Die größten Herausforderungen im Kostenmanagement der erneuerbaren Energien – und wie Sie sie meistern können

Intelligentes und transparentes Ausgabenmanagement ist für die Erneuerbare-Energien-Branche von entscheidender Bedeutung.

Die Verwaltung komplexer Projekte und das Wachstum in dieser Branche bringen in der Regel folgende Herausforderungen mit sich:

• Komplexe Projektlaufzeiten mit Ausgaben über mehrere Jahre
• Anspruchsvolle Berichterstattung im Bereich erneuerbare Energien
• Sich ändernde Compliance-Anforderungen
• Projektplanung, Umsetzung und Budgetkontrolle
• Nachhaltigkeitsüberwachung
• Kostenreduzierung und Effizienzsteigerung
• Verwaltung mehrerer Unternehmenseinheiten
• Internationales, nachhaltiges Wachstum und regulatorische Anforderungen
• Komplexe Ausgabenanforderungen für zahlreiche reisende Mitarbeiter (auf allen Ebenen und unter Berücksichtigung gesetzlicher Vorgaben)

Als Finanzverantwortlicher müssen Sie all diese Aspekte im Blick behalten – und dabei Skaleneffekte, geopolitische Einflüsse, staatliche Förderungen und mehr berücksichtigen. Genau hier setzt gute Technologie an: Deshalb ist eine Lösung für Ihr Ausgabenmanagement unerlässlich, um Ihre Arbeit zu erleichtern.

Zehn Herausforderungen im Ausgabenmanagement der erneuerbaren Energien – und wie Sie diese meistern

Jede Branche steht vor Herausforderungen. Wer diese erkennt und nicht nur praktikable, sondern die besten Lösungen am Markt umsetzt, verschafft sich einen entscheidenden Vorteil.

Hier sind zehn der größten Herausforderungen im Ausgabenmanagement des Erneuerbare-Energien-Sektors heute:

1. Getrennte Systeme

Wenn unterschiedliche Tools wie ERP-Systeme, von Banken ausgestellte Firmenkarten und Ausgabenmanagement-Apps nicht miteinander vernetzt sind, führt das zu Fragmentierung. Ohne ein gut verbundenes System entstehen Betriebsineffizienzen durch Kommunikationslücken und doppelte oder undurchsichtige Daten.

Diese Dateninseln verhindern datenbasierte Entscheidungen und erschweren die genaue Dokumentation, was wiederum die Einhaltung strenger Vorschriften wie der FERC-Standards in den USA oder der Regeln von EEA und OEP beeinträchtigt. Das will niemand riskieren.

2. Manuelle Kartenabstimmung

Projekte im Bereich erneuerbarer Energien sind häufig mit einem hohen Transaktionsvolumen verbunden. Umso wichtiger ist eine Lösung, die manuelle Prozesse und Schätzwerte überflüssig macht.

Nutzen Sie eine automatische Abstimmung mit OCR-Technologie (optische Zeichenerkennung). So minimieren Sie Fehlerquellen und Betrugsrisiken, erhalten Transparenz in Echtzeit und erhöhen zugleich Ihre Effizienz.

3. Hohe Fremdwährungskosten durch Konten in mehreren Währungen und Einheiten

Ob Sie weltweit Projekte finanzieren oder eine globale Lieferkette betreiben – hohe Fremdwährungskosten schmälern Ihre Gewinne und machen Umsätze schwer kalkulierbar.

Suchen Sie nach einer Firmenkarte, die Zahlungen in mehreren Währungen ermöglicht und wettbewerbsfähige Wechselkurse bietet. (Bei Payhawk unterstützen unsere Visa Firmenkarten Zahlungen in 50 Währungen mit einer Standardgebühr von 1,99 %.)

4. Klare Trennung von Fertigung und Wartung

Für den Aufbau und Betrieb sauberer Energiesysteme sind sowohl Fertigungsleistungen – etwa die Herstellung von Komponenten oder der Bau von Prototypen – als auch Wartungsdienste für Wasserkraftwerke oder Windturbinen unerlässlich.

Mit Multi-Entity-Management-Software wie unserer ist die Trennung dieser Bereiche so einfach wie nie.

Payhawk ermöglicht es, Mitarbeiter flexibel zwischen Einheiten zu verwalten, Ausgaben zu filtern, Daten sicher zu halten und Compliance zu gewährleisten – und bietet mit einem einheitlichen Dashboard vollständige finanzielle Übersicht über alle Einheiten.

5. Fehlende Belege und verspäteter Monatsabschluss

Von Technikern vor Ort über Projektleiter bis hin zu Analysten – Sie koordinieren tausende reisende Mitarbeiter. Die Belegverwaltung wird dabei schnell zur Herausforderung.

Ein automatisiertes System zur Beleg- und Rechnungserfassung vereinfacht diesen Prozess spürbar. Ihre Mitarbeiter fotografieren den Beleg in der App, und die OCR-Technologie erfasst alle relevanten Daten automatisch.

Die Anbindung an Ihr ERP-System für Echtzeit-Abstimmung sorgt dafür, dass alle Daten sofort synchronisiert werden – für präzise Finanzberichte und ein solides Cashflow-Management.

6. Fehlverwendung von Mitteln

Viele reisende Mitarbeitende und der Einsatz von Firmenkarten erhöhen das Risiko, den Überblick über Ausgaben zu verlieren – vor allem bei manueller Abwicklung. Das macht Ihr System anfällig für betrügerische Spesenabrechnungen.

Fehlende proaktive Kartenkontrollen sind ein großes Risiko. Sie benötigen eine Lösung mit umfassenden Funktionen, wie:

• Wiederkehrende Limits
• Einzeltransaktionslimits
• Sperrungen nach Anbieter, Zeit oder Datum

Diese Regeln wirken strikt, doch bei Bedarf können Mitarbeiter unkompliziert zusätzliche Mittel anfordern. Bestimmte Ausgaben werden automatisch freigegeben. Das Prinzip der „Freiheit innerhalb eines Rahmens“ sorgt für klare Leitlinien und ermöglicht eigenverantwortliches Arbeiten – ohne unnötige Hürden.

7. Verlorene Mehrwertsteuererstattungen

Wussten Sie, dass 25 % der Finanzverantwortlichen auf die Rückforderung der Mehrwertsteuer verzichten, weil Spesenabrechnungen unvollständig oder fehlerhaft sind?

Ein durchdachtes System zur Erfassung und Strukturierung von Ausgabendaten verhindert solche Verluste – und sichert bares Geld.

Mit Payhawk holen Sie über unsere Direktintegration mit 60dias automatisch die Mehrwertsteuer aus Belegen zurück. Einige unserer Kunden konnten so jährlich zwei Millionen Euro zusätzlich zurückfordern, die sonst verloren gegangen wären.

8. Lange Banküberweisungen zur Auszahlung von Vorschüssen

Banküberweisungen an Mitarbeiter verzögern oft den Prozess. SEPA-Transaktionen benötigen bis zu einem Tag, während sich das Budget auf verschiedene Systeme verteilt. Für reibungslose Abläufe ist eine Lösung gefragt, mit der Mitarbeiter Mittel sofort anfordern und erhalten können.

Unsere Lösung leitet Mittelanforderungen automatisch an den zuständigen Genehmiger weiter – zur direkten Freigabe oder Ablehnung.

9. Begrenzte Kartenakzeptanz auf internationalen Reisen

Das Letzte, was reisende Mitarbeiter brauchen, sind Akzeptanzprobleme mit ihrer Firmenkarte. Sie sollten sich weltweit auf eine reibungslose Zahlung verlassen können.

Wird die Karte nicht angenommen, müssen Mitarbeiter oft in Vorkasse treten – das bringt Rückerstattungen und unnötigen Aufwand mit sich.

Unsere Visa Firmenkarten schaffen Abhilfe: Sie werden bei über 36 Millionen Händlern weltweit akzeptiert und decken alle Ausgaben ab – von der Unterkunft bis zum Mietwagen.

10. CO2-Emissionen verfolgen

Mit den Payhawk-Karten und unserer Payhawk Green-Funktion erfassen Sie automatisch die CO2-Emissionen Ihrer Ausgaben – ganz ohne Mehraufwand.

Dank der Integration mit Lune erhalten Sie sofort Einblicke in die Umweltauswirkungen jeder Transaktion. So treffen Sie fundierte, nachhaltige Entscheidungen und bringen Ihr Ausgabenmanagement in Einklang mit Ihren Klimazielen.

Mehr dazu im kurzen Video unten. Nur auf Englisch verfügbar.

Ein strategischer Leitfaden für ein effektives Ausgabenmanagement

Über Ausgabenmanagement nachzudenken ist der erste Schritt – doch entscheidend ist die Umsetzung. Aber wo fängt man sinnvollerweise an?

1. Eine umfassende Prüfung der aktuellen Finanzprozesse durchführen

Beginnen Sie mit einer sorgfältigen Analyse Ihrer aktuellen Finanzprozesse.

So identifizieren Sie Schwachstellen und Unstimmigkeiten frühzeitig – und schaffen eine verlässliche Grundlage für alle weiteren Schritte.

2. Ausgabenmanagement auf einer zentralen Plattform bündeln

Mit der Zentralisierung Ihres Ausgabenmanagements erhalten alle Beteiligten Zugriff auf eine verlässliche Datenquelle.

Daten werden nicht mehrfach erfasst, und Fehler durch manuelle Eingaben entfallen. So stehen Ihnen jederzeit zuverlässige Echtzeitinformationen für fundierte Geschäftsentscheidungen zur Verfügung.

3. Währungs- und Zahlungsstrategie optimieren

Eine durchdachte Währungs- und Zahlungsstrategie schafft umfassende Kontrolle über alle Unternehmensbereiche, reduziert Wechselkurskosten und erhöht die Effizienz Ihrer Abläufe.

Mit unserer Plattform verwalten Sie internationale Zahlungen in über 150 Ländern ganz einfach – inklusive Mehrwährungsunterstützung für Überweisungen in mehr als 50 Währungen.

4. Proaktive Regeln und ein Compliance-Rahmenwerk einführen

Durch vordefinierte Kartenlimits und klare Regeln sorgen Sie dafür, dass Ihre Mitarbeitenden automatisch im Rahmen der Ausgaberichtlinien handeln.

Das Ergebnis ist eine transparente und kontrollierte Ausgabenkultur. Unerlaubte Ausgaben werden vermieden, während Sie Ihre Budgets gezielt steuern – ohne Ihre Teams einzuschränken.

5. Teams schulen und Kommunikation fördern

Der Erfolg Ihrer neuen Ausgabenmanagement-Software hängt maßgeblich von der Akzeptanz der Nutzenden ab.

Wird das System nicht genutzt oder ist unklar in der Anwendung, bleiben Ihre Prozesse unverändert. Investieren Sie daher in gezielte Schulungen und stellen Sie sicher, dass während der gesamten Einführung klar und offen kommuniziert wird. Binden Sie Ihre Teams ein, nutzen Sie deren Feedback und entwickeln Sie Ihre Prozesse gemeinsam weiter.

6. Kontinuierlich überwachen, messen und optimieren

Die Einführung eines neuen Ausgabenmanagements erfordert eine sorgfältige Begleitung.

Beobachten Sie die neuen Abläufe kontinuierlich, holen Sie Feedback ein und passen Sie die Prozesse regelmäßig an. So gewährleisten Sie eine dauerhaft hohe Effizienz.

Fazit: So geht effizientes Ausgabenmanagement für nachhaltigen Erfolg in der Energiewirtschaft

Die passende Lösung für das Ausgabenmanagement im Bereich erneuerbare Energien bringt nicht nur finanzielle Effizienz, sondern unterstützt auch aktiv Ihre Nachhaltigkeitsziele.

Gerade bei den besonderen finanziellen Anforderungen – von komplexen Projektphasen bis zur optimalen Ressourcennutzung – brauchen Fachleute im Bereich grüne Energie eine Lösung, die Genauigkeit erhöht, Abläufe vereinfacht und datenbasierte Entscheidungen ermöglicht.

Bereit für den Wandel? Fordern Sie eine persönliche Demo an und erfahren Sie, wie Projektkostenkontrolle und mehr Effizienz zu Ihrem Wettbewerbsvorteil in der erneuerbaren Energiewirtschaft werden.