El Agente de IA de Implementación se está implementando de forma gradual y aún no está disponible para todos los clientes.
El Agente de IA de Implementación te ayuda a completar los pasos clave de configuración para empezar a usar Payhawk rápidamente.
Te guía en tareas como:
Conectar tu sistema contable
Añadir fondos a tu cuenta
Emitir tarjetas
Configurar flujos de aprobación
Realizar tu primer gasto
El Agente de IA adapta la configuración en función de tu suscripción y del estado de tu cuenta, para que solo veas los pasos relevantes para tu empresa.
Tu empresa debe completar la verificación KYC antes de que puedas añadir fondos a tu cuenta o emitir tarjetas. Este proceso puede tardar hasta 5 días laborables. Mientras esperas, el Agente de IA de Implementación te mostrará otras tareas que puedes completar mientras tanto. Una vez finalizada la verificación, los siguientes pasos se desbloquearán automáticamente. Si el equipo de Cumplimiento de Payhawk necesita más información por tu parte, el Agente de IA te lo hará saber y te guiará durante el proceso.
El Agente de IA de Implementación hará un seguimiento de tu progreso y te recomendará qué hacer a continuación. También puedes ajustar sus sugerencias, como los códigos contables al conectar tu ERP, chateando con él.
La siguiente imagen muestra un ejemplo de plan de configuración. El Agente de IA de Implementación crea este plan en función de la información que Payhawk ha recopilado sobre tu empresa durante el registro y de lo que mejor se adapta a tu cuenta.
Configuración de tu cuenta de entidad única
Estos son los pasos principales para pasar de la configuración a tu primer gasto. Solo verás los que se apliquen a tu suscripción y a tu cuenta.
Conecta tu sistema contable
Tiempo estimado: ~25 min
Para asegurarte de que tus categorías de gastos, códigos fiscales y asignaciones contables estén listas antes de empezar a gastar, te recomendamos conectar primero la integración con tu ERP.
Este paso aparece si utilizas un ERP.
Que tendrás que hacer:
Conectar Payhawk con tu ERP mediante el asistente de conexión para vincular tu sistema contable.
Asignar tu plan contable vinculando tus categorías de gastos con las cuentas correspondientes. El Agente de IA de Implementación te sugerirá asignaciones basadas en los nombres de tus cuentas y en patrones habituales. Si no utilizas una integración con ERP, el Agente de IA te llevará a Configuración para asignar las cuentas directamente.
Verificar la conexión para comprobar que Payhawk y tu ERP se sincronizan correctamente. El Agente de IA de Implementación te sugerirá crear un reembolso de prueba para confirmar que todo funciona correctamente. Puedes omitir este paso si lo prefieres, no se bloqueará la configuración.
La siguiente imagen muestra lo que verás cuando el Agente de IA de Implementación te guíe durante la conexión de tu ERP.
Añade fondos a tu cuenta
Tiempo estimado: ~10 min
Para empezar a realizar pagos con tarjeta, tendrás que añadir fondos a tu cuenta de Payhawk.
Este paso aparece una vez que tu empresa supera la verificación KYC y solo si tienes una cuenta prepago.
Emite tu primera tarjeta
Tiempo estimado: ~5 min
Para que puedas empezar a gastar lo antes posible, el Agente de IA de Implementación te ayudará a emitir tu primera tarjeta. Mantendrá el proceso lo más sencillo posible centrándose en lo que necesitas en ese momento. Los límites y controles de las tarjetas solo se mostrarán si son relevantes para tu configuración. Este paso aparecerá si tu suscripción incluye tarjetas y te encuentras fuera de EE. UU.
La siguiente imagen muestra lo que verás cuando el Agente de IA de Implementación te guíe durante la emisión de una tarjeta.
Vincula tus tarjetas
Tiempo estimado: ~20 min
Para seguir usando tus tarjetas corporativas actuales en Payhawk, puedes vincularlas desde tu proveedor actual. El Agente de IA de Implementación identificará tu proveedor de tarjetas en función de tu cuenta y te guiará durante el proceso de vinculación.
Este paso aparece para los clientes de EE. UU. en lugar del paso relacionado con la emisión de nuevas tarjetas.
Configura los flujos de aprobación
Tiempo estimado: ~15 min
Para controlar cómo se aprueban los gastos en tu empresa, el Agente de IA de Implementación te ayudará a configurar los flujos de aprobación. Te preguntará quién debe aprobar los gastos, si necesitas un segundo aprobador a partir de determinados importes y te sugerirá algunas opciones para empezar.
El Agente de IA de Implementación recomendará una estructura de aprobación basada en cómo gestiona los gastos tu organización. De forma predeterminada, configurará una aprobación sencilla por parte del responsable del equipo y mantendrá el proceso lo más simple posible, salvo que necesites reglas más complejas.
El flujo de aprobación se aplica inicialmente a todos los tipos de gasto. Más adelante podrás personalizarlo según necesidades específicas.
La siguiente imagen muestra cómo el Agente de IA de Implementación te guía durante la configuración de los flujos de aprobación para facturas. Si mencionas un rol como Responsable de proyectos, lo asociará con el rol más parecido dentro de tu empresa.
Realiza tu primer gasto
Tiempo estimado: ~15 min
Para confirmar que todo funciona correctamente, el Agente de IA de Implementación te guiará para realizar una transacción real una vez que tus tarjetas estén listas y tu cuenta tenga fondos disponibles.
Este paso solo aparece si tu suscripción incluye tarjetas.
Configuración de tu cuenta de grupo
Si tu contrato incluye más de una entidad, Payhawk las reúne en un grupo de clientes cuando se registra tu primera entidad. A continuación, el Agente de IA de Implementación crea un único plan para todo el grupo, de modo que la configuración que comparten las entidades se realiza una sola vez.
El plan de configuración de tu grupo se divide en los siguientes hitos:
Registrar y verificar las entidades de tu grupo - Cada entidad de tu contrato se registra y supera la verificación.
Poner en marcha la primera entidad del grupo - Los pasos para la entidad en la que estás trabajando, desde su configuración contable hasta su primer gasto.
Configurar el resto del grupo - Los pasos para todo el grupo, como los Administradores de grupo y los empleados.
Estos son los pasos principales para que tu grupo pase de la configuración a su primer gasto. Solo verás los que se apliquen a tu suscripción y a tu cuenta.
Añade y verifica tus entidades
Tiempo estimado: ~10 min y, después, hasta 5 días hábiles para la verificación
Cada entidad de tu contrato se registra mediante el formulario de registro de Payhawk y se une al grupo automáticamente. El paso muestra cuántas entidades forman ya parte del grupo, por ejemplo, Añadir tus entidades (1 de 2).
Después, cada entidad debe superar la verificación antes de poder añadir fondos. Mientras Payhawk revisa una entidad, puedes continuar con el resto de la configuración. Cuando se aprueba la entidad, el Agente de IA de Implementación inicia un nuevo chat para avisarte.
Conecta tu sistema contable para el grupo
Tiempo estimado: ~15 min por entidad
Actualmente, hay una conexión de grupo disponible para Oracle NetSuite, Sage Intacct y SAP S/4HANA®.
Este paso funciona igual que la conexión del sistema contable de una sola entidad, con dos diferencias:
Antes de conectar tu ERP, el Agente de IA te pregunta si la entidad usa la conexión del grupo, que configuras una sola vez para todo el grupo, o si conecta su propio ERP. Tu elección determina adónde se exportan los gastos de la entidad y a qué plan de cuentas se asignan.
Las categorías que creas para tu primera entidad se convierten en las categorías del grupo. Para cada entidad siguiente, el Agente de IA sugiere los códigos contables propios de esa entidad para las categorías del grupo, y las demás entidades conservan los suyos.
Haz que tu primera entidad empiece a gastar
Tiempo estimado: ~35 min
Cuando tu primera entidad supera la verificación, el Agente de IA te guía para añadir fondos a la cuenta, emitir tu primera tarjeta y realizar tu primer gasto, igual que con una sola entidad. Antes de la primera tarjeta, te ayuda a configurar las políticas de gastos para que la tarjeta ya las cumpla. Cuando llega la primera transferencia y cuando la entidad realiza su primer gasto, el Agente de IA inicia un nuevo chat para avisarte.
Configura el resto del grupo
Tiempo estimado: ~35 min
Estos pasos se realizan una sola vez para todo el grupo:
Invitar a administradores de Grupo - Indica las direcciones de correo electrónico de las personas que gestionan el grupo contigo, revisa la vista previa y haz clic en Invitar a los administradores. Cada persona recibe un correo electrónico de invitación.
Añadir empleados - Indica en el chat los nombres, direcciones de correo electrónico, roles y entidades de las personas, o sube un archivo CSV o Excel, y haz clic en Añadir a estas personas. Se añaden sin correo electrónico de invitación, así que puedes invitarlas más adelante desde Empleados o pidiéndoselo al Agente de IA. También puedes conectar tu sistema de RR. HH. en su lugar.
Configura los flujos de aprobación - Describe tu regla de aprobación con tus propias palabras, por ejemplo, Todo gasto superior a 100 necesita la aprobación de un Administrador. Revisa la vista previa y haz clic en Aplicar cambios. El flujo de aprobación se aplica a todas las entidades que siguen los flujos del grupo, y el Agente de IA puede copiarlo a tus otros tipos de gasto.
Continúa con la siguiente entidad
Cuando tu primera entidad ya esté gastando, haz clic en Continuar la configuración en [nombre de la entidad] para abrir el panel de la siguiente entidad y continuar allí su configuración. Los pasos realizados para el grupo no se repiten. Cada entidad siguiente debe superar igualmente la verificación, elegir cómo se conecta a tu ERP y recibir sus propios códigos contables.
Cómo prioriza los pasos el Agente de IA de Implementación
El Agente de IA de Implementación te guía durante el proceso de configuración en el orden adecuado:
El Agente prioriza los pasos necesarios para que puedas empezar a operar cuanto antes. La conexión de tu sistema contable, la emisión de tarjetas y añadir fondos a tu cuenta tienen prioridad porque desbloquean directamente la posibilidad de realizar gastos.
Si algunos pasos requieren aprobación, como la verificación KYC, el Agente te ayuda a continuar con el resto de la configuración mientras esperas.
Se omiten pasos innecesarios: si tu suscripción no incluye tarjetas, no se mostrarán los pasos relacionados con ellas. Si tienes una cuenta de crédito, no será necesario añadir fondos.