Die größten Herausforderungen im Kostenmanagement der erneuerbaren Energien – und wie Sie sie meistern können

Intelligentes und transparentes Ausgabenmanagement ist für die Erneuerbare-Energien-Branche von entscheidender Bedeutung.

Die Verwaltung komplexer Projekte und das Wachstum in dieser Branche bringen in der Regel folgende Herausforderungen mit sich (und noch mehr):

• Komplexe Projektlaufzeiten mit Ausgaben über mehrere Jahre
• Anspruchsvolle Berichterstattung im Bereich erneuerbare Energien
• Sich ändernde Compliance-Anforderungen
• Projektplanung, Umsetzung und Budgetkontrolle
• Nachhaltigkeitsüberwachung
• Kostenreduzierung und Effizienzsteigerung
• Verwaltung mehrerer Unternehmenseinheiten
• Internationales, nachhaltiges Wachstum und regulatorische Anforderungen
• Komplexe Ausgabenanforderungen für zahlreiche reisende Mitarbeiter (auf allen Ebenen und unter Berücksichtigung gesetzlicher Vorgaben)

Als Finanzverantwortlicher müssen Sie all diese Aspekte im Blick behalten – und dabei Skaleneffekte, geopolitische Einflüsse, staatliche Förderungen und mehr berücksichtigen. Genau hier setzt gute Technologie an: Deshalb ist eine Lösung für Ausgabenmanagement unerlässlich, um Ihre Arbeit zu erleichtern.

Zehn Herausforderungen im Ausgabenmanagement der erneuerbaren Energien – und wie Sie diese meistern

Jede Branche steht vor Herausforderungen. Wer diese erkennt und nicht nur praktikable, sondern die besten Lösungen am Markt umsetzt, verschafft sich einen entscheidenden Vorteil.

Hier sind zehn der größten Herausforderungen im Ausgabenmanagement der grünen Energiebranche heute:

1. Getrennte Systeme

Wenn unterschiedliche Tools wie ERP-Systeme, von Banken ausgestellte Firmenkarten und Ausgabenmanagement-Apps nicht miteinander vernetzt sind, führt das zu Fragmentierung. Ohne ein gut verbundenes System entstehen Betriebsineffizienzen durch Kommunikationslücken und doppelte oder undurchsichtige Daten.

Diese Dateninseln verhindern datenbasierte Entscheidungen und erschweren die genaue Dokumentation, was wiederum die Einhaltung strenger Vorschriften wie der FERC-Standards in den USA oder der Regeln von EEA und OEP beeinträchtigt. Das will niemand riskieren.

2. Manuelle Kartenabstimmung

Projekte im Bereich erneuerbare Energien bringen oft ein hohes Transaktionsvolumen mit sich. Daher lohnt es sich, eine Lösung einzusetzen, die manuelle Arbeit und Schätzungen bei der Abstimmung überflüssig macht.

Setzen Sie auf automatische Abstimmung inklusive OCR-Technologie (optische Zeichenerkennung). So reduzieren Sie Fehler und Betrugsrisiken, gewinnen Echtzeit-Transparenz und steigern die Effizienz gleichzeitig.

3. Hohe Fremdwährungskosten durch Konten in mehreren Währungen und Einheiten

Ob Sie weltweit Projekte finanzieren oder eine globale Lieferkette betreiben – hohe Fremdwährungskosten schmälern Ihre Gewinne und machen Umsätze schwer kalkulierbar.

Suchen Sie nach einer Firmenkarte, die Zahlungen in mehreren Währungen ermöglicht und wettbewerbsfähige Wechselkurse bietet. (Bei Payhawk unterstützen unsere Visa Firmenkarten Zahlungen in 50 Währungen mit einer Standardgebühr von 1,99 %.)

4. Klare Trennung von Fertigung und Wartung

Für die Entwicklung und den Betrieb sauberer Energiesysteme sind sowohl Fertigungsleistungen (z. B. Komponentenherstellung und Prototypenbau) als auch Wartungsdienste (für Wasserkraftanlagen oder Windturbinen) notwendig.

Mit Multi-Entity-Management-Software wie unserer ist die Trennung dieser Bereiche so einfach wie nie.

Payhawk ermöglicht es, Mitarbeiter flexibel zwischen Einheiten zu verwalten, Ausgaben zu filtern, Daten sicher zu halten und Compliance zu gewährleisten – und bietet mit einem einheitlichen Dashboard vollständige finanzielle Übersicht über alle Einheiten.

5. Fehlende Belege und verspäteter Monatsabschluss

Von Technikern vor Ort über Projektleiter bis zu Analysten – Sie haben tausende reisende Mitarbeiter. Die Verwaltung der Belege ist oft eine große Herausforderung.

Ein automatisches System zur Beleg- und Rechnungserfassung schafft Abhilfe. Mitarbeiter fotografieren einfach den Beleg in der App, und die OCR-Technologie extrahiert automatisch die wichtigen Daten.

Die Anbindung an Ihr ERP-System für Echtzeit-Abstimmung sorgt dafür, dass alle Daten sofort synchronisiert werden – für präzise Finanzberichte und ein solides Cashflow-Management.

6. Fehlverwendung von Mitteln

Viele reisende Mitarbeiter und der Einsatz von Firmenkarten erhöhen das Risiko, den Überblick über Ausgaben zu verlieren – vor allem bei manueller Abwicklung. Das macht Ihr System anfällig für betrügerische Spesenabrechnungen.

Fehlende proaktive Kartenkontrollen sind ein großes Risiko. Sie benötigen eine Lösung mit umfassenden Funktionen, wie:

• Wiederkehrende Limits
• Einzeltransaktionslimits
• Sperrungen nach Anbieter, Zeit oder Datum
• Und vieles mehr

Diese Regeln klingen streng, doch Mitarbeiter können bei Bedarf einfach zusätzliche Mittel beantragen. Bestimmte Ausgaben werden automatisch genehmigt. Dieses Prinzip der „Freiheit innerhalb eines Rahmens“ schafft Klarheit und ermöglicht ein selbstbestimmtes Arbeiten ohne unnötige Hindernisse.

7. Verlorene Mehrwertsteuererstattungen

Wussten Sie, dass 25 % der Finanzprofis keine Mehrwertsteuer zurückfordern, weil Spesenabrechnungen unvollständig oder fehlerhaft sind?

Ein effizientes System zur Erfassung und Organisation von Ausgabendaten verhindert diese Verluste – und das bedeutet bares Geld.

Mit Payhawk holen Sie über unsere Direktintegration mit 60dias automatisch die Mehrwertsteuer aus Belegen zurück. Einige unserer Kunden konnten so jährlich zwei Millionen Euro zusätzlich zurückfordern, die sonst verloren gegangen wären.

8. Lange Banküberweisungen zur Auszahlung von Vorschüssen

Banküberweisungen an Mitarbeiter verlangsamen oft den Ablauf. SEPA-Überweisungen können bis zu einem Tag dauern, und das Geld verteilt sich auf verschiedene Systeme. Für schnelle Abläufe brauchen Unternehmen eine Lösung, mit der Mitarbeiter Mittel sofort anfordern und erhalten können.

Mit unserer Lösung wird eine Mittelanforderung automatisch an den zuständigen Genehmiger weitergeleitet, der sie direkt annimmt oder ablehnt.

9. Begrenzte Kartenakzeptanz auf internationalen Reisen

Das Letzte, was reisende Mitarbeiter brauchen, sind Probleme bei der Kartenakzeptanz. Sie sollen sich darauf verlassen können, dass ihre Karte weltweit akzeptiert wird.

Wenn Händler Ihre Karte nicht akzeptieren, müssen Mitarbeiter oft privat bezahlen. Das führt zu unerwarteten Rückerstattungen und Unannehmlichkeiten.

Hier kommen unsere Visa Firmenkarten ins Spiel. Sie sind bei über 36 Millionen Händlern weltweit anerkannt und eignen sich für alle Zahlungen, von Mietwagen bis Unterkunft.

10. CO2-Emissionen verfolgen

Mit den Payhawk-Karten und unserer Payhawk Green-Funktion erfassen Sie automatisch die CO2-Emissionen Ihrer Ausgaben – ganz ohne Mehraufwand.

Dank der Integration mit Lune erhalten Sie sofort Einblicke in die Umweltauswirkungen jeder Transaktion. So treffen Sie fundierte, nachhaltige Entscheidungen und bringen Ihr Ausgabenmanagement in Einklang mit Ihren Klimazielen.

Mehr dazu im kurzen Video unten. Nur auf Englisch verfügbar.

Ein strategischer Leitfaden für ein effektives Ausgabenmanagement

Über ein effektives Ausgabenmanagement nachzudenken ist etwas anderes, als es tatsächlich umzusetzen. Doch wo beginnt man am besten?

1. Eine umfassende Prüfung der aktuellen Finanzprozesse durchführen

Der erste Schritt ist eine gründliche Analyse Ihrer bestehenden Finanzprozesse.

So erkennen Sie Schwachstellen und Unstimmigkeiten innerhalb Ihrer Organisation und schaffen eine solide Basis für zukünftige Maßnahmen.

2. Ausgabenmanagement auf einer zentralen Plattform bündeln

Durch die Zentralisierung Ihres Ausgabenmanagements greifen alle Beteiligten auf eine verlässliche Datenquelle zu.

Daten werden nicht doppelt erfasst, und Fehler durch manuelle Eingaben werden vermieden. Stattdessen stehen Ihnen zuverlässige Echtzeitdaten für fundierte Geschäftsentscheidungen zur Verfügung.

3. Währungs- und Zahlungsstrategie optimieren

Eine optimierte Währungs- und Zahlungsstrategie sorgt für mehr Kontrolle über alle Unternehmensbereiche hinweg, senkt Wechselkurskosten und steigert die Effizienz Ihrer Abläufe.

Mit einer Plattform wie unserer verwalten Sie internationale Zahlungen in über 150 Ländern mühelos – inklusive Mehrwährungsunterstützung für Überweisungen in mehr als 50 Währungen.

4. Proaktive Regeln und ein Compliance-Rahmenwerk einführen

Durch vordefinierte Kartenlimits und Regeln stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeitenden automatisch im Einklang mit den Ausgaberichtlinien handeln.

Das Ergebnis: eine klare und transparente Ausgabenkultur. Unerlaubte Ausgaben gehören der Vergangenheit an, während Sie Budgets gezielt steuern – ohne Ihre Teams einzuschränken.

5. Teams schulen und Kommunikation fördern

Der Erfolg Ihrer neuen Ausgabenmanagement-Software hängt maßgeblich von der Akzeptanz der Nutzenden ab.

Wird das System nicht genutzt oder ist unklar in der Anwendung, bleiben Ihre Prozesse unverändert. Investieren Sie daher in gezielte Schulungen und stellen Sie sicher, dass während der gesamten Einführung klar und offen kommuniziert wird. Binden Sie Ihre Teams ein, nutzen Sie deren Feedback und entwickeln Sie Ihre Prozesse gemeinsam weiter.

6. Kontinuierlich überwachen, messen und optimieren

Die Einführung eines neuen Ausgabenmanagements ist eine Veränderung, die sorgfältig begleitet werden muss.

Beobachten Sie Ihre neuen Abläufe kontinuierlich, holen Sie Rückmeldungen ein und passen Sie diese regelmäßig an – so stellen Sie sicher, dass Ihre Prozesse dauerhaft effizient bleiben.

Zusammengefasst

Die passende Lösung für das Ausgabenmanagement im Bereich erneuerbare Energien bringt nicht nur finanzielle Effizienz, sondern unterstützt auch aktiv Ihre Nachhaltigkeitsziele.

Gerade bei den besonderen finanziellen Anforderungen – von komplexen Projektphasen bis zur optimalen Ressourcennutzung – brauchen Fachleute im Bereich grüne Energie eine Lösung, die Genauigkeit erhöht, Abläufe vereinfacht und datenbasierte Entscheidungen ermöglicht.

Bereit für den Wandel? Fordern Sie eine persönliche Demo an und erfahren Sie, wie Projektkostenkontrolle und mehr Effizienz zu Ihrem Wettbewerbsvorteil in der erneuerbaren Energiewirtschaft werden.