Uitgavenbeheer vereenvoudigen in de voedingsindustrie: de CFO gids

De voedingsindustrie is een van de oudste en meest stabiele sectoren ter wereld en blijft jaar na jaar groeien.. Sterker nog, de sector wordt naar verwachting maar liefst US$9,68 biljoen waard in 2025, met een jaarlijkse groei van 6,32%.

Hoewel het een winstgevende en competitieve markt is, liggen er altijd kansen voor verdere groei.

Een van de meest voorkomende groeibarrières (naast stijgende distributie- en productiekosten) is effectief uitgavenbeheer.
Zonder efficiënt beheer van je uitgaven, inclusief controle en inzicht over al je locaties, leveranciers en meer, kunnen de kosten snel uit de hand lopen. Met alle financiële kopzorgen (en risico’s) van dien.

Vier uitdagingen bij uitgavenbeheer in de voedingsindustrie

In de snel bewegende food- en beveragesector kunnen kosten razendsnel uit de hand lopen. Ingrediënten bederven snel, budgetten schieten tekort en transportkosten schommelen voortdurend. Goede kostenbeheersing en realtime inzicht zijn dan ook essentieel om je bedrijf stabiel te houden en verdere groei te ondersteunen.

Naast de kosten van ingrediënten zelf zijn er nog tal van andere uitdagingen bij het beheren van financiën in de voedingssector. Hieronder lichten we de vier grootste problemen toe én hoe je ze kunt aanpakken.

1. Slechte cashflow-beheersing

Bijna de helft van alle bedrijven in voedselindustrie kampt met vertraagde factuurbetalingen binnen zowel crediteuren- als debiteurenbeheer. Voeg daar seizoensinvloeden en onvoorspelbare cashflow aan toe, en je merkt al snel dat plannen lastig wordt.

Je hebt betrouwbare data en duidelijk inzicht in budgetten, teams en projecten nodig om de cashflow onder controle te houden. Een slimme oplossing voor uitgavenbeheer zoals Payhawk helpt je precies daarbij. Je volgt uitgaven in realtime, vergelijkt ze met geplande budgetten en signaleert overschrijdingen voordat ze plaatsvinden.

Abigail May, Finance Director bij Biscuiteers, omschrijft het zo:

Wat we vaak meemaken is dat we een maandplanning maken voor wat we gaan produceren, en dan ineens komt er een enorme zakelijke order binnen die alles op z’n kop zet. Fantastisch natuurlijk, maar we hebben maar een beperkte capaciteit per maand. Daarom is het belangrijk dat we onze planning snel kunnen aanpassen en data dynamisch kunnen gebruiken.

Met volledig inzicht in je plannen kun je middelen verschuiven waar nodig en overschrijdingen voorkomen met kaartlimieten, goedkeuringsflows en slimme uitgavenregels.

2. Versnipperde systemen en processen

Meerdere locaties of vestigingen maken het lastig om financieel overzicht te behouden. Elke locatie hanteert mogelijk een eigen uitgavenproces of gebruikt andere tools.

Het gevolg? Versnipperde data, geen totaalbeeld van de financiën en dus ook geen onderbouwde beslissingen.

Je hebt een oplossing nodig die je financiële data centraliseert, transacties realtime reconcilieert, eenvoudig koppelt aan je ERP en elke kaarthouder verantwoordelijk houdt. Payhawk biedt dit allemaal, én de flexibiliteit om complexe goedkeuringsflows en unieke organisatiestructuren te ondersteunen.

Voor bedrijven met meerdere entiteiten is ook heldere scheiding belangrijk. Bij Payhawk beheer je met onze multi-entity features elke entiteit apart, terwijl je toch centraal overzicht houdt. Het resultaat? Beter compliant, schonere rapportages en geen verwarring tussen budgetten van verschillende entiteiten.

3. Ontbrekende bonnetjes

Hoe vaak vraag je collega’s om een bonnetje dat nergens meer te vinden is? Een veelvoorkomend probleem voor finance managers, dat alleen maar erger wordt bij het beheren van meerdere entiteiten.

Ontbrekende bonnetjes zorgen voor gemiste btw-teruggave, foute rapportages en een vertekend beeld van je winst- en verliesrekening.

Met onze mobiele app verdwijnt dat risico. Werknemers maken gewoon een foto van hun bonnetje en met één klik wordt alles opgeslagen. Onze OCR-technologie haalt automatisch alle benodigde gegevens uit het document. Dankzij AI-suggesties worden leveranciersgegevens zelfs automatisch ingevuld.

Bij Payhawk automatiseren we onkostenrapporten en reconciliatie, zodat je btw terugvraagt, rapportages nauwkeurig houdt en met vertrouwen kunt forecasten. En dankzij onze rechtstreekse integratie met 60días kun je bonnen digitaal verwerken en moeiteloos btw terugvorderen binnen de geldende termijnen.

4. Medewerkers die eigen geld moeten voorschieten

Zonder zakelijke betaalkaarten zijn medewerkers vaak afhankelijk van eigen middelen voor zakelijke uitgaven – in afwachting van een snelle terugbetaling.

Daar kleven twee grote nadelen aan. Ten eerste: je legt de financiële last bij de medewerker. Ten tweede: je hebt pas inzicht in de uitgave nadat het ingediend en verwerkt is – en dat zorgt voor gaten in je data.

Met Payhawk geef je medewerkers een zakelijke betaalkaart met ingebouwde limieten en uitgavenregels. Zo hoeven ze geen eigen geld meer voor te schieten. Finance kan limieten instellen per medewerker, bepaalde leveranciers blokkeren en vooraf goedgekeurde uitgavencategorieën inschakelen. Alle transacties zijn realtime zichtbaar, wat de controle en transparantie direct verbetert.

Alejandro Álvarez, Finance Director bij koffiemerk Café Candelas, omschrijft de situatie vóór Payhawk als volgt:

Voor elke uitgave moesten medewerkers vooraf geld aanvragen bij payroll en achteraf een declaratie indienen. Sinds Payhawk zijn we de helft minder tijd kwijt aan uitgavenbeheer. En we blijven processen verbeteren, dus het wordt alleen maar efficiënter.

Door medewerkers geen eigen geld meer te laten voorschieten, wordt elke uitgave transparant. En dankzij kaartinstellingen bepaal jij de grenzen. Alejandro:

We hebben bewust gekozen voor debetkaarten met lage limieten. Daarmee kunnen medewerkers kleine uitgaven doen, zoals een lunch met een klant, maar grotere uitgaven zijn uitgesloten. Dat voorkomt misbruik en geeft ons volledige controle.

Stap 5: Realtime financieel inzicht krijgen

Als finance manager heb je een groot voordeel als je toegang hebt tot realtime uitgavendata. Je hebt de meest actuele cijfers nodig om uitgaven nauwkeurig te volgen en forecasts met vertrouwen te maken. Met onze oplossing kun je live budgetverbruik monitoren, gedetailleerde overzichten bekijken per afdeling, medewerker of leverancier én automatisch kaartbetalingen en facturen koppelen aan budgetten.

Zo signaleer je overschrijdingen snel, houd je abonnementen onder controle en blijf je voor op aankomende uitgaven zodat middelen altijd op de juiste plek zijn.

Dani Fornesa, CFO bij internationaal ham-merk Enrique Tomás, vat het zo samen:

Tegenwoordig krijgen we rapportages op basis van wat we zelf in het platform hebben ingesteld. We analyseren alle uitgaven veel efficiënter dan voorheen, en zien meteen wat niet klopt... Voor Payhawk moesten we elk ticket handmatig nalopen.

Toekomsttrends in uitgavenbeheer voor de voedselindustrie

Wat kunnen we verwachten in de voedselindustrie op het gebied van finance en uitgavenbeheer?

De verschuiving naar cloudgebaseerde oplossingen

Cloudgebaseerd werken is inmiddels in bijna elke sector de norm. Maar voor de voedingsindustrie wordt het cruciaal. Zonder realtime toegang tot financiële data via de cloud blijf je als organisatie inflexibel. Je kunt dan alleen rapporteren vanaf kantoor of via een vaste pc.

Met cloudoplossingen empower je al je medewerkers, ongeacht waar ze werken. Of ze nu onderweg zijn naar een leverancier of op een lokale foodmarkt netwerken: ze kunnen onkosten direct uploaden. Zo houd jij realtime zicht op uitgaven én kun je direct beslissingen nemen op basis van actuele gegevens in je portaal.

AI-gebruik in uitgaventracking

AI inzetten voor uitgavenbeheer verlicht de werkdruk van je finance team. Het beperkt handmatig werk, voorkomt fouten en zorgt voor nauwkeuriger rapportages.

Bij Payhawk gebruiken we AI op verschillende manieren:

• OCR-technologie die automatisch data uit bonnetjes en facturen haalt
• Een Financial Controller AI Agent die als co-piloot routinetaken uitvoert zoals opvolging, goedkeuringen en analyses
• Machine learning die slimme suggesties doet voor categorisatie op basis van eerdere uitgaven

Volgens Dani van Enrique Tomás:

Iedereen omarmde de verandering met enthousiasme, omdat iedereen er op het vlak van efficiëntie en werkgeluk op vooruitging. Mensen waren uren kwijt aan zaken die geen waarde toevoegden, zoals het verantwoorden van een maaltijd of trip. Nu hebben ze meer tijd om écht waarde te leveren.

Duurzaamheid en ESG-impact in financiële planning

62% van de consumenten is bereid hun koopgedrag aan te passen om hun impact op het milieu te verkleinen. ESG meten is dus belangrijker dan ooit, zeker in de voedingsindustrie, waar de druk om duurzamer te worden groot is.

Volgens cijfers van Trade Interchange is de sector verantwoordelijk voor:

• 70% van het wereldwijde waterverbruik
• 26% van alle uitstoot van broeikasgassen wereldwijd
• 78% van de wereldwijde oceaan- en zoetwatervervuiling

Bij Payhawk helpen onze ESG-rapportagefuncties bedrijven met het monitoren van CO₂-uitstoot per uitgave en Scope 3-emissies. We berekenen automatisch de koolstofimpact van elke transactie met een zakelijke kaart. Zo beschik je over de inzichten die nodig zijn om je impact op het milieu te verkleinen.

Klaar om grip te krijgen op uitgaven en slimmer te schalen?

De voedingsindustrie staat nooit stil en je finance team dus ook niet.

Ontdek hoe toonaangevende food & beverage-merken realtime inzicht, AI-automatisering en slimme controlemechanismen gebruiken om verspilling te verminderen, efficiëntie te verhogen en hun concurrentiepositie te versterken.