Quoi de neuf chez Payhawk

Bénéficiez d'améliorations de notre intégration à Microsoft Dynamics Finance !

Synchronisation des notes de frais, des factures, des écritures comptables et des paiements, pour une configuration personnalisée dès le départ.
Architecture ouverte : Définissez et ajoutez des dimensions pour un suivi financier et des rapports optimisés.
Gestion des fournisseurs : Personnalisez vos paramètres en fonction des besoins de l'entreprise.
Processus comptable simplifié : Moins de temps passé dans Dynamics Finance grâce à la synchronisation automatique.

Nos clients peuvent désormais trier leurs champs personnalisés au besoin, selon leur priorité ou selon leur date de création.

Nos exports permettent d'obtenir plus de détails sur l'expéditeur, sur le paiement du fournisseur ainsi que plus d'options de personnalisation.

• La réponse de paiement inclut désormais le code pays du commerçant.
• L'IBAN de l'expéditeur, le SWIFT, le numéro de compte, et le type de compte sont ajoutés au fichier d'export.
• Les données du fournisseur (IBAN, SWIFT, numéro de compte, type de compte, etc.) sont également ajoutés au fichier d'export
• L'ID externe du dernier réviseur est ajouté dans l'export.
• Vous avez la possibilité de choisir entre le format de date américain ou européen.
• Le total des commissions de paiement, y compris les frais de POS, sont affichés.

Les transactions par carte peuvent désormais être scindées en plusieurs transactions avec différents fournisseurs et exportées vers NetSuite.

• Payez simultanément plusieurs fournisseurs par carte et exportez-les sous forme de factures séparées, de paiements de factures ou d'entrées de journal.
• Gagnez du temps, réduisez les tâches manuelles et évitez les erreurs associées au fractionnement manuel dans NetSuite.
• Rapprochez vos factures et vos paiements beaucoup plus facilement.

Lorsqu'ils sont connectés à Datev DUO, les clients de Payhawk peuvent maintenant choisir d'exporter les dépenses comme 'payées' ou 'non payées'.

Principaux avantages

• Contourner l'incapacité de Datev à mettre à jour le statut des dépenses en « payé » après l'export
• Synchroniser les dépenses Payhawk avec le statut 'payé' pour éviter les doubles paiements.

La navigation et les workflows du module d'Achats deviennent plus intuitifs :

• Une étape de vérification par l'équipe Procurement a été ajoutée dans les workflows. Elle est à activer dans les paramètres.
• L'équipe Procurement peut maintenant compléter les demandes d'achat lorsque les salariés ne soumettent pas toutes les informations nécessaires
• Les status ‘Brouillon’ et ‘En attente d'approbation’ sont renommés ‘À envoyer’ et ‘À approuver’. Les bons de commande renvoyés apparaîtront dans 'À envoyer'.
• Le statut ‘Ouvert’ sera divisé en Recevoir/Facturer/Payer/Clôturer selon le statut du bon de commande.

Définissez des conditions de workflow basées sur le fournisseur, pour un contrôle proactif sur les approbations de dépenses.

• Empêchez la génération de bons de commande sans fournisseur en ajoutant le champ Fournisseur « est vide » comme condition à votre workflow, garantissant ainsi l'ajout du fournisseur par l'équipe Finance.
• Personnalisez vos workflows d'approbation en fonction de fournisseurs spécifiques. Vous pouvez, par exemple, décider que les dépenses réalisées auprès de fournisseurs utilisés fréquemment pour les déplacements professionnels (comme Uber) ne nécessitent pas d'approbation, et également exiger l'approbation de toute dépense réalisée chez un nouveau fournisseur.

🚨 À noter : Ces configurations ne s'appliquent pas encore au niveau multi-entité.

Les administrateurs de groupe peuvent désormais déterminer si les approbateurs peuvent désigner des suppléants d'autres entités du groupe, pendant leurs périodes d'absence.

• Sécurité renforcée : ce sont les administrateurs qui décident de cette option.
• Configuration personnalisable : par défaut, le bouton est désactivé, ce qui donne aux administrateurs la possibilité d'activer les suppléants inter-entités uniquement lorsque cela est nécessaire, en fonction de cas particuliers.
• Supervision de l'administrateur : Les administrateurs de groupe conservent un accès complet pour définir des remplaçants entre les entités, ce qui garantit une gestion transparente.

Les demandes de remboursement en attente sont désormais automatiquement renvoyées aux employés si un administrateur divise la dépense pendant l'approbation, ce qui garantit que la demande est acheminée vers le bon approbateur.

Principaux avantages :

• Approbations précises : cela garantit que les dépenses sont examinées par la bonne personne lorsque des champs clés du workflow sont modifiés.
• Intégrité du workflow améliorée : les demandes de réapprobation sont renvoyées automatiquement, ce qui réduit les erreurs et garantit la conformité.
• Mises à jour simplifiées : les employés sont invités à confirmer les modifications, ce qui garantit la clarté et la responsabilité dans le processus d'approbation.

Payhawk enregistre la mise à jour du workflow chaque fois qu'une réattribution est déclenchée.

Un historique de workflow est créé dès lors que :

• Le workflow d'approbation est en attente, mais aucun responsable de champ Équipe, responsable de champ Personnalisé ou responsable de catégorie n'a pu être identifié.
• Le champ Équipe, Catégorie ou Personnalisé requis pour le workflow d'approbation est vide.
• L'approbation a été déléguée à un autre employé, par exemple lorsque l'approbateur d'origine est absent et que la dépense est automatiquement approuvée (notamment lorsque le propriétaire de la dépense est également l'approbateur).

Principaux avantages :

• Amélioration de la transparence : les mises à jour du workflow sont désormais enregistrées dans l'historique d'activités chaque fois qu'une réattribution est déclenchée.
• Suivi complet : l'historique des approbations déléguées et automatiques offre une piste d'audit complète pour tous les scénarios d'approbation.