Vous pouvez désormais définir les dates de début et de fin de vos cartes virtuelles, ce qui vous permet de contrôler exactement quand une carte est active. Cette fonction est idéale pour les voyages d'affaires ou la gestion de projet : les cartes peuvent être émises à l'avance et se désactivent automatiquement dès qu'elles ne sont plus nécessaires. Efficacité et sécurité assurées.
Payhawk dévoile ses cartes virtuelles à usage unique !
Avec les cartes virtuelles à usage unique (aussi appelées cartes One Shot), gardez le contrôle de vos dépenses : fixez une limite de transaction, n'autorisez la carte que pour un commerçant spécifique, ou appliquez d'autre paramètres d'utilisation (lieu, heure, etc.).
Une fois utilisée, la carte est désactivée automatiquement.
Divisez une transaction par carte en plusieurs dépenses pour une plus grande flexibilité dans la gestion et la catégorisation de vos dépenses.
En quelques clics, vous pouvez facilement diviser une transaction par carte en plusieurs dépenses. Grâce à cela, votre équipe Finance dispose d'un contrôle total sur la vérification et l'export des dépenses, et peut ainsi traiter seulement les dépenses qui disposent de factures jointes.
Chaque nouvelle dépense est d'abord considérée comme "non envoyée" (si l'option "À envoyer" est activée) et le statut d'approbation de la dépense d'origine est réinitialisé, ce qui vous donne un contrôle total sur le processus d'approbation.
Grâce à cette mise à jour, accédez rapidement aux informations clés de chaque dépense.
Nous avons ajouté une ligne supplémentaire en bas du menu déroulant de chaque dépense, fournissant des détails essentiels, à savoir :
Toutes les informations de ce pied de page sont sélectionnables, ce qui vous permet de les copier et de les utiliser chaque fois que nécessaire.
Nos nouveaux filtres de dépenses vous donnent plus de contrôle et de flexibilité pour gérer et analyser efficacement vos frais professionnels. Suivez et organisez-les grâce à des options plus ciblées pour affiner vos recherches. Voici les nouveautés :
Grâce à la Recherche Globale des Dépenses, bénéficiez d'une expérience de navigation plus fluide : retrouvez facilement vos dépenses, sans avoir besoin de sélectionner manuellement des filtres et des champs personnalisés. Avec ce nouveau champ de recherche unifié, vous pouvez désormais effectuer des recherches multiples, y compris les champs personnalisés et les lignes comptables.
Cette nouvelle option vous permet de désactiver les suggestions automatiques pour le champ "Fournisseur" lorsqu'un salarié saisie une dépense. Cette option est particulièrement utile si vous préférez ne pas intégrer de fournisseurs pour ce type de dépenses, notamment si vous bénéficiez d'une intégration ERP qui utilisent des rapports de dépenses.
Important : Les suggestions de champ "Fournisseur" seront toujours actives pour les dépenses par virement bancaire, car le fournisseur est un champ obligatoire dans ces cas-là.
Vous pouvez désormais facilement sélectionner des valeurs pour le champ de "Texte libre" directement à partir du document joint, grâce à notre technologie OCR (reconnaissance optique de caractères). Cette amélioration s'étend également au champ Note.
Important : Veuillez noter que l'extraction de données n'apprend pas de cette entrée, et ne suggérera donc pas la même valeur sur la facture suivante.
Grâce aux nouveaux workflows de ré-attribution (fallbacks), vos processus d'approbation sont toujours actifs, même lorsqu'une personne est absente.
Notre système d'attribution intervient automatiquement lorsque l'un des rôles nécessaires à l'approbation d'une dépense n'est pas disponible, ce qui évite les retards dans le circuit de validation.
Ainsi vous pouvez personnaliser vos workflows, de façon à les adapter aux besoins de votre entreprise :
Pour consulter vos workflows actuels, rendez-vous dans le mode d'édition de chaque étape du workflow.
Vous pouvez désormais créer des champs spécifiques, mais aussi rendre obligatoire l'ajout d'une pièce jointe pour créer un bon de commande. Vous pouvez également filtrer vos bons de commande par type de document, statut, montant, note et par d'autres champs comptables comme la catégorie ou les champs personnalisés.
Encouragez la responsabilité budgétaire de vos équipes et améliorez vos prises de décisions grâce à un suivi budgétaire en temps réel et à l'activation des commentaires dans la plateforme. Contrôlez vos dépenses de manière proactive avec des cartes conçues pour répondre à tous vos besoins et à plus de 10 nouvelles mises à jour de notre solution.
Pensée pour évoluer avec vous, cette nouvelle Édition vous apporte plus de flexibilité pour gérer les dépenses de toutes vos entités.