Automatische Synchronisierung von Mitarbeiterdaten

Dank Workday-Integration haben Sie Ihre Ausgaben jederzeit unter Kontrolle

Die Verbindung eines HR-Systems mit einer Ausgabenmanagement Software wie Payhawk bietet zahlreiche Vorteile:

1. Effizientes Onboarding und Offboarding von Mitarbeitern: Eine solche Integration ermöglicht die nahtlose Synchronisierung von Mitarbeiterdaten zwischen der Personalabteilung und dem Ausgabenmanagementsystem. Dadurch wird sichergestellt, dass neu eingestellte Mitarbeiter automatisch mit den erforderlichen Zugängen und Berechtigungen ausgestattet werden, während ausscheidende Mitarbeiter schnell aus dem System entfernt werden, einschließlich der Kündigung von Zugängen und Karten. Dies reduziert den manuellen Verwaltungsaufwand und minimiert das Risiko von Fehlern oder Versäumnissen.

2. Präzise Personaldaten: Durch die Synchronisierung von Personaldaten mit dem Ausgabenmanagementsystem bleiben Mitarbeiterinformationen wie Namen, Rollen, Abteilungen und Kostenstellen plattformübergreifend aktuell und genau. Dies ermöglicht eine genauere Ausgabenverfolgung und -berichterstattung sowie eine bessere Finanzkontrolle und Compliance.

3. Optimierung der Kostenerstattung: Die Integration ermöglicht die automatische Eingabe von Mitarbeiterdaten wie Name, Funktion, und Abteilung in das Reisekostenmanagementsystem. Dies spart Zeit für die Mitarbeiter, da die manuelle Dateneingabe entfällt und die Fehlerwahrscheinlichkeit sinkt. Außerdem wird die Transparenz für Manager und Finanzteams verbessert, da sie die Ausgaben einfach nach Mitarbeiter, Abteilung oder Projekt verfolgen können.

4. Einhaltung von Richtlinien: Eine solche Integration kann die Einhaltung von Ausgabenrichtlinien und Compliance-Regeln durchsetzen, die im Ausgabenmanagementsystem festgelegt wurden, um eine automatische Synchronisierung mit . Zum Beispiel mit dem HR-System, um sicherzustellen, dass die Ausgaben den Unternehmensrichtlinien entsprechen. Dies trägt dazu bei, unzulässige Ausgaben zu verhindern und den Bedarf an manuellen Überprüfungs- und Genehmigungsverfahren zu verringern.

Die Verbindung eines HR-Systems mit einer Ausgabenmanagement-Software wie Payhawk verbessert die betriebliche Effizienz, die Datengenauigkeit, die Einhaltung von Vorschriften und die finanzielle Transparenz, was letztlich zu Kosteneinsparungen und einer Verbesserung der allgemeinen Unternehmensleistung führt.

Die Integration eines HR-Systems mit einer Ausgabenmanagement-Software wie Payhawk kann in mehrfacher Hinsicht dazu beitragen, Betrug zu verhindern:

1. Rollenbasierter Zugriff: Durch die Integration des HR-Systems wird sichergestellt, dass die Ausgabenmanagement-Plattform die Rollen, Berechtigungen und Zugriffsrechte der Mitarbeiter korrekt wiedergibt. Durch die Einschränkung des Zugriffs auf sensible Finanzfunktionen auf der Grundlage der im HR-System definierten Mitarbeiterrollen können Unternehmen verhindern, dass nicht autorisierte Personen betrügerische Transaktionen initiieren oder genehmigen.

2. Automatisierte Benutzerverwaltung: Die Integration von HR- und Spend-Management-Systemen ermöglicht automatisierte Onboarding- und Offboarding-Prozesse. Wenn Mitarbeiter dem Unternehmen beitreten oder es verlassen, wird ihr Zugang zur Ausgabenmanagement-Plattform automatisch auf der Grundlage ihres Status im HR-System angepasst. Dies reduziert das Risiko, dass ehemalige Mitarbeiter weiterhin Zugriff auf Unternehmensmittel haben und hilft, mögliche betrügerische Aktivitäten zu verhindern.

3. Durchsetzung von Richtlinien: Die Integration des HR-Systems ermöglicht die Durchsetzung von Ausgabenrichtlinien und Compliance-Regeln innerhalb der Ausgabenmanagement-Plattform. Unternehmen können sicherstellen, dass die Ausgaben den Unternehmensrichtlinien und -standards entsprechen, indem sie die Ausgabenrichtlinien mit den HR-Richtlinien abgleichen. Automatisierte Mechanismen zur Durchsetzung von Richtlinien können Ausgaben, die gegen festgelegte Regeln verstoßen, kennzeichnen oder blockieren und so dazu beitragen, betrügerische oder regelwidrige Transaktionen zu verhindern.

3. Prüfprotokolle und Berichterstattung: Integrierte Systeme bieten umfassende Prüfprotokolle und Berichtsfunktionen, mit denen Unternehmen jeden Schritt des Spesenverwaltungsprozesses verfolgen können. Detaillierte Protokolle von Benutzeraktivitäten, Transaktionsverläufen und Genehmigungsworkflows ermöglichen es Prüfern, den Ursprung von Transaktionen zurückzuverfolgen und Anomalien oder verdächtiges Verhalten zu erkennen. Diese Transparenz schreckt von betrügerischen Aktivitäten ab und liefert Beweise für Untersuchungen, wenn ein Betrugsverdacht besteht.

Insgesamt stärkt die Integration eines HR-Systems mit einer Ausgabenverwaltungssoftware wie Payhawk die internen Kontrollen, erhöht die Transparenz und verbessert die Übersicht, was alles dazu beiträgt, betrügerische Aktivitäten innerhalb des Unternehmens zu verhindern und aufzudecken.

Wir integrieren mit über 50 HR-Systemen, und die Liste wächst ständig. Ab März 2024 werden wir mit folgenden Systemen integriert sein:
7shifts, ADP Workforce Now, AlexisHR, AllianceHCM, Altera Payroll, BambooHR, Breathe, Ceridian Dayforce, Charlie, ChartHop, ClayHR, CyberArk, Deel, Employment Hero, Factorial, Freshteam, Google Workspace, Gusto, HiBob, HR Cloud, HR Partner, Humaans, Humi, Insperiry Premier, IntelliHR, IRIS Cascade, JumpCloud, Justworks, Kallidus, Keka, Kenjo, Lano, Lucca, Microsoft Entra ID, Namely, Nmbrs, Officient, Okta, OneLogin, OysterHR, PayCaptain, Paychex, Paycor, Payfit, Paylocity, PeopleHR, Personio, PingOne, Proliant, Sage HR, SAP Success Factors, Sesame, Square Payroll, TriNet, UKG Pro, UKG Pro Workforce Management, UKG Ready, Workday, Zenefits and Zoho people.

Machen Sie sich keine Sorgen, wenn Ihr HR-System nicht in unserer Liste der unterstützten Systeme aufgeführt ist. Kontaktieren Sie uns einfach und teilen Sie uns mit, welche HR-Software Sie verwenden. Gemeinsam finden wir eine Lösung, die Ihren Anforderungen entspricht. Am besten nehmen Sie Kontakt mit uns auf, indem Sie eine Demo bei uns buchen..

Die Integration von Payhawk in Ihr HR-System ist denkbar einfach. Mit nur wenigen Klicks und einem Admin-Zugang sowohl zu Payhawk als auch zu Ihrer HR-Plattform sind Sie im Handumdrehen startklar. Unsere intuitive Benutzeroberfläche führt Sie mühelos durch den Prozess. Wählen Sie einfach Ihr HR-System aus der Liste der unterstützten Plattformen aus, geben Sie Ihre Anmeldedaten ein und wir kümmern uns um den Rest - wir verknüpfen Ihre Mitarbeiter- und Unternehmensdaten nahtlos. Je nachdem, in welches HR-System Sie die Integration vornehmen, kann dies zwischen wenigen Minuten und einigen Stunden dauern.

HR-Integrationen sind für alle Kunden mit unserem Enterprise Plan kostenlos. Je nachdem, welches HR-System Sie verwenden, kann jedoch eine zusätzliche Gebühr für die Integration anfallen. Für weitere Informationen wenden Sie sich bitte an unser Vertriebsteam.

Die Integration synchronisiert Mitarbeiterdaten wie Namen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern und Entität/Standort im Falle von Unternehmen mit mehreren Entitäten. Diese Daten werden automatisch in Payhawk aktualisiert, wenn Änderungen in Workday vorgenommen werden, damit die Mitarbeiterinformationen systemübergreifend konsistent und aktuell sind. Das Datenfeld Mitarbeiterstatus wird von Workday und Payhawk gemeinsam genutzt. Nur Mitarbeiter mit dem Status „Aktiv“ werden importiert und in Payhawk angezeigt.

Durch die Automatisierung des Onboardings von Mitarbeitern und der Datensynchronisation reduziert die Integration manuelle Fehler und stellt sicher, dass alle Mitarbeiter über die richtigen Berechtigungen für die Spesenerfassung verfügen. Diese nahtlose Synchronisierung ermöglicht einen schnelleren Abgleich von Ausgaben. Mit automatisierten Workflows können Genehmigungen für Ausgaben vordefinierten Regeln folgen, die auf Mitarbeiterrollen oder in Payhawk festgelegten Limits basieren, was die Compliance verbessert und die Bearbeitungszeiten verkürzt. Darüber hinaus erleichtern Echtzeit-Ausgabendaten in Payhawk die Nachverfolgung von Ausgaben über Teams und Abteilungen hinweg und sorgen für mehr Transparenz und Kontrolle.

Ja, dank Payhawk können Sie Arbeitsabläufe für verschiedene Prozesse automatisieren, z. B. für die Einreichung, Genehmigung und Abstimmung von Ausgaben, wodurch die Notwendigkeit manueller Eingaben verringert wird. Sie ermöglichen nahtlose Ausgabengenehmigungen gemäß vordefinierter Regeln, gewährleisten die Einhaltung von Richtlinien durch die Festlegung von Ausgabenlimits und automatisieren Zahlungsabläufe. Darüber hinaus passen sich die anpassbaren Workflows von Payhawk an organisatorische Strukturen an, wie z. B. mehrstufige Genehmigungen oder teamspezifische Prozesse, und bieten so Flexibilität für unterschiedliche Geschäftsanforderungen.

Die Plattform ermöglicht auch automatische Rückerstattungen an Mitarbeiter, indem sie genehmigte Ausgaben verarbeitet und Zahlungen direkt auf deren Bankkonten überweist, was Zeit spart und die Benutzerfreundlichkeit verbessert.

Payhawk gewährleistet einen sicheren Umgang mit Daten, indem es die Zustimmung des Benutzers für den Zugriff verlangt und verschlüsselte Verbindungen für die Synchronisierung der Daten verwendet. Wird die Integration deaktiviert, bewahrt Payhawk nur die zuletzt synchronisierten Daten auf, die innerhalb der Plattform sicher bleiben.

Ja, die Integration ist skalierbar. Wenn Ihre Belegschaft wächst oder neue Abteilungen in Workday hinzukommen, sorgt die Datensynchronisation dafür, dass diese automatisch in Payhawk abgebildet werden, sodass der Abgleich zwischen den Systemen erhalten bleibt, ohne dass manuelle Aktualisierungen erforderlich sind.