Problemas de sincronización de proveedores: Payhawk y sistemas externos

Los problemas de sincronización entre Payhawk y sistemas externos como Oracle NetSuite, Xero, Exact Online, QuickBooks Online, Sage Intacct o MS Business Central suelen deberse a registros de proveedores duplicados o inactivos.

Diagnosticar un problema de sincronización de proveedores en Payhawk

Cuando una sincronización de proveedores no se completa del todo, la fila Proveedores de la pestaña Resumen de tu integración muestra Sincronizado parcialmente o Fallido.

Para ver qué salió mal:

En el Payhawk Web Portal, ve a Configuración > Integraciones y abre tu integración con el ERP.
En la pestaña Resumen, haz clic en el estado de la fila Proveedores.
Pasa el cursor sobre un estado para ver un breve resumen, o haz clic en él para abrir el panel Detalles de la sincronización, que muestra los proveedores afectados (nombre, número de identificación fiscal, ID externo), el motivo y una acción por caso, con un enlace Ir a [ERP] para corregir los datos en el origen.
Después de solucionar los problemas, vuelve a ejecutar la sincronización.

Payhawk informa de dos tipos de problemas:

Las advertencias se muestran como Sincronizado parcialmente y la sincronización se completa igualmente - El registro afectado se omite (un nombre duplicado o un número fiscal/de IVA duplicado).
Los errores se muestran como Fallido - El proveedor no se sincroniza (un correo electrónico no válido o una sincronización que ya está en curso).

Corrige cada problema en el origen, en tu ERP (o espera a que termine la sincronización en curso) y, a continuación, vuelve a sincronizar.

Problemas comunes de fallos en la sincronización

Entre las causas más comunes de los fallos en la sincronización de proveedores se incluyen:

Proveedores duplicados en el sistema externo con el mismo número de IVA o nombre.
Datos contradictorios de proveedores, como información inconsistente o desactualizada.
Registros de proveedores inactivos en el sistema externo (ERP).

Prácticas recomendadas para evitar problemas de sincronización

Evita registros duplicados. Asegúrate de que cada proveedor tenga un número de IVA y un nombre únicos.
Mantén los datos de los proveedores actualizados. Revisa y corrige regularmente los registros de los proveedores para evitar conflictos.
Verifica el estado de los proveedores. Asegúrate de que todos estén marcados como activos en tu sistema externo antes de sincronizar.

Guía de solución de problemas

Para solucionar las causas más comunes de fallos en la sincronización de proveedores entre Payhawk y tu sistema ERP, sigue los pasos correspondientes.

Existen registros duplicados de proveedores

Si un proveedor no se sincroniza, puede deberse a entradas duplicadas en tu sistema externo (ERP):

Revisa si hay proveedores con el mismo número de IVA o el mismo nombre.
Elimina o consolida los duplicados utilizando alguna de las siguientes opciones:
- Elimina las entradas duplicadas
- Márcalas como inactivas
- Actualiza sus datos para diferenciarlas
Vuelve a intentar la sincronización en Payhawk. El proveedor debería aparecer correctamente ahora.

Proveedor duplicado tras desconectar y volver a conectar un ERP

Cuando una integración con el ERP está conectada, Payhawk relaciona los proveedores por su nombre. Si desconectas el ERP, importas datos de proveedores en masa y luego lo vuelves a conectar, un proveedor cuyo nombre en el archivo de importación no coincide exactamente con su nombre en el ERP se trata como un registro nuevo. Esto crea un proveedor duplicado y puede trasladar los datos de pago importados al registro equivocado.

Para resolverlo:

Ve a Proveedores y localiza los registros duplicados del mismo proveedor.
Identifica qué registro está vinculado a tu ERP y cuál contiene los datos de pago correctos.
Copia los datos de pago correctos en el registro que está vinculado a tu ERP.
Archiva el registro duplicado desde la aplicación Proveedores.

Para evitar este problema, asegúrate de que cada nombre de proveedor del archivo de importación coincida exactamente con el nombre del proveedor en tu ERP antes de importar. Para añadir datos de pago de proveedores en una cuenta conectada a un ERP, ponte en contacto con el Soporte de Payhawk, ya que volver a conectar un ERP después de una importación manual puede sobrescribir los datos de pago importados manualmente.

La falta de datos o información incorrecta impide crear proveedores en ERP

Si se ha creado un proveedor en Payhawk, pero no aparece en tu sistema externo (ERP), el problema puede deberse a errores de formato o validación requeridos por la integración.