Quoi de neuf chez Payhawk

Définissez des conditions de workflow basées sur le fournisseur, pour un contrôle proactif sur les approbations de dépenses.

• Empêchez la génération de bons de commande sans fournisseur en ajoutant le champ Fournisseur « est vide » comme condition à votre workflow, garantissant ainsi l'ajout du fournisseur par l'équipe Finance.
• Personnalisez vos workflows d'approbation en fonction de fournisseurs spécifiques. Vous pouvez, par exemple, décider que les dépenses réalisées auprès de fournisseurs utilisés fréquemment pour les déplacements professionnels (comme Uber) ne nécessitent pas d'approbation, et également exiger l'approbation de toute dépense réalisée chez un nouveau fournisseur.

🚨 À noter : Ces configurations ne s'appliquent pas encore au niveau multi-entité.

Les administrateurs de groupe peuvent désormais déterminer si les approbateurs peuvent désigner des suppléants d'autres entités du groupe, pendant leurs périodes d'absence.

• Sécurité renforcée : ce sont les administrateurs qui décident de cette option.
• Configuration personnalisable : par défaut, le bouton est désactivé, ce qui donne aux administrateurs la possibilité d'activer les suppléants inter-entités uniquement lorsque cela est nécessaire, en fonction de cas particuliers.
• Supervision de l'administrateur : Les administrateurs de groupe conservent un accès complet pour définir des remplaçants entre les entités, ce qui garantit une gestion transparente.

Les demandes de remboursement en attente sont désormais automatiquement renvoyées aux employés si un administrateur divise la dépense pendant l'approbation, ce qui garantit que la demande est acheminée vers le bon approbateur.

Principaux avantages :

• Approbations précises : cela garantit que les dépenses sont examinées par la bonne personne lorsque des champs clés du workflow sont modifiés.
• Intégrité du workflow améliorée : les demandes de réapprobation sont renvoyées automatiquement, ce qui réduit les erreurs et garantit la conformité.
• Mises à jour simplifiées : les employés sont invités à confirmer les modifications, ce qui garantit la clarté et la responsabilité dans le processus d'approbation.

Payhawk enregistre la mise à jour du workflow chaque fois qu'une réattribution est déclenchée.

Un historique de workflow est créé dès lors que :

• Le workflow d'approbation est en attente, mais aucun responsable de champ Équipe, responsable de champ Personnalisé ou responsable de catégorie n'a pu être identifié.
• Le champ Équipe, Catégorie ou Personnalisé requis pour le workflow d'approbation est vide.
• L'approbation a été déléguée à un autre employé, par exemple lorsque l'approbateur d'origine est absent et que la dépense est automatiquement approuvée (notamment lorsque le propriétaire de la dépense est également l'approbateur).

Principaux avantages :

• Amélioration de la transparence : les mises à jour du workflow sont désormais enregistrées dans l'historique d'activités chaque fois qu'une réattribution est déclenchée.
• Suivi complet : l'historique des approbations déléguées et automatiques offre une piste d'audit complète pour tous les scénarios d'approbation.

🇺🇸 Les entreprises basées aux États-Unis peuvent désormais s'aligner sur la règle des 75 $ de l'IRS !

Vous pouvez fixer un seuil de soumission des preuves documentaires en fonction du montant total des dépenses, conformément à la règle de l'IRS :
*Les preuves documentaires ne sont pas nécessaires si vos dépenses, autres que l'hébergement, sont inférieures à 75 $.

• Conformité : Application automatique de la règle de l'IRS pour rationaliser la collecte des documents.
• Flexibilité pour les entreprises américaines : Adaptez vos processus de dépenses aux normes de l'industrie.
• Clôture mensuelle plus rapide : Avec ce paramètre, les entreprises américaines peuvent clôturer le mois plus rapidement qu'auparavant, car aucun document n'est requis pour soumettre les dépenses.
• Une implémentation transparente :** Définissez le seuil de dépenses directement dans Payhawk, garantissant une implémentation facile pour votre équipe.

Vous pouvez désormais utiliser 'clients/projets' pour catégoriser les dépenses dans votre application Payhawk.

Principaux avantages

• Catégorisation automatique Synchronisez vos 'clients/projets' pour une catégorisation automatique des dépenses engagées.
• Création simplifiée de facturesMarquez les dépenses comme « facturables » pour créer des factures à partir de la facture avec un minimum d'effort.

Gagnez du temps, divisez automatiquement les dépenses en plusieurs lignes comptables : notre système peut désormais extraire des lignes comptables et vous donner la possibilité de les diviser en parts égales, en pourcentage ou en selon le taux d'imposition, mais aussi de récupérer les lignes comptables à partir de dépenses précédentes.

PS : Vous pouvez également voir et séparer les lignes comptables directement dans notre application mobile.

Soyez prêts pour la réforme de la facture électronique en Allemagne dès le 1er janvier 2025 grâce à la prise en charge des formats XRechnung et ZUGFeRD.

Les entreprises allemandes pourront donc :

• Recevoir les factures électroniques comme des documents de paiement normaux, en les transmettant, en les téléchargeant ou en les glissant-déposant dans les formats requis tels que XML.
• Traiter les factures électroniques avec une précision totale :** Les factures électroniques sont traitées instantanément, en extrayant toutes les données, un aperçu PDF est généré pour faciliter le traitement, et les champs personnalisés permettent une catégorisation plus poussée, garantissant des workflows efficaces.
• Synchroniser les factures avec l'ERP : Les processus de paiement et de comptabilité sont automatisés grâce à nos fonctionnalités de Procure-to-Pay (rapprochement à trois facteurs avec les bons de commande, workflows d'approbation et synchronisation ERP en temps réel).

Bénéficiez d'une expérience mobile plus intuitive :

• Commentaires sur les dépenses : Vous pouvez désormais ajouter des commentaires directement aux dépenses dans l'application mobile.
• Les photos de profils des utilisateurs sont désormais synchronisées dans l'application, avec une option pour les télécharger et les mettre à jour, ce qui rend votre profil d'utilisateur plus personnalisé.
• Commentaires sur les demandes de cartes et de fonds :** Ajoutez des commentaires sur les demandes de cartes et de fonds, afin d'améliorer la communication et la transparence au cours du processus d'approbation.

Pour votre installation initiale, en cas de restructuration ou pour tout autre changement, vous pouvez désormais économiser des heures de téléchargement et de traitement manuels des données. Mettez facilement à jour les listes d'employés, d'équipes, de champs personnalisés et bien plus encore grâce à l'importation en masse.