Automatische synchronisatie van medewerkergegevens Houd uitgaven onder controle met de Workday-integratie

Het koppelen van een HR-systeem aan een software voor uitgavenbeheer zoals Payhawk biedt verschillende voordelen:

1. Efficiënte in- en uitstroom van werknemers: Een dergelijke integratie zorgt voor een naadloze synchronisatie van personeelsgegevens tussen HR en het uitgavenbeheersysteem. Dit zorgt ervoor dat nieuwe medewerkers automatisch worden voorzien van de benodigde toegang en rechten, terwijl vertrekkende medewerkers snel worden gedeactiveerd. Dit vermindert handmatig administratief werk en minimaliseert het risico op fouten of vergissingen.

2. Nauwkeurige personeelsgegevens: Door HR-gegevens te synchroniseren met het uitgavenbeheersysteem blijft werknemersinformatie zoals namen, rollen, afdelingen en kostenplaatsen up-to-date en nauwkeurig op alle platforms. Dit maakt nauwkeuriger traceren en rapporteren van uitgaven mogelijk, waardoor beter financieel overzicht en betere compliance mogelijk zijn.

3. Gestroomlijnde onkostenvergoedingen: De integratie maakt het mogelijk om gegevens van medewerkers, zoals namen, rollen, afdelingen en bankgegevens, automatisch in het uitgavenbeheersysteem in te voeren. Dit bespaart medewerkers tijd doordat gegevens niet meer handmatig hoeven te worden ingevoerd en verkleint de kans op fouten. Het verbetert ook de zichtbaarheid voor managers en financiële teams, zodat ze eenvoudig uitgaven per medewerker, afdeling of project kunnen volgen.

4. Naleving van beleid: Een dergelijke integratie kan ervoor zorgen dat het uitgavenbeleid en de compliance-regels die zijn ingesteld in het uitgavenbeheersysteem automatisch worden gesynchroniseerd. Bijvoorbeeld met het HR-systeem, zodat uitgaven voldoen aan de bedrijfsrichtlijnen. Dit helpt ongeautoriseerde uitgaven te voorkomen en vermindert de noodzaak voor handmatige controle- en goedkeuringsprocessen.

Het koppelen van een HR-systeem aan een uitgavenbeheersoftware zoals Payhawk verbetert de operationele efficiëntie, nauwkeurigheid van gegevens, naleving en financiële zichtbaarheid, wat uiteindelijk leidt tot kostenbesparingen en het verbeteren van de algehele bedrijfsprestaties.

De integratie van een HR-systeem met een software voor uitgavenbeheer zoals Payhawk kan fraude op verschillende manieren helpen voorkomen:

1. Toegang op basis van rollen: De integratie van HR-systemen zorgt ervoor dat het uitgavenbeheerplatform de rollen, machtigingen en toegangsrechten van werknemers nauwkeurig weergeeft. Door de toegang tot gevoelige financiële functies te beperken op basis van werknemersrollen die in het HR-systeem zijn gedefinieerd, kunnen organisaties voorkomen dat onbevoegden frauduleuze transacties initiëren of goedkeuren.

** 2. Geautomatiseerd gebruikersbeheer**: De integratie van HR- en uitgavenbeheersystemen maakt geautomatiseerde onboarding- en offboardingprocessen mogelijk. Wanneer medewerkers in dienst treden of het bedrijf verlaten, wordt hun toegang tot het uitgavenbeheerplatform automatisch aangepast op basis van hun status in het HR-systeem. Dit vermindert het risico dat voormalige werknemers toegang houden tot bedrijfsfondsen en helpt potentiële frauduleuze activiteiten te voorkomen.

3. Handhaving van beleid: De integratie van HR-systemen maakt het mogelijk om uitgavenbeleid en nalevingsregels af te dwingen binnen het uitgavenbeheerplatform. Organisaties kunnen ervoor zorgen dat uitgaven in overeenstemming zijn met bedrijfsvoorschriften en -standaarden door het uitgavenbeleid af te stemmen op HR-richtlijnen. Geautomatiseerde mechanismen voor het afdwingen van beleid kunnen uitgaven die in strijd zijn met vastgestelde regels markeren of blokkeren, waardoor frauduleuze of niet-conforme transacties worden voorkomen.

4. Audittrails en rapportage: Geïntegreerde systemen bieden uitgebreide audittrails en rapportagemogelijkheden, zodat organisaties elke stap van het onkostenbeheerproces kunnen volgen. Gedetailleerde logboeken van gebruikersactiviteiten, transactiegeschiedenissen en goedkeuringsworkflows stellen controleurs in staat om de herkomst van transacties te achterhalen en eventuele afwijkingen of verdacht gedrag op te sporen. Deze transparantie schrikt frauduleuze activiteiten af en levert bewijs voor onderzoeken als fraude wordt vermoed.

Al met al versterkt de integratie van een HR-systeem met software voor uitgavenbeheer zoals Payhawk de interne controles, vergroot het de transparantie en verbetert het het overzicht, wat allemaal bijdraagt aan het voorkomen en opsporen van frauduleuze activiteiten binnen de organisatie.

We integreren met meer dan 50 HR-systemen en de lijst groeit voortdurend. Vanaf maart 2024 integreren we met de volgende systemen:
7shifts, ADP Workforce Now, AlexisHR, AllianceHCM, Altera Payroll, BambooHR, Breathe, Ceridian Dayforce, Charlie, ChartHop, ClayHR, CyberArk, Deel, Employment Hero, Factorial, Freshteam, Google Workspace, Gusto, HiBob, HR Cloud, HR Partner, Humaans, Humi, Insperiry Premier, IntelliHR, IRIS Cascade, JumpCloud, Justworks, Kallidus, Keka, Kenjo, Lano, Lucca, Microsoft Entra ID, Namely, Nmbrs, Officient, Okta, OneLogin, OysterHR, PayCaptain, Paychex, Paycor, Payfit, Paylocity, PeopleHR, Personio, PingOne, Proliant, Sage HR, SAP Success Factors, Sesame, Square Payroll, TriNet, UKG Pro, UKG Pro Workforce Management, UKG Ready, Workday, Zenefits en Zoho people.

Als je jouw HR-systeem niet op onze ondersteunde lijst ziet staan, maak je dan geen zorgen. Neem gewoon contact met ons op en laat ons weten welke HR-software je gebruikt. We werken dan samen aan een oplossing die aan je behoeften voldoet. De beste manier om contact met ons op te nemen is door een demo met ons boeken.

Payhawk integreren met je HR-systeem is heel eenvoudig. Met slechts een paar klikken en admin toegang tot zowel Payhawk als je HR platform, ben je in een mum van tijd aan de slag. Onze intuïtieve interface leidt je moeiteloos door het proces. Selecteer je HR-systeem uit onze lijst met ondersteunde platforms, voer je inloggegevens in en wij doen de rest - we brengen de gegevens van je werknemers en bedrijfsentiteiten naadloos in kaart. Afhankelijk van het HR-systeem waarmee je integreert, kan dit variëren van een paar minuten tot een paar uur.

HR-integraties zijn gratis voor alle klanten in ons Enterprise-plan. Afhankelijk van het specifieke HR-systeem dat je gebruikt, kunnen er echter extra integratiekosten in rekening worden gebracht. Voor meer informatie kun je contact opnemen met ons sales team. Zij helpen je graag verder.

De integratie synchroniseert werknemersgegevens, zoals namen, e-mailadressen, telefoonnummers en entiteit of locatie in het geval van bedrijven met meerdere entiteiten. Deze gegevens worden automatisch bijgewerkt in Payhawk wanneer er wijzigingen worden aangebracht in Workday, waardoor consistente en up-to-date werknemersinformatie in alle systemen wordt gegarandeerd. Het gegevensveld Werknemersstatus wordt gedeeld tussen Workday en Payhawk. Alleen werknemers met een Actieve status worden geïmporteerd en zijn zichtbaar in Payhawk.

De integratie automatiseert de onboarding van werknemers en de synchronisatie van gegevens, vermindert handmatige fouten en zorgt ervoor dat alle werknemers de juiste rechten hebben voor het bijhouden van onkosten. Deze naadloze synchronisatie zorgt voor een snellere reconciliatie van uitgaven. Met geautomatiseerde workflows kunnen goedkeuringen voor uitgaven vooraf gedefinieerde regels volgen op basis van werknemersrollen of limieten die in Payhawk zijn ingesteld, waardoor de naleving wordt verbeterd en de verwerkingstijd wordt verkort. Bovendien maken de realtime uitgavengegevens in Payhawk het eenvoudiger om uitgaven over teams en afdelingen heen te volgen, wat zorgt voor meer zichtbaarheid en controle.

Ja, dankzij Payhawk kun je workflows automatiseren voor verschillende processen, zoals het indienen, goedkeuren en afstemmen van onkosten, waardoor er minder handmatige invoer nodig is. Ze maken naadloze goedkeuringen van onkosten mogelijk met vooraf gedefinieerde regels, zorgen ervoor dat het beleid wordt nageleefd door uitgavenlimieten in te stellen en automatiseren betalingsstromen. Bovendien passen de aanpasbare workflows van Payhawk zich aan organisatiestructuren aan, zoals goedkeuringen op meerdere niveaus of teamspecifieke processen, wat flexibiliteit biedt voor verschillende bedrijfsbehoeften.

Het platform vergemakkelijkt ook het automatisch vergoeden van werknemers door goedgekeurde uitgaven te verwerken en betalingen direct naar hun bankrekening over te maken, wat tijd bespaart en de gebruikerservaring verbetert.

Payhawk garandeert een veilige gegevensverwerking door toestemming van de gebruiker te vragen voor toegang en versleutelde verbindingen te gebruiken om gegevens te synchroniseren. Als de integratie wordt verbroken, bewaart Payhawk alleen de laatst gesynchroniseerde gegevens, die veilig binnen het platform blijven.

Ja, de integratie is schaalbaar. Als je personeelsbestand groeit of nieuwe afdelingen worden toegevoegd in Workday, zorgt de gegevenssynchronisatie ervoor dat deze automatisch worden weergegeven in Payhawk, zodat de systemen op elkaar afgestemd blijven zonder dat handmatige updates nodig zijn.