Ausgabenpolitik im Unternehmen: Darauf sollten Sie achten

Im folgenden Artikel werden wir Ihnen kein Rezept für eine Ausgabenpolitik für Ihr Unternehmen vorschlagen. Aber wir möchten Ihnen gerne eine Art Orientierung geben. Dazu haben wir bereits mit den unterschiedlichsten Firmen zusammengearbeitet, vom Ein-Mann-Unternehmen in Malta bis hin zum Großkonzern in Großbritannien. Bei allen gibt es unserer Beobachtung nach oft Unstimmigkeiten zwischen der umgesetzten Ausgabenpolitik und den vom Management erwarteten Ergebnissen. Dafür gibt es leider nicht nur eine richtige Lösung.

Im folgenden Artikel möchten wir Sie jedoch mit dem notwendigen Wissen ausstatten, damit Sie eine fundierte Entscheidung auf Grundlage Ihrer aktuellen Situation treffen können.

Ausgabenpolitik im Unternehmen definiert

Laut Rene Wies, definieren Richtlinien das gewünschte Verhalten in einem komplexen System. Sie legen außerdem fest, wie dieses Verhalten gesteuert werden kann. In unserem Kontext bedeutet das: Ihre Mitarbeiter repräsentieren das komplexe System und die Ausgabenpolitik definiert die Triebfeder ihres Handelns. Mit anderen Worten, Ihre Mitarbeiter werden anhand der Regeln, die Sie festlegen, Betriebsausgaben tätigen.

Das funktioniert allerdings nur, wenn Ihre Mitarbeiter diese Regeln kennen und verstehen. Studien zeigen jedoch, dass im Durchschnitt 66% der Mitarbeiter die Ausgabenpolitik ihrer Firma nicht gelesen haben; 10% der Mitarbeiter wissen nicht, dass sie Spesenabrechnungen oder Rückerstattungen einreichen können; und 25% der Mitarbeiter vermeiden ein Meeting mit einem Kunden, Lieferanten oder einem potenziellen Mitarbeiter, weil sie sich bei der Abrechnung unsicher sind.

Eine Ausgabenpolitik etablieren reicht nicht. Die Einführung und Durchsetzung sind ausschlaggebend, um sie erfolgreich zu machen.

Wie setzen Unternehmen ihre Ausgabenpolitik durch?

Option 1: Alles läuft über eine einzelne Person.

Unserer Erfahrung nach ist das in diesem Fall oft der Firmengründer selbst oder der Finanzmanager. Wenn ein Mitarbeiter Geld braucht, fragen sie diesen Manager. Der Vorteil von diesem Verfahren ist, dass der Manager einen vollständigen Überblick über alle Spesen hat.

Dieser Ansatz hat jedoch drei wesentliche Nachteile. Zum einen verzögert sich der gesamte Managementprozess, da nur eine Person die Ausgaben verwaltet. Zudem verschwendet die Person wertvolle Zeit, um z.B. Belegen hinterher zu rennen, anstatt sich auf das Wachstum des Unternehmens zu konzentrieren. Schlussendlich weiß das Team aufgrund mangelnder Richtlinien für Geschäftsausgaben nicht, wie man diese verantwortungsvoll anwendet.

Option 2: Automatisierte E-Mails mit zusätzlichen Programmen.

Viele Unternehmen nutzen automatisierte E-Mails für Ihr Kostenmanagement. So können Geldanträge, Genehmigungen, Spesenberichte und gescannte Belege mit Erklärungen verwaltet und dokumentiert werden.

Im Gegensatz zum ersten Ansatz haben wir es hier mit einer Verteilung von Entscheidungsbefugnissen zu tun. Somit ist dieser Prozess robuster und skalierbarer. Zusätzlich verwendet das Unternehmen ein vorhandenes Tool, um den Prozess zu verwalten. Die Spesenabrechnung wird mit einer Vorlage in Excel- oder Google-Sheets erstellt. Über OneDrive oder Google Drive werden Belege und Rechnungen gespeichert. Die Mitarbeiter müssen sich nicht in ein neues System einarbeiten. Das Unternehmen muss dafür nicht bezahlen.

Es gibt allerdings einen deutlichen Nachteil: Alle Mitarbeiter halten sich mit zeitintensiver Verwaltungsarbeit auf. Laut einer Studie dauert es ca. 20 Minuten, um eine Spesenabrechnung für eine Geschäftsreise mit einer einzigen Übernachtung zu erstellen. Dieselbe Studie ergab, dass zusätzliche 18 Minuten draufgehen, falls sich ein Fehler eingeschlichen hat. Das passiert bei 19% aller Spesenabrechnungen.  Hier können Sie ausrechnen, wieviel Zeit Ihr Unternehmen für manuelle Spesenabrechnungen verliert.

Option 3: ERP-System.

Die Einführung eines ERP-Systems rationalisiert den Prozess der Spesenverwaltung erheblich. Sie ermöglichen eine Automatisierung und die Umsetzung von Ausgabenrichtlinien. Unternehmen können so Ausgaben effizienter und transparenter verwalten. ERPs sind ideal, wenn alle Prozesse laufen, wie sie sollten.

Und da haben wir den Haken: ERP-Module kommen mit Ausnahmefällen nicht zurecht. Ein Beispiel: Ein Mitarbeiter des Sales-Teams nimmt an einer Konferenz teil. Während der Konferenz trifft er/sie einen potentiellen Kunden und möchte bei einem Mittagessen über die Dienstleistungen ihrer Firma reden. Diese Ausgabe war nicht vorhergesehen. Der Genehmigungsprozess muss den selben Schritten folgen, wie bei einem neuen Computerkauf.

Des Weiteren haben ERP Softwares ihre Schwierigkeiten, wenn es um die Verwaltung von mehreren Unternehmen, bei denen eine Person in Firma A Budgets für Firma B freigibt.

In unseren drei Beispielen sind wir bewusst nicht auf die Firmengröße eingegangen. Es gibt Firmen mit 10 Angestellten, die eine gut dokumentierte Ausgabenpolitik und ein sehr durchdachtes Kostenmanagement nutzen. Es gibt auch Firmen mit 40-50 Angestellten, die ERP-Lösungen eingeführt haben. Und wir haben mit Firmen gearbeitet, die 150 Mitarbeiter haben, bei der alle Ausgaben von einer einzigen Person verwaltet werden. Sie sehen, alles ist möglich.

Diese vier Ziele sollten Sie bei Erstellung der Ausgabenpolitik für Ihr Unternehmen anstreben

Alle drei Ansätze, die wir Ihnen oben vorgestellt haben, folgen dem gleichen Muster: Ein ähnliches Modell definieren, das ein vorgegebenes Problem löst.

Normalerweise sieht der Prozess folgendermaßen aus: Ein Mitarbeiter beantragt Gelder, die werden vom Manager und/oder dem CFO freigegeben. Der Mitarbeiter gibt das Geld für den benötigten Zweck aus und reicht die Belege und Rechnungen ein. Die Buchhaltung vergleicht die Daten mit dem Konto und gibt sie in die Abrechnungssoftware ein. Abschließend analysieren die Controller was in Echtzeit passiert. Die Grafik hier zeigt den beschriebenen Ablauf:

Ausgabenpolitik im Unternehmen Prozess

In der Regel, heißt es, sind dies die normalen Abläufe in jedem Unternehmen. Der Unterschied liegt in der Prozessgestaltung und den Tools. Das Ziel ist es, den Prozess an die Ausgabenpolitik Ihres Unternehmens anzugleichen.

Unserer Erfahrung nach ist dem nicht so. Firmen legen ihren Fokus hauptsächlich auf die Ausgabenkontrolle. Dabei gehen wichtige Aspekte im Kostenmanagement verloren. Im folgenden haben wir Ihnen vier Ziele zusammengefasst, die Sie bei der Entwicklung Ihrer Ausgabenpolitik nicht aus den Augen verlieren sollten.

Erhöhen Sie die Prozesseffizienz

Erinnern Sie sich? Die durchschnittliche Bearbeitungszeit für eine Spesenabrechnung lag bei mindestens 20 Minuten. Diese Zeit hängt mit dem Prozess und den Tools, die ein Unternehmen verwendet, zusammen. Es ist gesetzlich vorgeschrieben jeden Monat die Buchhaltung abzuschließen. Der Prozess dahin liegt allerdings in der Hand der einzelnen Unternehmen.

Oft versuchen Unternehmen den Prozess zu beschleunigen, indem sie diesen automatisieren oder digitalisieren. Dazu werden Einzellösungen angewendet, die das Problem nur oberflächlich behandeln. Zeit, die durch die Automatisierung bzw. Digitalisierung gespart werden könnte, geht bei der Integration und dem Erlernen der Tools im Unternehmen wieder verloren.

Wie können Sie also den Prozess für alle Beteiligten erleichtern und gleichzeitig Zeit sparen?

Erhöhen Sie die Budgetkontrolle

Jedes Unternehmen versucht mit minimalen Kosten den höchsten Umsatz zu erreichen. Am besten gelingt das über Budgets, so dass Sie die Kosten immer im Blick haben. Studien zeigen jedoch, dass  57% der Unternehmen keine Transparenz bei ihren Ausgaben haben. Dadurch lässt sich nur schwer vorhersehen, wie sich die finanzielle Lage entwickelt. Die Folge: Am Monatsende kommt es immer wieder zu Überraschungen bei den Kosten.

Um eine solche Situation zu vermeiden, brauchen Unternehmen eine Datenauswertung in Echtzeit. Ansonsten entgeht ihnen die Chance rechtzeitig Kosten zu senken.

Stellt sich also die Frage: Wie können Sie ein realisierbares Kostenmanagement in Echtzeit erreichen?

Optimieren Sie den Cashflow

Mit einem positiven Cashflow können Unternehmen proaktiv handeln. Es werden neue Möglichkeiten für Investition und Optimierung eröffnet. Gelder auf Prepaid Karten oder dem Bankkonto zu sperren, ist für Unternehmen nutzlos.

Wie können Sie also Ihre Finanzmittel nutzen, um Ihren Geldfluss besser zu verwalten?

Halten Sie den Prozess flexibel

Die meisten der Unternehmen aus unserer Zusammenarbeit, haben mehrere Entwicklungsphasen bei der Suche nach der passenden Ausgabenpolitik durchlebt. Manchmal reicht schon die kleinste Abweichung, wie z.B. das neue Ausgabenlimit eines Mitarbeiters, das zu Verwirrung und erhöhtem Arbeitsaufwand führt.

Um den Entscheidungsprozess für Ausgaben zu beschleunigen, müssen Unternehmen zusätzlichen Teammitgliedern Zugang zu Firmengeldern gewähren. Dies kann zu monatelanger Prozessumwandlung und IT-Umstrukturierung führen.

Wie wählen Sie also das richtige Tool, um die Durchführung der Ausgabenpolitik flexibel zu halten und an das Wachstum Ihres Unternehmens anzupassen?

Payhawks Ansatz zur Ausgabenpolitik

Unser Verständnis der Ausgabenpolitik hat sich seit Payhawks Gründung enorm weiterentwickelt. Anfangs verfolgten wir den Ansatz, alle Kundenbedürfnisse mit einem einzigen, vordefinierten Prozess abzudecken. Ziel war, die Komplexität für unsere Kunden zu reduzieren. Wir stellten aber bald fest, dass es keine einzelne, statische Lösung geben kann. Jedes Unternehmen braucht seine ganz eigene, abgestimmt auf die unterschiedlichen Bedürfnisse und Ziele.

Mit diesem Verständnis gestalten wir den Rahmen für Payhawks Ausgabenpolitiken (im Englischen ”Spend Policy”). Wir geben unseren Kunden die Freiheit, Payhawk an ihre Bedürfnisse anzupassen. Wir wollen allen Kunden die Möglichkeit bieten, Ihre Ziele im Kostenmanagement zu erreichen.

Unternehmen können Ihre Budgetkontrolle streng oder locker umsetzen, ganz wie es passt. Sie können allen Mitarbeitern die Verwaltung von Ausgaben gestatten, aber individuelle Genehmigungsfunktionen und Ausgabenlimite festlegen. Das Unternehmen kann die Genehmigungsebenen auf der Grundlage der beantragten Beträge dynamisch ändern.

Unsere Kunden müssen keinem vordefinierten Genehmigungsprozess folgen, der nicht zu ihren Bedürfnissen passt. Bald können neben Administratoren auch Teams, Projekte, Kostenstellen, Abteilungsmanager und CFOs Geldanträge genehmigen. Das wird innerhalb einer Firma wie auch einer Holding mit mehreren Gesellschaften möglich sein. Wir machen die Umsetzung der Ausgabenpolitik für das Unternehmen so leicht wie möglich. Die Mitarbeiter können den Regeln intuitiv folgen.

Mit  Payhawks Kostenmanagement wird die Vorarbeit für die Buchhaltung ein Kinderspiel. Unsere mobile App ermöglicht allen, ihre Ausgaben ganz leicht  zu sammeln und an das Buchhaltungsteam weiterzuleiten. Der integrierte Anfrage- und Genehmigungsprozess reduziert böse Überraschungen bei der Monatsabrechnung.

Fazit

Eine passende Ausgabenpolitik zu erstellen ist keine leichte Aufgabe. Wir haben Ihnen vier Ziele aufgezeigt, die für Unternehmen bei ihrem Findungsprozess wesentlich sind. Um die richtige Ausgabenpolitik zu wählen, sollten Sie sich klar über die Geschäftsbedürfnisse und die Unternehmenskultur sein. Eine erfolgreiche Umsetzung gelingt erst, wenn der richtige Prozess und die passenden Tools vorhanden sind.

Wenn Sie mehr über Payhawks personalisierbare Ausgabenpolitik erfahren möchten, können Sie gerne  ein Demo mit uns buchen.