Renforcer la responsabilité financière et assurer une stratégie financière unifiée grâce aux budgets

Vous aussi, vous connaissez cette frustration en fin de mois lorsque les dépenses prévues ne correspondent pas aux dépenses réelles. Non seulement cette situation fait perdre du temps aux équipes FP&A, mais cela signifie également que la gestion des dépenses n’est pas optimale au sein de l’entreprise.

Pour résoudre ce problème, encourager la responsabilité financière, la précision des données et favoriser des dépenses raisonnables, nous avons dévoilé notre fonctionnalité de suivi budgétaire.

Les 4 défis du suivi budgétaire

Votre équipe financière a besoin de données budgétaires précises pour une planification financière pertinente - mais elle est souvent confrontée à quelques obstacles...

1. Un mauvais accès aux données en temps réel

L'accessibilité des données est un aspect essentiel pour que les équipes financières et les responsables de budget puissent avoir une vision d’ensemble sur l’utilisation des budgets. Sans cela, l’entreprise s’expose à de mauvaises prises de décisions, des désalignements stratégiques et à des dépenses excessives.

2. Des prises de décisions moins informées

Les équipes Finance ne sont pas infaillibles, certaines choses peuvent échapper à leur contrôle. Et si les responsables de budget manquent de prudence dans leurs dépenses, l'écart les dépenses prévues et les dépenses réelles peut être important. Or, sans moyen efficace d’assurer une visibilité sur les dépenses, cet écart ne se verra que lorsqu’il sera temps de réaliser la clôture.

Cela signifie que les membres de l'équipe financière devront inévitablement procéder à des ajustements de dernière minute au lieu d’avancer sur d’autres tâches à plus forte valeur ajoutée.

3. Un manque de responsabilisation

Si les dépenses ne sont pas conformes aux objectifs stratégiques, vous avez un problème : votre entreprise ne peut pas progresser vers ses principaux objectifs. Étant donné que les équipes d'analyse financière n'ont aucune autorité sur les responsables de budget, le manque de responsabilité peut être important. En dépensant ici et là, les budgets prévisionnels sont difficiles à établir et cela ne participe pas à une bonne stratégie de croissance.

4. Une communication inefficace

Il est essentiel de maintenir de bonnes relations entre les équipes FP&A et les responsables de budget. Les allers-retours entre les deux au sujet de l'utilisation du budget peuvent créer des malentendus et de mauvaises communications au sujet de l'état du budget et des besoins. Il faut donc être en mesure d’aligner les priorités et les objectifs afin de mener à bien la stratégie financière de votre entreprise.

Pour que la planification stratégique soit l'objectif principal de tous les départements, chacun doit travailler ensemble à la réalisation d'un objectif commun. Chez Payhawk, notre nouvelle fonctionnalité de suivi budgétaire permet aux entreprises d'avoir une meilleure visibilité sur les budgets pour éviter tous ces obstacles.

L'importance de résoudre ces problèmes

Maîtriser le suivi budgétaire et les prévisions peut faire une grande différence et permettre, à vous et à votre équipe, de prendre de meilleures décisions, tout en améliorant les performances financières futures.

Grâce au suivi budgétaire proposé par Payhawk, votre équipe financière peut :

• Encourager des dépenses responsables grâce à des données en temps réel sur l'utilisation du budget,
• Favoriser une meilleure prise de décision et l'allocation stratégique des ressources en accord avec la planification financière,
• Faciliter la clôture mensuelle et éviter les écarts financiers grâce à des dépenses responsables,
• Permettere à votre équipe de se concentrer sur des initiatives stratégiques en rationalisant la gestion du budget,
• Améliorer la santé financière globale en veillant à ce que les dépenses soient alignées sur les priorités de l'organisation,
• S'adapter rapidement à l'évolution des conditions commerciales grâce à un outil de gestion budgétaire flexible qui permet des ajustements et des réaffectations rapides.

Pendant ce temps, votre équipe FP&A peut :

• Prendre des décisions éclairées en matière de dépenses, toujours en accord avec la stratégie de l'entreprise,
• Entretenir une relation de confiance avec les responsables de budget et se concentrer sur des initiatives stratégiques plutôt que sur des tâches administratives et des allers-retours,
• Bénéficier de données plus précises pour une meilleure planification stratégique grâce à un accès en temps réel à l'utilisation du budget.

Quant aux responsables de budget, ils peuvent :

• Prendre des décisions éclairées grâce à des données en temps réel sur l'utilisation de leurs budgets,
• Tirer parti des informations en temps réel pour mieux planifier leurs budgets,
• Supprimer la charge administrative et bénéficier d'un processus de gestion budgétaire plus efficace qui élimine le travail manuel et les allers-retours inefficaces,
• Aligner leurs dépenses sur les objectifs de l'entreprise.

Comment Payhawk améliore le suivi budgétaire

Chez Payhawk, notre module “Budgets” est intégré à notre plateforme Payhawk. Les données sont accessibles à tous, ce qui rend la planification budgétaire plus facile et plus rationnelle pour toutes les personnes impliquées dans l'allocation, la gestion et la dépense des fonds de l'entreprise.

Par ailleurs, notre plateforme vous permet de suivre vos budgets en temps réel dans le même système que celui où vous gérez toutes les dépenses de votre entreprise.

Voici quelques-unes des fonctionnalités de ce module :

Créer des modèles de budget

Vous pouvez personnaliser des modèles de prévisions dans la plateforme, les récupérer en format Excel et les charger pour suivre et planifier les budgets. Les utilisateurs peuvent également télécharger un nombre illimité de nouvelles prévisions pour une meilleure planification financière.

Notre modèle de budget est pré-formaté avec des colonnes dédiées à des champs (responsable de budget, devise), des colonnes pour les budgets par mois pour les 12 mois suivant le début de l'année fiscale sélectionnée, et des colonnes pour les données réelles et les prévisions mises à jour pour la même période de 12 mois.

De plus, vous pouvez personnaliser votre modèle avec autant de dimensions que nécessaire pour l'adapter à votre structure budgétaire, par exemple :

• Catégories
• Équipes (le nom personnalisé des équipes sera affiché ici, par exemple « Départements »)
• Entités (s'il s'agit d'un groupe, cette dimension est sélectionnée et ne peut être modifiée)
• Fournisseurs
• Champs personnalisés (projet, lieu, etc.)
• Employés

Afficher l’historique des données budgétaires

Notre plateforme affiche l’historique des données budgétaires à l'aide de graphiques, ce qui facilite la compréhension des engagements futurs et permet d'apporter des changements pour réduire les coûts de manière proactive.

L'analyse des dépenses passées et actuelles vous aide à identifier les raisons de l'augmentation des coûts, de façon à prendre des mesures proactives de réduction des coûts.

Filtrez les données budgétaires

Les responsables de budget pourront filtrer les données par :

• Employé
• Fournisseur
• Catégorie
• Champ personnalisé (ce champ peut littéralement avoir des possibilités infinies)
• Équipe

L'exemple ci-dessous vous montre à quoi ressemblera le filtre “fournisseur” une fois appliqué. Vous pouvez voir combien a été dépensé avec chaque fournisseur, quelle part de votre budget est allouée à chaque fournisseur en pourcentage et combien de dépenses sont en suspens.

Le fait de pouvoir passer rapidement d'une dépense à l'autre vous permet d'apporter des modifications à l'allocation du budget.

En exploitant les outils de visualisation des données et les options de filtrage granulaire, vous donnez à vos équipes financières et à vos responsables de budget les moyens de prendre des décisions avisées et alignées sur les objectifs stratégiques et financiers.

À vous de jouer !

Vous avez du mal à suivre et à planifier votre budget ? Il est temps de changer.

Notre plateforme offre de multiples façons d'améliorer la responsabilité de vos équipes et de bénéficier d’une meilleure visibilité sur vos dépenses et vos finances.

Prêt à rationaliser votre gestion budgétaire et à faciliter le travail de votre équipe ? Demandez une démonstration personnalisée pour découvrir comment nous pouvons vous aider à prendre le contrôle de vos budgets.