Cartes d’entreprise : tout ce que vous devez savoir pour mieux gérer vos dépenses

Une carte d’entreprise, aussi appelée carte professionnelle ou carte d’affaires, est un type de carte de paiement (crédit ou débit) qui permet à son titulaire de réaliser des dépenses professionnelles sans utiliser sa propre carte bancaire personnelle. Couplée à une solution de gestion des dépenses, la carte d’entreprise présente de nombreux avantages : meilleure efficacité opérationnelle, réduction des formalités administratives, sécurité renforcée, protection contre les fraudes, etc.

Fonctionnement d’une carte d’entreprise

Les cartes d’entreprise servent à tous les frais professionnels : gestion des frais de déplacements, des indemnités journalières, des fournitures de bureau, etc. Elles permettent d’obtenir des rapports détaillés sur ce qui a été acheté et la personne qui a réalisé la transaction, afin que les équipes Finance puissent suivre et réaliser la comptabilité rapidement et facilement.

Associées à un logiciel de gestion des dépenses, les cartes d'entreprise (de débit ou de crédit) disposent d’avantages considérables :

• Des intégrations natives aux principaux systèmes de comptabilité et ERP pour faciliter le rapprochement des dépenses en temps réel
• Des politiques de dépense personnalisées pour rationaliser les dépenses d’entreprise
• Le blocage automatique des cartes en cas de dépassement des limites ou en cas de fraude
• La possibilité d’approuver les dépenses en un clic, même en déplacement
• Des notifications automatiques lors des remboursements

Pourquoi investir dans les cartes d’entreprise ?

Vous cherchez à rationaliser vos processus financiers en mettant en œuvre une solution de cartes professionnelles au sein de votre entreprise ? Voici quelques éléments qui sauront vous convaincre :

1. Sécurité et protection contre les fraudes : Les cartes d’entreprise disposent d’une sécurité renforcée contre la fraude car elles ne sont pas liées au compte bancaire d’un individu, en ce sens, aucune information personnelle n’est engagée. Cela permet de protéger à la fois les finances de l’entreprise, mais aussi sa réputation en cas de suspicion de fraude. Plutôt que d’utiliser une seule carte/un seul compte pour gérer toutes les dépenses de l’entreprise, vos salariés disposent de leurs propres cartes avec des politiques de dépenses personnalisées
2. Amélioration du contrôle du flux de trésorerie : Les cartes d’entreprise permettent aux équipes financières de gérer les dépenses d’entreprise sur un niveau plus granulaire (affectation des dépenses par service, rôle dans l’entreprise, et gestion multi-entités en plusieurs devises).
3. Automatisation de la comptabilité : Les cartes d’entreprise réduisent considérablement les formalités administratives liées aux notes de frais. Avec des fonctionnalités telles que les limites de carte personnalisées, le blocage automatique de la carte et les workflows d’approbation personnalisés, les équipes Finance évitent les dépenses excessives inutiles, obtiennent une visibilité sur toutes les transactions en temps réel, et gagnent jusqu’à deux heures par jour sur le traitement des notes de frais, tout en évitant les retards de paiements.
4. Des intégrations natives aux ERP : Les entreprises peuvent facilement gérer les notes de frais sans avoir à saisir manuellement toutes les transactions dans leur système de comptabilité, elles se synchronisent en temps réel.

En bref, si vous cherchez un moyen facile de gérer les dépenses de votre entreprise, sans compromis sur la sécurité, considérez les cartes d’entreprise. C’est une solution qui convient aux petites comme aux grandes entreprises !

Cartes physiques et/ou virtuelles : à vous de choisir

Plutôt que d’être attribuées à un individu, les cartes professionnelles sont émises au nom de l’entreprise : cela implique que c’est l’entreprise qui est tenue de rembourser le solde, et non le titulaire de la carte. L’entreprise peut ainsi définir un système de rapprochement des paiements et s’assurer que tous les frais professionnels sont bien engagés à des fins commerciales légitimes.

Les entreprises proposent des cartes professionnelles à leurs salariés pour plusieurs raisons, mais principalement pour rationaliser et simplifier le processus de gestion des dépenses. Les transactions effectuées avec une carte d’entreprise sont traçables et peuvent être facilement surveillées pour détecter toute activité frauduleuse. De plus, il est possible de définir des alertes et des notifications pour surveiller les dépenses, les plafonds etc.

Pour une plus grande flexibilité de paiement, de nombreuses entreprises ont de plus en plus recours aux cartes d’entreprise virtuelles pour les transactions en ligne. Les cartes virtuelles peuvent être générées pour une transaction ou un fournisseur spécifique, tout en garantissant la sécurité et le contrôle des dépenses. Ces cartes peuvent être utilisées sur Google Pay et Apple Pay.

Les cartes virtuelles peuvent être utilisées presque instantanément, permettant ainsi aux entreprises de responsabiliser leurs salariés pour effectuer des paiements en quelques secondes seulement. Selon le fournisseur, les cartes virtuelles présentent également les mêmes contrôles de carte qu’une carte physique, notamment les blocages de carte, les plafonds de dépenses, etc.

Que vous décidiez de choisir une carte physique ou virtuelle, les cartes professionnelles simplifient grandement le processus de gestion des dépenses, elles permettent d’avoir un plus grand contrôle et fournissent une sécurité renforcée, comparées aux méthodes de paiement traditionnelles.

N’attendez plus, équipez-vous de cartes d’entreprise

Les cartes d’entreprise changent la donne pour les entreprises, en révolutionnant la gestion des dépenses et le contrôle financier. Les entreprises offrent des cartes d’entreprise à leurs salariés pour rationaliser et simplifier le processus de gestion des dépenses, améliorer le contrôle et la reddition des comptes, renforcer la sécurité, augmenter la productivité,... La liste est longue. Avec la solution innovante de carte d’entreprise de Payhawk, la gestion des dépenses d’entreprise est un jeu d’enfant. Découvrez les avantages des cartes professionnelles pour votre entreprise.

Nos clients ont déjà sauté le pas : découvrez comment AIOSGROUP a réussi à gagner deux heures par jour grâce à Payhawk.
Et si vous êtes convaincus : programmez une démo !