Wat is nieuw bij Payhawk?

Krijg meer controle en flexibiliteit in het beheren en categoriseren van je uitgaven door één enkele kaarttransactie op te splitsen in meerdere uitgaven.

Hoe helpt deze functie je?

Deze update is vooral handig wanneer een enkele betaling meerdere leveranciers dekt, zoals aankopen bij Amazon of geldopnames bij verschillende leveranciers. Het stelt je in staat om één transactie te verdelen over meerdere uitgaven, waardoor je administratie overzichtelijk en gemakkelijk te beheren blijft.

Wat is inbegrepen?

• Gekoppelde uitgaven: Elke uitgave die voortkomt uit een splitsing is gekoppeld aan de oorspronkelijke transactie, zodat je eenvoudig de bron kunt traceren.
• Documentbeheer: Documenten van de oorspronkelijke transactie worden niet meegenomen naar de nieuwe uitgaven, waardoor je per splitsing een schone lei hebt.
• Tijdstempels: Elke uitgave krijgt het exacte tijdstip van de splitsing voor nauwkeurige tracking.
• Goedkeuringsstatus: Nieuwe uitgaven beginnen als "niet ingediend" (als de optie Indienen is ingeschakeld), en de goedkeuringsstatus van de oorspronkelijke uitgave wordt gereset, waardoor je volledige controle hebt over het goedkeuringsproces.

We hope this feature enhances your expense management process, making it even more efficient and organised!

Snel belangrijke contextuele informatie direct in de footer bekijken!

Hoe helpt deze functie jou?

De footer voegt een extra rij toe aan de onderkant van het uitgebreide menu, met essentiële details zoals Uitgaventype, onkosten-ID, en eigenaar. Alle informatie in deze voettekst is selecteerbaar, zodat je deze gemakkelijk kunt kopiëren en gebruiken wanneer dat nodig is.

Wat is inbegrepen?

• Uitgaventype: Geeft duidelijk het type uitgave aan zodat je er snel naar kunt verwijzen.
• Uitgave-ID: Toont de unieke identificatiecode die aan de uitgave is gekoppeld.
• Eigenaar: Toont de persoon die verantwoordelijk is voor de uitgave.

Deze kleine maar impactvolle verandering helpt jouw workflow te stroomlijnen door belangrijke details gemakkelijk toegankelijk te maken en klaar voor snelle actie.

Krijg meer controle en flexibiliteit om je uitgaven efficiënt te beheren en te analyseren met de release van nieuwe filters in de uitgavenmodule.

Hoe helpen deze filters je?

Deze nieuwe filters vereenvoudigen de manier waarop je uitgaven bijhoudt en organiseert door meer gerichte opties te bieden om je zoekopdrachten te verfijnen. Hier alle nieuwe filters op een rij:

1. Belastingtarief filters:

• Belastingtarief: Filter je uitgaven op specifieke codes voor belastingtarieven, zodat je meer controle hebt over belastinggerelateerde transacties.
• Belastingtarief % (hernoemd): Blijf het bestaande filter gebruiken, nu hernoemd voor meer duidelijkheid.

2. Leveranciersfilters:

• Land leverancier: Beheer internationale uitgaven door leveranciers te filteren op basis van het land waar ze actief zijn.
• Extern ID leverancier: Identificeer uitgaven eenvoudig aan de hand van het externe ID van de leverancier.
• Belastingnummer leverancier: Organiseer uitgaven door ze te volgen via het belastingnummer van de leverancier.

Deze verbeteringen maken het sneller en eenvoudiger om specifieke uitgaven te vinden, waardoor jouw taken op het gebied van financieel beheer worden gestroomlijnd.

Je kunt nu eenvoudig waarden voor vrije tekstvelden selecteren direct vanuit documenten met behulp van onze OCR (optische tekenherkenning) technologie. Deze kleine maar impactvolle verbetering geldt ook voor het Opmerking-veld.

Belangrijk: Houd er rekening mee dat de gegevensextractie niet leert van deze invoer, dus dezelfde waarde zal niet automatisch worden voorgesteld bij de volgende factuur.

We introduceren een nieuwe optie waarmee je veldsuggesties voor het leveranciersveld in medewerkersuitgaven kunt uitschakelen. Dit is vooral handig als je ervoor kiest om geen leveranciers toe te voegen voor dit soort uitgaven, vooral bij integratie met ERP-systemen die gebruikmaken van onkostendeclaraties.

Belangrijk: Veldsuggesties voor leveranciers blijven actief voor bankoverboekingen, aangezien de leverancier in die gevallen een verplicht veld is.

Zorg ervoor dat je goedkeuringsprocessen naadloos blijven verlopen met Workflow Fallbacks, zelfs wanneer specifieke rollen in een workflow niet beschikbaar zijn.

Hoe helpt deze functie jou?

Workflow Fallbacks grijpen automatisch in wanneer een vereiste rol – zoals een Team Manager – niet beschikbaar is, zodat vertragingen bij uitgavegoedkeuringen worden voorkomen.

Fallbacks aanpassen en bekijken

Je kunt het gedrag van de fallbacks aanpassen aan de behoeften van je bedrijf:

1. Ga naar Instellingen > Workflows > Geavanceerd.
2. Klik op Fallbacks bewerken.
3. Kies je gewenste fallback-acties.
4. Klik op Wijzigingen opslaan.

Je kunt de huidige Workflow Fallbacks bekijken in de bewerkingsmodus van elke workflow-stap.

Je kunt nu specifieke velden of de bijlage van een document verplicht maken voor het indienen van een inkoop order aanvraag. Je kunt inkooporders ook sneller vinden met een hoop nieuwe filters, zoals document-, inkooporderstatus, bedrag, notitie en boekhoudvelden zoals categorie of een aangepast veld.

Je kunt nu documenten en afbeeldingen naar je klembord kopiëren en deze rechtstreeks op het Payhawk-platform plakken. Zo bespaar je nog meer tijd bij het indienen van je bonnen en facturen.

Teammanagers kunnen nu inkooporders van hun medewerkers bekijken en bewerken, die de status open of in behandeling hebben.

Automatiseer het afsluiten van inkooporders wanneer een gekoppelde factuur wordt betaald of beoordeeld.