decisiones con mayor agilidad.
Si operas con distintas divisas y en varias entidades, necesitas una estrategia clara para reducir los costes por tipo de cambio y mejorar la eficiencia operativa.
Con una plataforma como Payhawk, puedes gestionar pagos internacionales en más de 150 países y operar con más de 50 divisas de forma sencilla, sin complicaciones.
Implantar controles en las tarjetas corporativas permite que los equipos cumplan automáticamente con las políticas de gasto.
Esto no solo evita gastos indebidos, sino que también crea una cultura de gasto clara, transparente y controlada.
Puedes aplicar límites por transacción, bloqueos por proveedor, horarios o fechas… Y al mismo tiempo, permitir que los empleados pidan fondos extra si lo necesitan, con reglas claras y automatizadas. Control sin fricciones.
Por muy buena que sea tu solución de gestión de gastos, si la gente no sabe usarla o no entiende por qué se implanta, no servirá de mucho.
Involucra a los equipos desde el principio, forma bien a los usuarios y comunica de forma clara durante todo el proceso. Escuchar sus sugerencias y adaptar la herramienta a su día a día puede marcar la diferencia.
Implantar un nuevo proceso puede suponer un cambio importante. Por eso, es fundamental hacer seguimiento desde el primer momento.
Recoge feedback, mide resultados, haz ajustes y sigue mejorando. Así te aseguras de que el sistema funciona y aporta valor real.
La solución de gestión de gastos ideal para el sector de las energías renovables no solo te ayuda a ser más eficiente a nivel financiero, sino que también debe estar alineada con tus objetivos de sostenibilidad.
En un entorno con retos tan específicos (como proyectos complejos, ciclos largos y necesidad de optimizar recursos), necesitas una herramienta que te ayude a tener un control total, mejorar procesos y tomar decisiones basadas en datos.
Si quieres saber cómo Payhawk puede ayudar a tu empresa, puedes solicitar una llamada personalizada con un experto aquí. Descubre cómo el control de costes por proyecto y la eficiencia operativa pueden convertirse en tu ventaja competitiva en el sector de la energía.
Raquel ha sido parte importante de Payhawk desde el principio, pasando por varios roles clave: empezó en ventas, creó el equipo de Success desde cero y luego pasó al marketing de contenido y producto. Ahora, está en su mejor momento como Senior Product Marketing Manager e Impact Director. Además, Raquel también lidera los esfuerzos de ESG de la empresa. Fuera del trabajo, a Raquel le encanta estar al aire libre y disfruta nadando, haciendo senderismo y cocinando para sus dos hijos.
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