Waarom slimme CFO’s traditionele banken achter zich laten

Fintech versus traditionele banken

Traditionele banken werden vroeger gezien als de stabiele keuze, terwijl fintechs snelheid, controle en inzicht boden. Dat verschil bestaat deels nog steeds, maar de kloof wordt snel kleiner.

Door strengere wereldwijde regelgeving en open banking-initiatieven die fintech innovatie versnellen, zijn de meeste moderne platforms vandaag de dag net zo veilig als banken. Dat móeten ze ook zijn. Compliance is geen keuze, maar een wettelijke vereiste.

Als finance-leider heb je meer nodig dan een mooie interface. Daarom opereren moderne fintechs onder enkele van de strengste financiële regels ter wereld. Ze vallen onder wetgeving voor onder andere anti-witwasbeleid, gegevensbescherming en klantveiligheid. Of ze nu gevestigd zijn in het VK, de EU of elders: fintechs moeten voldoen aan kaders zoals KYC, AML, PSD2 en GDPR (waarvan ze er zelf vaak mee vooropliepen).

In veel gevallen gaan fintechs zelfs verder dan compliance. Ze gebruiken technologie om het te verbeteren. Denk aan het realtime blokkeren van betaalkaarten of in-app controlefuncties. Niet bedacht door banken, maar geïntroduceerd door fintechs.

De opkomst van Open Banking en PSD2 betekende een duidelijke omslag. Door de focus op databeschikking en klantenrechten ontstond er een gelijker speelveld en kwamen er betere, transparantere financiële tools beschikbaar.

Zoals Pinar Ozcan, University of Oxford, en Markos Zachariadis, University of Manchester het verwoorden:

Open banking is een van de weinige gevallen wereldwijd waarin regelgeving innovatie voorafgaat in plaats van andersom. Door het eigenaarschap en delen van data opnieuw te definiëren, plaatsen Open Banking en PSD2 de klant centraal en verlagen ze de toetredingsdrempel tot de bankensector.

Overal ter wereld bloeien fintech-ecosystemen dankzij ondersteunend beleid. Van het wereldwijde fintech-leiderschap van het VK tot Australië’s databeschermingswetgeving, en van de opmars van digitale betalingen in China tot het robuuste EU-beleid – één ding is duidelijk: de financiële regelgeving past zich aan aan de snelheid van innovatie.

Voor vooruitstrevende CFO’s zoals jij betekent dit: meer betrouwbare alternatieven voor traditionele banken én meer mogelijkheden om op te schalen, te automatiseren en compliant te blijven.

Waarom succesvolle CFO’s niet alles inzetten op één bank

Toen Silicon Valley Bank (SVB) in 2023 instortte, veroorzaakte dat schokgolven in de financiële wereld en de startup-scene. Duizenden bedrijven kregen te maken met bevroren rekeningen, vertraagde loonbetalingen en de pijnlijke realisatie dat vertrouwen op één financiële instelling niet veilig is.

Het was een wake-up call voor veel groeiende bedrijven.

Afhankelijk zijn van één instelling brengt wat QED Investors een "single-thread risk" noemen met zich mee, oftewel “één enkel faalpunt” dat je volledige operatie stil kan leggen.

"In 2023 hebben veel techstartups een pijnlijke les geleerd," zegt Konstantin Dzhengozov, CFO van Payhawk. "Maar het bijzondere aan geschiedenis is dat het zich vaak herhaalt. Hopelijk ziet nu iedereen diversificatie en noodplanning als een overlevingsstrategie."

Maar diversificatie is niet alleen defensief. Als je het goed aanpakt, opent het de deur naar:

• Betere tarieven en voorwaarden: Je onderhandelt sterker als je niet afhankelijk bent van één partij
• Flexibele financieringsopties: Verschillende tools voor verschillende behoeften. Diversiteit kan juist een winnende combinatie zijn, of het nu gaat om kortetermijnliquiditeit of langetermijnkapitaal
• Operationele continuïteit: Als de ene aanbieder uitvalt, houdt de andere je draaiende

Moderne finance teams bouwen aan wat vaak een *distributed resilience strategy *wordt genoemd, met drie cruciale elementen: 1. Meerdere kredietlijnen via zowel fintechs als traditionele banken, 2. Meerdere bankrelaties verspreid over verschillende rechtsgebieden, en 3. Uitgavenbeheer via platforms zoals dat van ons, waarmee controle, inzicht en compliance worden gecentraliseerd.

"We leven in een tijd waarin banken niet langer de enige optie zijn," legt Konstantin uit. "Bedrijven moeten proberen de blootstelling aan één oplossing te beperken tot 30 à 40%."

De realiteit voor CFO’s: waar traditionele banken tekortschieten

In veel gevallen is een traditionele bank het eerste station om geld onder te brengen, dus kiezen finance leaders vaak uit gemak voor de zakelijke betaalkaarten van hun bank. Maar dat “gemak” zorgt vaak juist voor gebrekkige controle, beperkte zichtbaarheid en inefficiënt uitgavenbeheer.

Om je financiën goed te beheren, inclusief cashflow en uitgaven, heb je realtime inzicht, controlefuncties en de mogelijkheid om op te schalen zonder steeds meer tools of personeel nodig te hebben. En daar komen fintechs in beeld.

Fintech-platforms bieden finance leaders een makkelijke manier om controle te krijgen over uitgaven, workflows te automatiseren en financiële processen te centraliseren, zoals reconciliatie, zonder de ballast van verouderde of onsamenhangende systemen. Het gaat niet om een strijd tussen banken en fintechs. Het gaat om schaalbaarheid en de flexibiliteit om datagedreven te werken in plaats van reactief.

Zoals Uchenna, Finance Manager bij MDM Props Ltd, zegt over haar overstap van banken naar fintechs:

We gebruikten creditcardsystemen van Barclays en AMEX. Bij Barclays kreeg je een maandelijkse afrekening die je binnen zeven dagen moest betalen. Maar soms was die afrekening gewoon niet beschikbaar als we inlogden. We wisten niet wat we betaalden, en dat was slecht voor onze cashflow. AMEX werkte beter, maar niet iedereen accepteerde die kaart... We zochten iets dat realtime inzicht gaf en kon koppelen aan onze boekhoudsoftware, Sage.

Het verhaal van MDM Props staat niet op zichzelf. Duizenden finance teams maken hetzelfde mee. Banken bieden nog steeds een basis, maar de beste fintechs leveren echte operationele helderheid.

Wat het verschil maakt? Naadloze integraties, automatische goedkeuringen, directe kaartuitgifte, realtime datatransfers en geavanceerde controlefuncties die je makkelijk kunt aanpassen aan hoe je bedrijf werkt.

En die controle is niet theoretisch. Met geavanceerde fintechs zoals die van ons vertaal je je uitgavenbeleid naar concrete kaders. Je bepaalt wie waar, wanneer, waarvoor en hoeveel mag uitgeven en dat alles in realtime. Je kunt dynamische limieten instellen per transactie of tijdsperiode, bepaalde leveranciers of categorieën blokkeren (zoals kleding of entertainment), en regels afdwingen op basis van specifieke leveranciersafspraken.

Echt inzicht, echte controle: schaalbaar en kostenefficiënt

Zichtbaarheid is vaak het punt waarop banken tekortschieten. Ze tonen je wat er al is gebeurd. Maar echt goede fintech-platforms (zoals dat van ons) laten zien wat er nú gebeurt, zodat jij kunt sturen op basis van actuele inzichten.

Uchenna somt de zes grootste voordelen op van hun overstap naar Payhawk:

1. Realtime meldingen bij kaartgebruik
2. Geen ontbrekende bonnen meer = jaarlijks ongeveer 2 miljoen teruggevorderde btw
3. Niet-conforme uitgaven worden automatisch gemarkeerd
4. Kaarten worden automatisch geblokkeerd bij ontbrekende bonnen
5. Volledige zichtbaarheid in alle uitgaven
6. Geen vervelende verrassingen meer aan het eind van de maand

Voor bedrijven met meerdere entiteiten geldt hetzelfde. Met tientallen entiteiten, verschillende valuta en uiteenlopende lokale wetgeving hebben finance teams één platform nodig dat data centraliseert, goedkeuringen stroomlijnt en lokale compliance ondersteunt zonder extra complexiteit. Naarmate bedrijven groeien, moeten hun financiële tools moeiteloos kunnen meegroeien. Geen rommelige workarounds meer, maar slimmere, efficiëntere manieren om uitgaven op elk niveau te beheren, van leveranciers tot entiteiten tot klanten.

Een kort praktijkvoorbeeld:

Alex is Group CFO bij een snelgroeiende Europese software scale-up. Zijn teams werken verspreid over vijf landen, en het budgetbeheer moet in vijf valuta gebeuren.

Vorige maand reisde Priya, zijn Head of Ops, naar Warschau voor een leveranciersbezoek. Ze gebruikte haar zakelijke kaart voor reis- en locatiekosten in Poolse zloty. De kaart leek geen hoge kosten in rekening te brengen... tot de factuur met valutawisselkosten binnenkwam. Tegen de tijd dat finance de kosten reconcilieerde, was er flink wat budget verdampt.

Erger nog, het goedkeuringsproces verliep volledig handmatig. Priya’s bonnetjes gingen per e-mail naar haar manager, en daarna naar Alex voor akkoord. Het kostte negen dagen om alles rond te krijgen.

Stel je nu een ander scenario voor.

Priya gebruikt een zakelijke Visa-kaart van Payhawk met ingebouwde multivaluta-ondersteuning. Geen verborgen wisselkoersmarges. Elke transactie wordt realtime geregistreerd. Ze scant haar bon met OCR-technologie en codeert de uitgave in seconden. De goedkeuringsflow is geautomatiseerd in onze tool en precies afgestemd op haar teamstructuur. AI signaleert afwijkingen, en als haar budget op is, kan ze een top-up aanvragen die zelfs automatisch wordt goedgekeurd bij lage bedragen. Kaart kwijt? Ze blokkeert hem direct via de app.

En Alex? Die heeft nu niet alleen realtime inzicht, maar ook dagen aan administratie teruggewonnen én onnodige wisselkosten vermeden.

Zoals Iliyana Krushkova, CFO bij ScaleFocus, zegt: “Het is echt voordeliger om Payhawk te gebruiken in plaats van persoonlijke kaarten. De wisselkoersen bij banken zijn namelijk vreselijk! (We besparen tot zes keer op die kosten).”

David Watson, Group Financial Controller bij State of Play Hospitality, benadrukt dat voordeel ook, maar dan qua platformkosten:

Dat was voor ons de doorslag. We betalen bij Payhawk per platform en niet per transactie. Dat is voor ons als hospitalitybedrijf echt cruciaal. Toen we begonnen met Payhawk hadden we zes entiteiten, maar nu we groeien, wordt die pricing alleen maar gunstiger!

Bekijk hoe Essentia Analytics hun maandafsluiting halveerde, volledige controle over uitgaven kreeg, cashflow inzichtelijk maakte en veel flexibeler werd na de overstap naar Payhawk. De korte video vind je hieronder in het Engels.

Niet zomaar weer een app

Overweeg je een overstap van traditionele banken? Dan doorloop je vast een grondige due diligence. En daarbij is het belangrijk om niet alleen naar functies te kijken, maar vooral naar de impact:

• Kunnen we kaarten direct uitgeven en beheren?
• Integreert het met onze ERP- en boekhoudtools?
• Kunnen we real-time limieten instellen en beleid per afdeling toepassen?
• Is de mobiele app geschikt voor bonnetjes en goedkeuringen onderweg?
• Ondersteunt het multi-entity werkstructuren en meerdere valuta, met lokale compliance?
• En minstens zo belangrijk: Is dit een platform dat met ons blijft innoveren, of eentje dat we binnen een jaar zijn ontgroeid?

Goede fintech draait niet alleen om een mooi design of gebruiksgemak. Het moet handmatig werk elimineren, compliance versterken en CFO’s controle en uitgavendata geven zonder eindeloze spreadsheets.

Carolina Einarsson, CFO bij Essentia Analytics, legt uit:

Het is enorm handig om zakelijke creditcards via Payhawk te gebruiken. Zo hoeven we geen geld vast te zetten in het platform, en alles wat de cashflow verbetert is goed voor de business. Ik heb één centrale plek met overzicht en controle over al onze kaarten én waar we alle bonnetjes uploaden.

Platforms zoals dat van ons voegen niet zomaar features toe, maar bouwen de infrastructuur waar finance teams écht behoefte aan hebben. Denk aan bonnetjes die automatisch worden uitgelezen met OCR, ERP-reconciliaties die zichzelf uitvoeren, en AI-gedreven fraude-detectie die problemen voorkomt nog vóór ze ontstaan. Goedkeuringsflows zijn volledig geïntegreerd in het systeem en ERP-integraties – of het nu om NetSuite, Exact Online of Odoo gaat, zijn met één klik geregeld.

David van State of Play Hospitality herinnert zich:

We groeiden snel en hadden iets schaalbaars nodig. De overstap van bankkaarten naar een platform [Payhawk] dat direct integreert met NetSuite was echt een gamechanger.

Problemen aan het eind van de maand? Dat is al stressvol genoeg. Dan heb je geen chatbot nodig. De beste SaaS-oplossingen combineren slimme AI met échte hulp. Banken en fintechs staan zelden bekend om hun support, maar het kan wél. Een snelle scroll door G2 laat meteen zien welke bedrijven hun klantenservice serieus nemen.

Klaar voor de volgende stap? Stap af van alleen traditioneel bankieren

Er is niets dat je tegenhoudt om je financiële middelen te spreiden, ook met traditionele banken. Maar als je nog steeds werkt met bankkaarten en je finance stack handmatig beheert met omslachtige processen, veel tabbladen en trage plug-ins, dan loop je achter.

Boek een demo met een van onze experts en ontdek hoe we je kunnen helpen om wereldwijd uitgavenbeheer te vereenvoudigen, compliance te automatiseren en elke maand uren terug te winnen. Zonder in te leveren op veiligheid of support.