El Buzón funciona a nivel de grupo y proporciona una única dirección de correo electrónico centralizada única para recibir facturas reenviadas.
Beneficios
Ahorra tiempo y esfuerzo agilizando el proceso de aprobación de gastos en solo un par de clics.
Evita la tediosa y pesada descarga manual de documentos de pago y su posterior carga en tu cuenta personal de Payhawk para adjuntarlos al gasto realizado.
Configuración del Buzón para el grupo
Para configurar el Buzón:
En el portal web de Payhawk, en el panel del grupo, ve a Configuración > Buzón.
Haz clic en + Añadir una dirección de correo electrónico e introduce la dirección de correo electrónico desde la que reenviarás los documentos, por ejemplo, facturas@tuempresa.com.
Payhawk generará automáticamente una dirección de correo electrónico única para tu empresa a la que se reenviarán los documentos.
Para configurar el reenvío automático, sigue las instrucciones descritas en reenviar facturas desde Gmail y reenviar facturas desde Outlook. No se recomienda usar otras configuraciones, ya que pueden causar problemas inesperados.
Notificaciones del Buzón
Para cada dirección de correo electrónico que añades al Buzón, también seleccionas quién se encarga de las facturas enviadas a ella. Puedes seleccionar usuarios concretos, una función, o una combinación de ambos.
Si seleccionas una función, todos los usuarios con esa función reciben una notificación de cada factura que llega a esa dirección, y no solo de las facturas que ellos mismos han reenviado. Por ejemplo, si seleccionas Empleado, todos los empleados del grupo reciben una notificación por cada factura enviada a la dirección. Durante la configuración, Payhawk muestra un aviso y te pide que confirmes antes de guardar.
Para reducir el número de notificaciones, selecciona solo los usuarios que necesitan gestionar estas facturas, o selecciona una función con pocos miembros.