Quoi de neuf chez Payhawk

La gestion des cartes arrivant à expiration et le processus de réémission devient plus fluide et plus efficace :

• Réémission automatisée des cartes : Les cartes physiques sont désormais automatiquement réémises à l'adresse de votre entreprise 60 jours avant l'expiration, garantissant ainsi un remplacement en temps voulu.
• Confirmation de l'adresse de l'employé : Lorsqu'une carte expire, les employés peuvent confirmer ou mettre à jour l'adresse d'expédition pour éviter les erreurs de livraison.
• Réémission en masse : Gérez la réémission des cartes en masse, avec des options d'expédition plus granulaires, de façon à rationaliser le processus si vous disposez d'une grande équipe notamment.

Vous pouvez désormais définir les dates de début et de fin de vos cartes virtuelles, ce qui vous permet de contrôler exactement quand une carte est active. Cette fonction est idéale pour les voyages d'affaires ou la gestion de projet : les cartes peuvent être émises à l'avance et se désactivent automatiquement dès qu'elles ne sont plus nécessaires. Efficacité et sécurité assurées.

Payhawk dévoile ses cartes virtuelles à usage unique !

Avec les cartes virtuelles à usage unique (aussi appelées cartes One Shot), gardez le contrôle de vos dépenses : fixez une limite de transaction, n'autorisez la carte que pour un commerçant spécifique, ou appliquez d'autre paramètres d'utilisation (lieu, heure, etc.).

• Limite de transaction : Fixez un plafond de dépenses pour chaque carte.
• Limite selon le marchand : Restreignez la carte à un commerçant spécifique.
• Contrôles personnalisables : Ajoutez des restrictions personnalisées, telles que l'heure ou le lieu, pour adapter l'utilisation de la carte.

Une fois utilisée, la carte est désactivée automatiquement.

Divisez une transaction par carte en plusieurs dépenses pour une plus grande flexibilité dans la gestion et la catégorisation de vos dépenses.

En quelques clics, vous pouvez facilement diviser une transaction par carte en plusieurs dépenses. Grâce à cela, votre équipe Finance dispose d'un contrôle total sur la vérification et l'export des dépenses, et peut ainsi traiter seulement les dépenses qui disposent de factures jointes.

• Dépenses liées : Chaque dépense divisée est liée à la transaction d'origine, ce qui permet de remonter facilement à la source.
• Gestion des documents : Les documents de la transaction d'origine ne sont pas transférés aux nouvelles dépenses.
• Horodatage de chaque dépense : l'heure exacte du fractionnement est enregistrée pour un suivi plus précis.

Chaque nouvelle dépense est d'abord considérée comme "non envoyée" (si l'option "À envoyer" est activée) et le statut d'approbation de la dépense d'origine est réinitialisé, ce qui vous donne un contrôle total sur le processus d'approbation.

Grâce à cette mise à jour, accédez rapidement aux informations clés de chaque dépense.

Nous avons ajouté une ligne supplémentaire en bas du menu déroulant de chaque dépense, fournissant des détails essentiels, à savoir :

• Le type de dépense pour l'identifier en un coup d'oeil,
• L'ID de la dépense qui affiche l'identifiant unique associé à la dépense,
• Le responsable de façon à savoir qui a effectué la dépense.

Toutes les informations de ce pied de page sont sélectionnables, ce qui vous permet de les copier et de les utiliser chaque fois que nécessaire.

Nos nouveaux filtres de dépenses vous donnent plus de contrôle et de flexibilité pour gérer et analyser efficacement vos frais professionnels. Suivez et organisez-les grâce à des options plus ciblées pour affiner vos recherches. Voici les nouveautés :

1. Filtres de taux d'imposition :

• Taux d'imposition : Filtrez vos dépenses en fonction des codes de taux d'imposition spécifiques, pour un meilleur contrôle des transactions imposées.
• Pourcentage d'imposition : Ce filtre a été renommé pour plus de clarté.

2. Filtres fournisseurs :

• Pays du fournisseur : Filtrez les fournisseurs en fonction de leur pays d'activité pour vos dépenses globales.
• ID externe du fournisseur : Identifiez plus facilement les dépenses à l'aide de l'ID externe du fournisseur.
• Numéro fiscal du fournisseur : Organisez les dépenses en les suivant à l'aide du numéro fiscal du fournisseur.

Grâce à la Recherche Globale des Dépenses, bénéficiez d'une expérience de navigation plus fluide : retrouvez facilement vos dépenses, sans avoir besoin de sélectionner manuellement des filtres et des champs personnalisés. Avec ce nouveau champ de recherche unifié, vous pouvez désormais effectuer des recherches multiples, y compris les champs personnalisés et les lignes comptables.

• Expérience unifiée : Cette fonctionnalité de recherche est disponible sur chacune des interfaces (Cartes, Abonnements, Achats, Fonds et Employés et désormais Dépenses).
• Facilité d'utilisation : Accédez rapidement à votre recherche en quelques clics, pour une plus grande efficacité opérationnelle.

Cette nouvelle option vous permet de désactiver les suggestions automatiques pour le champ "Fournisseur" lorsqu'un salarié saisie une dépense. Cette option est particulièrement utile si vous préférez ne pas intégrer de fournisseurs pour ce type de dépenses, notamment si vous bénéficiez d'une intégration ERP qui utilisent des rapports de dépenses.

Important : Les suggestions de champ "Fournisseur" seront toujours actives pour les dépenses par virement bancaire, car le fournisseur est un champ obligatoire dans ces cas-là.

Vous pouvez désormais facilement sélectionner des valeurs pour le champ de "Texte libre" directement à partir du document joint, grâce à notre technologie OCR (reconnaissance optique de caractères). Cette amélioration s'étend également au champ Note.

Important : Veuillez noter que l'extraction de données n'apprend pas de cette entrée, et ne suggérera donc pas la même valeur sur la facture suivante.

Grâce aux nouveaux workflows de ré-attribution (fallbacks), vos processus d'approbation sont toujours actifs, même lorsqu'une personne est absente.

Notre système d'attribution intervient automatiquement lorsque l'un des rôles nécessaires à l'approbation d'une dépense n'est pas disponible, ce qui évite les retards dans le circuit de validation.

Ainsi vous pouvez personnaliser vos workflows, de façon à les adapter aux besoins de votre entreprise :

1. Allez dans Paramètres > Workflows > Avancés.
2. Cliquez sur Modifier les actions d'attribution.
3. Choisissez vos modèles d'attribution.
4. Cliquez sur Enregistrer les modifications.

Pour consulter vos workflows actuels, rendez-vous dans le mode d'édition de chaque étape du workflow.