Políticas de gasto y gestión de presupuestos

Tener una buena gestión de presupuesto resulta crucial para toda empresa. Es vital no sólo para superar los momentos de crisis, sino también para hacer más eficientes las operaciones, crecer y generar beneficios. Las políticas de gasto son una herramienta relativamente simple, pero con gran impacto en la contabilidad y el control de costes, dando un sustento práctico y operativo a la gestión presupuestaria.

Una política de gastos es básicamente un conjunto de normas, mejores prácticas y valores que buscan regir y organizar cómo se realizan los gastos dentro de una empresa. En otras palabras, son una serie de reglas que prescriben de qué manera cada empleado, departamento o equipo debe realizar sus pagos, consumos y gastos profesionales.

No existe una única receta o una política de gastos ideal para todas las empresas. Cada compañía debe analizar sus necesidades, las características de su negocio y su cultura organizacional para diseñar una política de gastos ajustada a su realidad, aplicable a sus procesos y aceptada por los diferentes departamentos y trabajadores.

Las políticas de gastos funcionan sólo si se sabe de su existencia y si se entienden las reglas. Sin embargo, es bastante frecuente que no se dominen a cabalidad. Una encuesta de 2015, ya advertía que 1 de cada 5 empleados en las empresas españolas consultadas no cumplía las políticas internas. Otro sondeo señala que el 66% de los empleados no ha leído la política de gastos de su empresa y el 10% no sabe que puede solicitar reembolsos.

Este tipo de deficiencias y descontroles suele ocasionar no sólo malestar entre los empleados y la propia empresa, sino también ralentización en los procesos, ineficiencias, malas prácticas y fraudes. En este sentido, establecer una buena política de gastos no resulta suficiente. Lo definitorio será la forma de implementación y la comunicación, para que se ponga en práctica de manera efectiva.

¿Qué debo tomar en cuenta para diseñar una buena política de gastos?

A la hora de gestionar un gasto, normalmente las empresas cuentan un proceso como el siguiente: un empleado solicita fondos y un gerente, o el propio Chief Financial Officer (CFO) aprueba la solicitud. El empleado gasta entonces los fondos aprobados y respalda la transacción con una factura o recibo. A continuación, el equipo administrativo verifica los datos y los importa al software de contabilidad o ERP. Finalmente, los gerentes de finanzas analizan todos los gastos realizados.

En general estos son los pasos predeterminados. La diferencia estará en el diseño del proceso y las herramientas utilizadas. La gestión de gastos puede ir desde la aprobación cuasi manual por parte de una única persona -el CEO o el gerente financiero-, pasando por las cadenas de correos con algunas herramientas asociadas, hasta los ERP, con los departamentos de compra.

Es bastante frecuente que las empresas se centren en el mero control de presupuestos. No obstante, existe otra serie de objetivos que podemos apuntalar a través de una política de gastos práctica y eficaz:

Mejorar la eficiencia

Realizar un informe de gastos puede tomar como mínimo unos 20 minutos, dependiendo del proceso a seguir y las herramientas disponibles. Si se desea ser más expedito, la vía seguramente será la automatización y digitalización.

Sin embargo, establecer plataformas tecnológicas independientes puede ser contraproducente, al mejorar un punto de la cadena, mientras se complica o ralentiza otro. El tiempo ahorrado en la realización de un informe, puede terminar perdiéndose al tener que aprender a usar una nueva herramienta o intentar integrarla con los otros sistemas.

La clave estará en aplicar una solución integral, que facilite simultáneamente el trabajo de todos los involucrados y mejore la eficiencia global.

Optimizar el control presupuestario

Toda empresa busca lograr mayores ingresos al menor coste. No obstante, es común que las organizaciones no tengan una visibilidad en tiempo real de todos sus gastos. Esto imposibilita la previsión, siendo frecuentes las sorpresas a fin de mes.

Para reducir los costes de manera oportuna, es vital contar con la mayor cantidad de datos en tiempo real. En ese sentido, la política y gestión de gastos debería ser práctica y operativa. Debe facilitar la monitorización y visibilidad de todos los costes en el mismo momento en que se están produciendo.

Mejorar el flujo de caja y la flexibilidad

Otro factor importante a la hora de implementar una política de gastos es cómo mejorar el flujo de efectivo, para que la empresa pueda actuar de manera proactiva. Un flujo de caja optimizado abre posibilidades de inversión y mejora continua. En cambio, bloquear dinero en tarjetas prepagadas o en una cuenta bancaria estándar paraliza e impide aprovechar oportunidades.

Resulta vital implementar un sistema de gestión de gastos flexible y escalable, que pueda adaptarse y mejorarse a medida que la empresa crece y necesita dar acceso a fondos a nuevos miembros del equipo. Si el más pequeño cambio, como la cantidad que un empleado puede gastar, genera confusión y mayor carga de trabajo, se está yendo en la dirección incorrecta.

El enfoque de Payhawk para las políticas de gasto

Como hemos visto, no hay una solución única o estática para una gestión de gastos eficiente. Es por ello que, en Payhawk, ponemos a disposición de nuestros clientes una funcionalidad de política de gastos flexible, que se adapta a las necesidades,  usos y objetivos específicos de cada negocio, bien se trate de medianas empresas o grandes corporaciones.

Los equipos financieros no tienen que seguir un proceso de aprobación predefinido, ya que todos nuestros clientes tienen la libertad de  adaptar la plataforma según sus requerimientos.

Así, las empresas pueden aplicar un control de gastos tan estricto o laxo, como lo requiera su negocio. Igualmente pueden autorizar fondos y dar potestad de gasto a cuántos empleados se desee, diferenciando asignaciones y límites de gasto. La organización puede modificar dinámicamente los niveles de aprobación en función de los importes de las solicitudes.

Además, próximamente no sólo los administradores podrán aprobar solicitudes de fondos, sino también equipos, proyectos, gerentes de unidades y directores financieros, según se necesite. Esta funcionalidad será especialmente útil para los holdings de empresas, que funcionen con múltiples entidades.

Nuestro objetivo es facilitarle a la empresa el cumplimento interno de su política de gastos, haciendo que el proceso sea fácil, ágil e intuitivo. En ese sentido, el software de gestión de gastos de Payhawk automatiza el proceso de pre-contabilidad.

Finalmente, la aplicación móvil permite a los empleados reunir y compartir los soportes de sus gastos, sin esfuerzo y en tiempo real, con los departamentos de contabilidad. Este flujo integrado de solicitudes y aprobaciones permite una mayor visibilidad de los gastos, facilita el control de costes y posibilita una mejor previsión.

Si te interesa saber más de este tema puedes solicitar una demo y te explicamos cómo nos podemos adaptar a tus necesidades para la gestión de gastos.