La funcionalidad Agent Fetch del Agente de Control Financiero (FCA) puede recuperar automáticamente recibos y facturas de los sitios web de los proveedores, como Uber, Mailjet y LinkedIn, compararlos con los gastos de tarjeta correspondientes y subirlos al sistema una vez que su funcionalidad de recuperación de recibos y facturas en línea esté activada.
También aplica codificación automática, asignando los códigos contables, los tipos impositivos y las categorías de gasto correctos según las políticas contables de tu empresa, garantizando que cada documento se procese con precisión y sin intervención manual.
La recogida online de recibos y facturas está disponible actualmente solo en el portal web de Payhawk.
Cómo funciona el Agent Fetch
Cuando se registra un gasto con tarjeta y falta un recibo o una factura, el Agent intenta recuperarlo automáticamente desde el sitio web del proveedor como parte del proceso de seguimiento, antes de pedirte que lo subas manualmente. Busca el documento por importe y fecha, lo adjunta al gasto y te notifica cuando ha terminado. Todo el proceso es automático, a menos que el Agent necesite tu intervención.
Solo tienes que intervenir en los siguientes casos:
Primera conexión o sesión caducada - Si el Agent no ha accedido anteriormente a un proveedor concreto, o si una sesión anterior ha caducado, te enviará un enlace de inicio de sesión seguro para que te autentiques. Una vez que hayas iniciado sesión, el Agent guarda la sesión de forma segura y gestiona automáticamente todas las recuperaciones futuras de ese proveedor - no necesitas hacer nada hasta que la sesión caduque. La duración de la sesión depende de la configuración del portal del proveedor, que normalmente se establece para un periodo determinado.
Verificación CAPTCHA: - Si el sitio web del proveedor requiere un paso de verificación, el Agent se pausará y te notificará para que lo completes. Una vez hecho, el Agent retoma el proceso automáticamente.
Requisitos de acceso del proveedor
El Agente de Control Financiero solo puede recoger recibos y facturas si el proveedor los almacena en tu cuenta online. Si el recibo o la factura están disponibles únicamente en la aplicación del proveedor o no son accesibles a través de tu cuenta, tendrás que subirlos manualmente.
Si has realizado una compra como invitado (sin crear una cuenta), el Agente te pedirá igualmente que inicies sesión. En ese caso, podrás registrar una cuenta vinculada a tu compra o subir el recibo o la factura manualmente.
Conciliación de recibos y facturas con gastos
El Agente de Control Financiero identifica el recibo o la factura correctos comparando el importe y la fecha del gasto con los registros de tu cuenta en el portal del proveedor. Si existen varios documentos en tu cuenta, el Agente utilizará esta información para seleccionar la coincidencia más precisa.
Si el Agente no puede recoger el recibo o la factura, te lo notificará en el chat y, a continuación, te pedirá que subas el documento manualmente.
Activación de la recogida online de recibos y facturas
Para usar la función Agent Fetch, tienes que ser el propietario del gasto que quieres recuperar a través del chat.
Para activar la obtención online de documentos para un proveedor, usa una de estas opciones:
Desde el chat - Abre una conversación con el Financial Controller AI Agent en el portal web de Payhawk y solicita la activación de la recuperación en línea. Una vez activada, el Agent simplifica el proceso de recopilación, comparación y carga de recibos y facturas, y te ahorra trabajo manual.
Desde un gasto - Cuando consultes un gasto al que le falta un recibo o una factura, verás el botón Autorizar al Agent en el área de carga de documentos. Haz clic en él para conectar el Agent con ese proveedor y encontrará y adjuntará automáticamente las facturas correspondientes, tanto las pasadas como las futuras.
Puedes activar Agent Fetch en la cuenta de Payhawk de tu empresa y permitir que el Agente de IA de Control Financiero obtenga tickets y facturas online para todos los empleados. Usa el mismo interruptor con el que puedes desactivarlo.
Desactivación de la recogida online de recibos y facturas
Los administradores de Payhawk pueden desactivar Agent Fetch para toda la empresa desde el Payhawk Web Portal. Cuando está desactivado, el Agente de IA de Control Financiero deja de obtener tickets y facturas de los sitios web de los proveedores, y los usuarios tienen que subir sus documentos manualmente.
Para activar Agent Fetch:
En el Payhawk Web Portal, ve a Configuración y selecciona AI Office > Financial Controller Agent. Haz clic en Gestionar.
Abre la pestaña Agent Fetch.
Activa el interruptor Agent Fetch para habilitarlo en la cuenta de Payhawk de tu empresa. Cuando está activado, el estado muestra Activado para toda la empresa.
También puedes desactivar la recogida online de recibos y facturas desde el chat con el Financial Controller AI Agent. Por ejemplo, escribe «Desactivar Agent Fetch».