Slimmer uitgavenbeheer voor duurzame energiebedrijven: de grootste knelpunten én oplossingen

Slim en transparant uitgavenbeheer voor de duurzame energiebranche

Slim en transparant uitgavenbeheer is essentieel voor bedrijven in de duurzame energiebranche.

Het managen van complexe projecten en het realiseren van groei binnen de sector gaat vaak gepaard met onder andere de volgende uitdagingen:

• Complexe projectcycli waarbij kosten zich over meerdere jaren uitstrekken
• Complexe rapportagevereisten rond duurzame energie
• Continu veranderende compliance-eisen
• Projectforecasting, uitvoering en budgetbewaking
• Duurzaamheidsrapportage en -tracking
• Kostenbesparing en efficiëntiewinst
• Beheer van meerdere entiteiten
• Internationale (duurzame) groei en omgaan met regelgeving
• Uitdagend uitgavenbeheer voor veel reizende medewerkers (op elk niveau, binnen wet- en regelgeving)

Als finance leader moet je veel tegelijk managen. Van groei en regelgeving tot subsidies en geopolitieke risico’s. Dan is overzicht geen luxe, maar noodzaak.

Daar komt technologie om de hoek kijken. En precies daarom heb je een oplossing voor uitgavenbeheer nodig die jouw werk eenvoudiger maakt.

Tien uitdagingen in uitgavenbeheer voor de duurzame energiesector (en hoe je ze oplost)

Elke sector kent zijn uitdagingen. Maar het vermogen om die uitdagingen te herkennen en op te lossen met de beste oplossingen op de markt, biedt een sterk concurrentievoordeel.

Hier zijn tien van de grootste uitdagingen op het gebied van uitgavenbeheer waar de groene energiesector vandaag de dag mee te maken heeft:

1. Losgekoppelde tools

Losgekoppelde tools, zoals ERP-systemen, bankpassen en aparte apps voor uitgavenbeheer, zorgen voor één ding: fragmentatie. Zonder een goed verbonden ecosysteem ontstaan er hiaten in communicatie, dubbele data en onoverzichtelijke processen.

Deze datasilo’s maken het nemen van datagedreven beslissingen onmogelijk. En dat maakt het moeilijk om te voldoen aan regelgeving zoals FERC in de VS of de EEA- en OEP-normen in Europa. En dat wil je natuurlijk voorkomen.

2. Handmatige reconciliatie van kaarten

Duurzame energieprojecten gaan vaak gepaard met veel transacties. Dan wil je geen tijd verliezen aan handmatig werk of gokwerk in je boekhouding.

Gebruik automatische reconciliatie, inclusief OCR-technologie, om menselijke fouten en fraude te beperken én om realtime inzicht en efficiëntie te verbeteren.

3. Hoge valutakosten bij internationale activiteiten

Of je nu wereldwijd projecten financiert of een internationale supply chain beheert: hoge wisselkoersen kunnen je marges flink onder druk zetten.

Kies voor een zakelijke kaartoplossing die betalingen in meerdere valuta ondersteunt en scherpe FX-tarieven biedt. (Bij Payhawk ondersteunen onze Visa-kaarten betalingen in 50 valuta en rekenen we een standaardtarief van 1,99%.)

4. Productie of onderhoud? Houd het gescheiden

Voor het opzetten van duurzame energiesystemen heb je te maken met zowel productie (zoals fabricage van onderdelen) als onderhoud (denk aan windturbines of waterkrachtcentrales).

Met multi-entity management houd je die processen eenvoudig gescheiden én onder controle.

Bij Payhawk voeg je makkelijk medewerkers toe of verwijder je ze per entiteit, filter je uitgaven, borg je compliance en zie je al je entiteiten overzichtelijk in één dashboard.

5. Ontbrekende bonnetjes en late maandafsluitingen

Van technici en projectmanagers tot ingenieurs en analisten: het aantal reizende medewerkers is enorm en lastig te managen.

Met een automatisch systeem voor bon- en factuurverwerking voorkom je dat medewerkers papieren bonnetjes moeten bewaren. Laat ze gewoon een foto maken in de mobiele app en OCR doet de rest.

Koppel je ERP voor realtime reconciliatie zodat je altijd over actuele data beschikt.

6. Misbruik van zakelijke betaalkaarten

Met zoveel mensen op pad is het makkelijk het overzicht te verliezen. Zeker als het proces handmatig verloopt, groeit het risico op onterechte declaraties.

Mist je huidige oplossing proactieve kaartcontroles? Dan is het tijd voor:

• Terugkerende limieten
• Maximale bestedingen per transactie
• Blokkades op tijd, locatie of leveranciers
• En meer

Bovendien kunnen medewerkers indien nodig extra fondsen aanvragen en kun je automatische goedkeuringen instellen voor bepaalde limieten. Zo combineer je controle met flexibiliteit. Dit noemen we: vrijheid binnen kaders.

7. Misgelopen btw-teruggave

Wist je dat 25% van de finance professionals geen btw terugvraagt door ontbrekende of onjuiste informatie?

Dat hoeft niet zo te blijven.

Met de 60dias-integratie van Payhawk wordt btw automatisch opgehaald van bonnetjes en declaraties, wat klanten helpt tot wel 2 miljoen euro per jaar extra terug te vorderen.

8. Trage bankoverschrijvingen bij voorschotten

Geld overmaken via bankoverschrijvingen kost tijd. Een SEPA-overboeking duurt soms een dag, en intussen is je cash verspreid over meerdere systemen. Je hebt een snellere manier nodig om medewerkers te voorzien van geld.

Met Payhawk gaat een fondsaanvraag direct naar de aangewezen goedkeurder, die met één klik kan goedkeuren of weigeren.

9. Beperkte kaartacceptatie (internationaal reizen)

Wat je niet wilt tijdens een zakenreis? Stress door een kaart die niet wordt geaccepteerd. Als medewerkers moeten terugvallen op eigen middelen, komt dat jou weer duur te staan via onvoorziene terugbetalingen.

Onze Visa-kaarten worden geaccepteerd bij meer dan 36 miljoen handelaren wereldwijd, van autoverhuur tot hotels.

10. CO2-uitstoot meten

Met de kaarten van Payhawk en onze Payhawk Green features bereken je automatisch de CO2-uitstoot van elke kaarttransactie.

Dankzij onze integratie met Lune zie je per betaling de milieubelasting, handig als je bewuster wilt omgaan met je uitgaven en je ESG-doelstellingen wilt halen.

Meer weten? Bekijk de korte video hieronder.

Een strategisch stappenplan voor effectief uitgavenbeheer

Een goed uitgavenbeheer opzetten klinkt simpel, maar het daadwerkelijk uitvoeren is een ander verhaal. Waar begin je?

1. Voer een grondige audit uit van je huidige financiële processen

Start met een uitgebreide audit om je huidige financiële processen goed in kaart te brengen.

Zo’n audit helpt je zwakke plekken en afwijkingen te ontdekken die anders onder de radar blijven en vormt de basis voor een verbeterplan.

2. Centraliseer uitgavenbeheer in één platform

Door je uitgavenbeheer te centraliseren, werk je met één waarheid voor iedereen. Geen dubbele data of menselijke invoerfouten, maar betrouwbare realtime inzichten waarop je belangrijke beslissingen kunt baseren.

3. Optimaliseer je valuta- en betalingsstrategie

Om de controle over je financiën te behouden, kosten voor valutawissel te verlagen en operationele efficiëntie te verhogen, is een doordachte valuta- en betalingsstrategie onmisbaar.

Met een platform als Payhawk beheer je moeiteloos internationale betalingen in meer dan 150 landen en meer dan 50 valuta.

4. Richt proactieve controls en een complianceframework in

Met proactieve kaartinstellingen voldoen medewerkers automatisch aan je uitgavenbeleid en bouw je aan een sterke, transparante uitgavencultuur.

Zeg maar dag tegen ongeautoriseerde uitgaven en hallo tegen strakkere budgetten, zónder dat je medewerkers beperkt in hun slagkracht.

5. Train je teams en communiceer

Het succes van je nieuwe uitgavenbeheersysteem valt of staat met adoptie. Als niemand het gebruikt of snapt, verandert er niets.

Investeer dus in training en zorg voor duidelijke communicatie tijdens en na de implementatie. Verzamel feedback en gebruik de input van je teams om het proces te verbeteren.

6. Monitor, meet en optimaliseer

Een nieuw proces invoeren is spannend, zeker als je oude gewoontes doorbreekt. Daarom is het cruciaal om je nieuwe aanpak continu te monitoren. Verzamel feedback, pas waar nodig aan en optimaliseer om de efficiëntie steeds verder te verbeteren.

Samengevat

De juiste oplossing voor uitgavenbeheer in de duurzame energiesector draait niet alleen om financiële efficiëntie, maar ondersteunt ook je duurzaamheidsdoelen.

Van complexe projectcycli tot slimmere inzet van middelen: als finance professional in de groene energiesector heb je een oplossing nodig die de nauwkeurigheid verhoogt, processen vereenvoudigt én datagedreven beslissingen mogelijk maakt.

Klaar om je processen naar een hoger niveau te tillen? Vraag een persoonlijke demo aan en ontdek hoe kostencontrole per project en meer efficiëntie jouw concurrentievoordeel kunnen worden in de wereld van hernieuwbare energie.