Una de las metas de un gerente financiero es poder obtener una visión global y en tiempo real de los gastos empresariales para, con toda esa información, poder tomar decisiones más inteligentes e informadas. Para lograrlo, lo primero es organizar la forma como se gestionan los pagos y gastos. Sin salir de una misma herramienta, tu equipo financiero debería poder gestionar eficientemente facturas y recibos, realizar pagos a proveedores, reembolsos a empleados, así como establecer y actualizar políticas de gastos.
Es con todos estos procesos centralizados que podrás obtener realmente una panorámica integral y transparente de tu gasto empresarial, que te ayude a tomar decisiones más acertadas, al estar basadas en datos. ¿Está tu empresa aprovechando todos esos datos que se generan en la gestión? Aquí compartimos cinco aspectos básicos para evaluar si tu empresa está sacándole todo el partido a los datos del gasto empresarial, para impulsar el negocio.
1. ¿Tienes la información de tus gastos de empresa en tiempo real, para así poder tomar decisiones urgentes?
Dependiendo de tu flujo de caja, puede haber momentos en los que necesites ajustar rápidamente la forma como se está gastando. El confinamiento establecido en marzo de 2020 es un buen ejemplo. Definido repentinamente, muchas empresas tuvieron que recortar presupuestos como medida de emergencia y sin aviso previo.
Es por este tipo de eventualidades y otras menos graves, pero igualmente importantes, que las herramientas de gestión de gastos deben permitir establecer políticas de gasto integradas, así como ajustar los límites de gasto establecidos para equipos y personas, con sólo tocar un botón.
2. ¿Te ayuda tener información de tus gastos de empresa para justificar iniciativas de ahorro?
Los datos son los que te permiten tomar medidas inteligentes y justificadas. Al tener una panorámica clara de cómo se está gastando en tu negocio, podrás identificar y evaluar oportunidades para optimizar presupuestos y ahorrar costes.
Por ejemplo: ¿Tus equipos regionales o internacionales suelen alojarse en el mismo hotel cuando vienen a la oficina central? Pues, si usan tarjetas de empresa integradas a un sistema de gestión de gastos, podrás saber con qué frecuencia se han alojado en el mismo establecimiento y con esta información solicitar al hotel un descuento por volumen.
3. ¿Puedes ahorrar tiempo accediendo a todos los datos clave desde un solo lugar?
Debería ser fácil ver cómo está gastando tu empresa. Deberías poder ver todos los pagos realizados, individuales o de equipo. Al analizar y comprender los datos de los gastos empresariales de cada departamento o área, podrás visualizar cuál es realmente la rentabilidad o ROI de tu negocio. Así podrás plantearte preguntas como: ¿nuestro gasto actual está ayudando a lograr los objetivos de la empresa? ¿Cuáles son los que aportan más y cuáles menos?
Con Payhawk puedes etiquetar tus gastos y crear informes detallados en varios formatos, bien por semana, mes o año. Estos informes también pueden integrarse a tu ERP y te permiten categorizar cada gasto por proveedor, empleado, etc.
4. ¿Puedes personalizar las políticas y controles de gastos según datos reales?
Evaluando los datos del gasto real, puedes eliminar los cuellos de botella que minan la productividad, como la necesidad de estar evaluando, aprobando o rechazando solicitudes de fondos. Un software adecuado te permite ver tus gastos, establecer y actualizar tus políticas de control de gasto de forma integrada, fomentando su cumplimiento.
Si al analizar los datos ves, por ejemplo, que el equipo de marketing está constantemente solicitando fondos, debido a una estricta política de gastos, serás capaz de detectar a tiempo la necesidad de ajustes en el presupuesto o en la propia estrategia comercial. Así, podrás definir si la mejor medida es darle más presupuesto al equipo de marketing o, en cambio, ajustar los objetivos para alentar a los empleados a gastar menos.
5. ¿Puedes verificar las suscripciones de tu empresa y evaluar si valen la pena?
Despídete de las suscripciones olvidadas. Tu software de pagos y gastos debería incluir una función que te permita pagar cada una de las suscripciones de la empresa cuando sea necesario. Si, por ejemplo, tu empresa utiliza un software de recursos humanos para la contratación, no puedes permitirte el lujo de olvidar un pago y que deje de funcionar durante un mes… Imagina qué cantidad de buenos candidatos podrías perder.
Al utilizar una función de suscripción como la de Payhawk, también podrás acceder a un análisis detallado de tus gastos recurrentes. Es importante tener claro qué suscripciones tiene tu empresa, ya que los gastos recurrentes suelen conformar una parte importante del efectivo, con un impacto directo en el rendimiento de la empresa. Supervisar las suscripciones también te ayudará a prever el flujo de caja y detectar anomalías. Por ejemplo, podrás saber si se produce un aumento en el gasto por un proveedor que normalmente suele cobrar menos.
¿Cómo está tu empresa en estos cinco puntos clave? ¿Has encontrado lagunas en la forma como tu negocio está gestionando los datos de tu gasto de empresa? Si no puedes aprovechar esta información para la toma de decisiones, entonces necesitas actualizar tu herramienta de gestión de gastos.
Las tarjetas de empresa y el software de gestión de Payhawk te permiten conseguir todo lo que comentamos anteriormente y más, ya que también incluye el pago de facturas y los reembolsos a los empleados. Si ya estás listo para dar el siguiente paso, reserva una demostración gratuita con nosotros.
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