Facture électronique : le report de la réforme, une aubaine pour automatiser davantage

Quels sont les bénéfices de l’automatisation pour les entreprises ?

Le passage de la facturation papier à la facturation électronique représente une petite révolution. Pour autant, les entreprises auraient tort de n’y voir qu’une contrainte de plus : bien au contraire, cette réforme, qui s’inscrit dans le développement global de l’automatisation des processus opérationnels, a de nombreux avantages. Les voici.

• Un gain de temps et d’efficacité : grâce à la facturation électronique, les entreprises vont réduire de manière drastique les ressources que nécessitent l’envoi, le suivi et l’archivage des factures papier. Le cycle de facturation s’en trouve accéléré, ce qui améliore la trésorerie. A l’arrivée : un véritable gain de productivité, qui s’applique pour tous les processus dématérialisés.
• Une réduction des coûts et des erreurs : avec la réforme, il sera désormais possible de pré-remplir les déclarations de TVA, ce qui permet de simplifier grandement les obligations déclaratives des entreprises. Et donc, de réduire le risque d’erreurs. Concernant les gains financiers, le Ministère de l’Economie et des Finances estime que les PME pourraient économiser 4,5 milliards d’euros par an. De manière générale, l’automatisation permet de réduire drastiquement les erreurs dues à la main humaine.
• L’amélioration de la traçabilité et de la sécurité : la facturation électronique renforce la traçabilité et la sécurité des données, grâce à la transmission automatique des données de paiement et au stockage sécurisé des factures.
• La contribution à la protection de l’environnement : l’impression, l’envoi et le stockage des factures papier possède un lourd coût environnemental. Il en va de même pour tous les processus au format papier. Les factures électroniques, en consommant moins de ressources, permettent aux entreprises de diminuer leur empreinte carbone.

Les étapes pour automatiser davantage la facturation électronique

1. Choisir la bonne solution d’automatisation

Pour l’émission et la réception des factures au format électronique, les entreprises devront choisir un prestataire agréé. Elles auront le choix entre :

• Le portail public de facturation (PPF) : ce portail appelé Chorus Pro permet de générer, envoyer et gérer des factures électroniques. Il centralise également les données de paiement, qui peuvent ensuite être extraites et transmises à l'administration fiscale.
• Les plateformes de dématérialisation partenaire (PDP) : ces plateformes privées sont immatriculées par l’Etat. Elles sont payantes, car elles fournissent des services complémentaires à l’émission, la transmission et la réception des factures électroniques.

Il est à noter que seules ces plateformes officielles sont habilitées à assurer les fonctionnalités mises en place par la réforme.
Le choix de l’une ou de l’autre revient aux entreprises, en fonction de leurs besoins spécifiques.

2. Mettre en place un processus d’automatisation efficace

Pour mettre en place un processus d’automatisation efficace, les entreprises doivent identifier leurs besoins en matière de facturation, en tenant compte des exigences réglementaires. Cette analyse permettra de choisir la plateforme de dématérialisation la plus adaptée. Il est également important de tracer le cycle de facturation actuellement en place : quelles équipes s’en chargent ? Disposent-elles des compétences nécessaires pour le passage à l’automatisation du traitement des factures ? Sont-elles prêtes pour l’entrée en vigueur de la réforme ? Cela nous amène au point suivant.

3. Former et sensibiliser les salariés à l’automatisation de la facturation électronique

Le passage à la facturation électronique remet en cause des processus bien rodés dans l’entreprise. Pour que tout se passe de manière fluide, il est nécessaire de former les salariés, et notamment les équipes en charge de la comptabilité. Actions de formation ciblées, journées de sensibilisation… Tout doit être mis en œuvre pour faciliter le passage de la réforme, et préparer à l'automatisation éventuelle de nouveaux processus.

4. Mesurer la performance de l’automatisation de la facturation électronique

Il s’agit d’une étape cruciale pour évaluer l'efficacité des processus et les avantages obtenus par l'entreprise. Le premier indicateur à considérer est la réduction des délais de paiement, et l’amélioration de la trésorerie de l’entreprise. Un autre indicateur important est la réduction significative des erreurs, qui témoigne de l'efficacité de l’automatisation de la facturation. Le temps nécessaire pour traiter les factures peut aussi être mesuré pour évaluer l'impact sur l'efficacité opérationnelle. Enfin, la conformité aux normes fiscales et réglementaires doit être évaluée pour garantir que l'automatisation respecte toutes les exigences légales en vigueur. En analysant ces différents indicateurs, toute entreprise peut obtenir des informations précieuses sur les gains d'efficacité, la réduction des coûts et l'amélioration globale de la gestion financière qui résulte de l'automatisation des factures.

Comment fonctionne la facturation électronique ?

Une facture électronique est une facture émise, transmise et reçue sous une forme dématérialisée. Pour réaliser des factures au format électronique, les entreprises doivent passer par le portail public (PPF) ou par une plateforme partenaire (PDP).
Adossées à l’administration fiscale, ces plateformes transmettent en temps réel toutes les données sur les transactions commerciales réalisées sur le territoire. C’est ce système (appelé “modèle en Y”) basé sur un intermédiaire officiel entre les entreprises et l’administration fiscale, qui a été choisi. Plus efficace, il permet aussi de lutter contre la fraude contre la TVA.

Quels sont les défis de l’automatisation de la facturation électronique ?

L'automatisation de la facturation électronique, bien que porteuse de nombreux avantages, ne vient pas sans challenges.

• Législation et réglementation

Les environnements juridiques sont en perpétuelle évolution. Cela peut rendre complexe le maintien d'un système automatisé en conformité avec les normes en vigueur. De fait, les entreprises doivent être attentives aux changements, notamment dans la législation fiscale. Pour cela, il est recommandé de surveiller régulièrement les mises à jour, et d’investir dans des systèmes d'automatisation des factures capables de s'ajuster rapidement aux évolutions réglementaires.

• Intégration avec les systèmes existants

L'un des défis majeurs que pose l'automatisation des factures réside dans son intégration avec les systèmes existants au sein de l’entreprise. L’harmonisation de ces systèmes avec une nouvelle solution d'automatisation peut être complexe, en raison notamment des disparités dans les formats de données et des protocoles de communication. Autre point de friction potentiel : la nécessité de réaliser des ajustements au niveau des processus opérationnels et de la formation des salariés. Pour faciliter les choses, les entreprises peuvent miser sur une anticipation minutieuse, une collaboration étroite entre équipes et une attention particulière aux normes d'interopérabilité.

• Sécurité et confidentialité des données

Avec la transition vers des processus automatisés, les entreprises doivent gérer des volumes importants d'informations sensibles, notamment des données financières. A ce titre, la protection de ces données contre certaines menaces (piratages, cyberattaques…) doit être une priorité. Il faudra donc veiller à mettre en place des mesures de sécurité solides, comme le cryptage des données et l'authentification à plusieurs facteurs. En outre, les entreprises doivent veiller à rester informées des dernières normes de sécurité et de confidentialité en vigueur.

• Adoption par les petites et moyennes entreprises (PME)

L'automatisation de la facturation électronique dans les PME représente un défi spécifique, car celles-ci sont souvent confrontées à des contraintes budgétaires et des ressources limitées. L'investissement initial dans des systèmes d'automatisation peut sembler très élevé pour certaines entreprises de taille modeste. De plus, les PME peuvent rencontrer des difficultés lors de l'intégration de nouveaux processus avec leurs systèmes existants. La résistance au changement peut également représenter un obstacle, car l'adoption de nouvelles pratiques nécessite un apprentissage progressif. Il est donc important de sensibiliser les plus petites structures aux avantages à long terme de l'automatisation, la réduction des erreurs,, les gains de temps et d’argent, et l’augmentation de la productivité.

Quelles sont les tendances futures de l’automatisation ?

Les tendances futures de l'automatisation dans les entreprises pointent vers une intégration plus poussée des nouvelles technologies, comme l'intelligence artificielle (IA). A cet égard, l'apprentissage automatique (branche de l’IA qui permet aux systèmes d'apprendre et de s'améliorer automatiquement, sans programmation préalable) devrait jouer un rôle de plus en plus important, ce qui permettra aux systèmes d'automatisation d'optimiser leurs performances au fil du temps. Par exemple, la fonctionnalité Photo IA de Payhawk permet de photographier les reçus et de générer des notes de frais automatiques, pour une meilleure efficacité du système de gestion des dépenses.

Enfin, l'automatisation centrée sur l'expérience utilisateur devrait encore s’améliorer, pour assurer une meilleure interaction entre les salariés et les systèmes automatisés dans les entreprises.

Conclusion

Grâce au report de la réforme de la facturation électronique, les entreprises ont plus de temps pour anticiper les changements à venir et automatiser davantage leurs processus. Prêts à vous lancer ? Faites un premier pas vers l’automatisation grâce à nos outils de saisie des données des reçus et de paiement des factures : programmez une démo sans plus attendre.

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