Automatisation : les 9 fonctionnalités essentielles d’un bon logiciel de gestion des dépenses

Logiciel de gestion des dépenses : quels avantages pour votre entreprise

La mise en place d’un logiciel de gestion des dépenses représente à la fois un investissement et une stratégie. Il s’agit d’une étape incontournable pour toute entreprise qui cherche à optimiser ses ressources financières. Les avantages qui en résultent sont à la fois concrets, considérables et peuvent prendre de multiples formes.

Premièrement, en automatisant les tâches répétitives, vous libérez du temps à vos employés pour qu’ils puissent se consacrer à d'autres activités à plus forte valeur ajoutée. Deuxièmement, vous limitez les erreurs opérationnelles, ce qui permet de réduire les coûts associés. Enfin, vous minimisez les risques de fraude et êtes en mesure d’identifier des opportunités commerciales. Cela se traduit par une amélioration de la rentabilité et une plus grande capacité à tirer parti de vos ressources financières.

Par ailleurs, il est important de garder à l’esprit qu’en vous équipant d’un logiciel de gestion des dépenses, vous pouvez obtenir un reporting détaillé, ainsi qu’une vue d’ensemble plus complète de votre situation financière que vous pouvez consulter à tout moment, ce qui vous permet notamment de déterminer quelles améliorations doivent être apportées et dans quels domaines. Tout cela est rendu possible par l’automatisation.
L'automatisation des processus est la clé de la réussite

Un bon logiciel de gestion des dépenses vous offre donc une combinaison unique d’économies de temps et d’argent, ainsi qu’une meilleure prise de décision. C’est l'automatisation des processus qui rend tout cela possible. Pour Payhawk, il s’agit de l’élément central qui permet aux entreprises de gérer leurs dépenses professionnelles de manière efficace et rentable.

En effet, en éliminant le facteur humain des tâches routinières, souvent sources d’erreurs, le logiciel de gestion des dépenses permet de rationaliser les opérations et de gagner en précision et en agilité.

Cela se traduit principalement par :

• Une réduction des erreurs : l'automatisation minimise les risques d'erreur humaine pendant la saisie des données et des calculs. Cela favorise l’obtention d’informations financières précises et fiables.
• Un gain de temps : les tâches manuelles qui nécessitaient auparavant des heures de travail ne prennent plus que quelques minutes. Vous pouvez ainsi consacrer ce temps gagné à des activités plus stratégiques et à plus forte valeur ajoutée pour votre entreprise. La numérisation des processus représente une avancée majeure dans ce domaine.
• Un renforcement de la conformité : en automatisant les processus de conformité, les entreprises peuvent s'assurer que toutes les politiques et réglementations en vigueur sont rigoureusement respectées. En d’autres termes, vous limitez le risque de sanctions ou d’amendes.
• Une visibilité en temps réel : l'automatisation offre une visibilité en temps réel des dépenses et des transactions financières, ce qui permet aux managers de prendre des décisions plus rapidement et plus précisément en s’appuyant sur des données fiables.

En somme, c’est grâce à l’automatisation qu’un logiciel de gestion des dépenses est en mesure de déployer tout son potentiel. Par ailleurs, la simplification et la rationalisation de vos opérations financières vous permettent d'optimiser vos ressources et aident votre entreprise à se développer et à gagner en rentabilité.

Quelles sont les 9 tâches qu’un bon logiciel de gestion des dépenses doit vous permettre d’automatiser ?

Même si de nombreuses fonctionnalités peuvent être automatisées grâce à un bon logiciel de gestion des dépenses, Payhawk en a sélectionné les 9 plus pertinentes. Celles-ci s'étendent sur plusieurs services et couvrent tous les domaines clés de la gestion des frais professionnels.

1. La digitalisation des factures

La digitalisation des factures est l'une des fonctionnalités fondamentales d'un logiciel de gestion des dépenses. Elle permet notamment de capturer et de traiter automatiquement des factures physiques, scannées ou électroniques. Grâce à des technologies telles que la reconnaissance optique de caractères (OCR), les données pertinentes comme le montant, la date et le fournisseur, sont extraites et saisies automatiquement dans le système.

Exemple : un salarié achète des fournitures de bureau et reçoit une facture sous format papier. Grâce à son logiciel de gestion des dépenses, il peut prendre une photo de la facture à l’aide de son téléphone portable. Le logiciel traite ensuite cette image, extrait les informations et les enregistre automatiquement, ce qui élimine la saisie manuelle des données.

2. L’exécution des paiements

L'exécution des paiements est une autre tâche essentielle qu'un bon logiciel de gestion des dépenses doit automatiser efficacement. Au lieu de s'appuyer sur des processus manuels fastidieux pour générer et approuver les paiements, ces solutions mettent en place des modes de paiement automatisés avec des règles prédéfinies et des limites de dépenses. Cela permet de rationaliser le processus de paiement et de minimiser ainsi les erreurs et les retards.

Exemple : vous devez payer des factures à des fournisseurs. Grâce à un logiciel de gestion des dépenses, vous automatisez facilement le processus en établissant des règles dès le départ et en autorisant les paiements conformément à la politique de votre entreprise. De cette manière, vos factures seront réglées automatiquement en fonction des échéances ; cela aura pour effet de rendre vos flux de trésorerie plus prévisibles, de renforcer vos relations avec vos fournisseurs et d’alléger votre charge administrative.

3. Le remboursement des notes de frais

Cette fonctionnalité de remboursement est un élément essentiel qui permet de simplifier et de rationaliser le paiement des frais professionnels aux employés, sachant que ce sont souvent eux qui avancent les fonds. Ainsi, au lieu de devoir soumettre des notes de frais et attendre l'approbation et le remboursement de l’entreprise, le logiciel de gestion des dépenses rend ce processus automatique.

Exemple : un employé a engagé des frais de déplacement professionnel pour le compte de l'entreprise. Grâce à un logiciel de gestion des dépenses, il peut simplement télécharger ses factures sur la plateforme. Le logiciel vérifie ensuite si ces paiements sont conformes aux politiques de dépenses de l’entreprise et, le cas échéant, procède au remboursement de l'employé de manière rapide et efficace. Le logiciel favorise ainsi une meilleure gestion des paiements et contribue à augmenter le degré de satisfaction des employés.

4. L’émission de cartes de paiement

Cette fonctionnalité du logiciel de gestion des dépenses a pour objectif de simplifier et de contrôler les dépenses professionnelles des employés. Grâce à elle, votre entreprise peut émettre des cartes de crédit ou de débit pour vos employés, accompagnées de limites de dépenses prédéfinies et de restrictions personnalisables en fonction des politiques internes.

Exemple : vous devez fournir à votre équipe commerciale des cartes d'entreprise dédiées aux frais de déplacement professionnels. Grâce à un logiciel de gestion des dépenses, vous pouvez facilement délivrer des cartes aux membres de l'équipe, en ayant défini au préalable des limites de dépenses spécifiques pour chaque type de décaissement et des restrictions quant à l'endroit où elles peuvent être utilisées, par exemple. Cela a pour effet de faciliter la gestion et le suivi des dépenses professionnelles et de renforcer la politique de contrôle pour éviter les abus ou les dépenses non autorisées.

5. L’approbation des paiements

La fonctionnalité d'approbation des paiements permet de s'assurer que toutes les dépenses engagées par les employés sont conformes aux politiques et aux procédures en vigueur avant d'être réglées. Elle vous permet d'examiner et d'approuver les dépenses afin de garantir à tout moment la conformité et la transparence de ces dernières.

Exemple : votre entreprise doit s'assurer que tous les frais de déplacements professionnels sont conformes aux politiques internes avant d'être remboursés. Les notes de frais soumises par les employés sont regroupées dans le logiciel de gestion des dépenses et envoyées automatiquement aux managers. Ceux-ci vérifient les détails de chaque dépense et les approuvent ou les rejettent, le cas échéant.

6. Le rapprochement comptable

Le rapprochement des paiements est une fonctionnalité majeure. En l’automatisant grâce à un logiciel de gestion des dépenses, vous garantissez l'exactitude et l'intégrité de vos documents financiers. À son tour, cette fonctionnalité vous aide à rapprocher automatiquement les paiements avec les factures correspondantes, ce qui permet d'éviter les incohérences ou les erreurs dans les documents comptables.

Exemple : chaque mois, votre entreprise effectue plusieurs paiements à différents fournisseurs. Grâce à un logiciel de gestion des dépenses, les paiements déjà effectués sont automatiquement comparés aux factures et à d’autres documents financiers stockés au sein du système. Tout écart ou erreur est alors immédiatement détecté, ce qui vous permet de les corriger rapidement et de disposer de documents comptables fiables et précis.

7. Le contrôle budgétaire

Le contrôle budgétaire aide les entreprises à gérer leurs finances plus efficacement. Cette fonctionnalité, qui peut être automatisée grâce à un logiciel de gestion des frais professionnels, permet de définir et de contrôler les budgets en fonction des différents départements, catégories ou projets, tout en recevant des notifications en temps réel lorsqu’ils dépassent une limite prédéfinie.

Exemple : vous devez contrôler vos dépenses relatives au marketing. Grâce à un logiciel de gestion des dépenses, vous pouvez facilement fixer un budget pour cette catégorie, ainsi que des limites de dépenses pour chaque service et chaque employé. Dès que des dépenses liées au marketing sont effectuées, elles sont automatiquement monitorées par le logiciel de gestion des dépenses – qui veille à ce que le budget soit respecté et vous envoie des alertes lorsque les seuils prédéfinis sont atteints.

8. Le reporting

Le reporting est une autre fonctionnalité fondamentale que le logiciel de gestion des dépenses automatise afin de fournir des données précises aux managers, aux décideurs et aux autres parties prenantes. Ce reporting sur les dépenses peut inclure des informations sur les dépenses globales, les tendances observées, la conformité avec les politiques en vigueur, ou encore l'analyse des fournisseurs. Cela peut vous aider à prendre des décisions stratégiques et éclairées.

Exemple : vous devez évaluer les performances financières de l'entreprise au cours du dernier trimestre. Le reporting détaillé fourni par le logiciel vous permet de connaître le montant total des dépenses. Par ailleurs, celles-ci sont ventilées par catégorie, par département ou en fonction d’autres critères. Ce reporting vous permet ainsi de bénéficier d’une vision complète de la situation financière de l'entreprise, ce qui vous permettra de repérer les potentielles améliorations, de prendre des décisions éclairées et de communiquer les performances aux différentes parties prenantes.

9. Le transfert d'informations vers d'autres systèmes

Enfin, la fonctionnalité de transfert d'informations vers d'autres systèmes est également un élément clé au sein du logiciel de gestion des dépenses. Ce transfert est rendu possible par son intégration avec d'autres systèmes de comptabilité, de ressources humaines, ou encore de facturation. En outre, cette fonctionnalité permet de transférer les données de manière fluide, en évitant les saisies manuelles et en veillant à la précision et à la cohérence des informations.

Exemple : votre entreprise utilise un logiciel de gestion des dépenses intégré avec un ERP. Lorsque des notes de frais sont générées ou que des paiements sont effectués dans le logiciel, les informations sont automatiquement transférées vers l’ERP sans nécessiter la moindre intervention manuelle. Cela a pour effet de favoriser la mise à jour et la synchronisation continue des données entre les différentes plateformes.

Payhawk : un logiciel de gestion des dépenses à la pointe de la technologie

Aujourd’hui, grâce à ces neuf fonctionnalités essentielles, Payhawk se positionne comme la référence sur le marché des logiciels de gestion des dépenses. Notre solution vous offre une large gamme de fonctionnalités destinées à automatiser et à simplifier tous les aspects de vos processus financiers.

• Des fonctionnalités avancées : nous vous offrons une suite complète d'outils allant de la numérisation des factures à la génération de rapports détaillés. Nous automatisons les tâches routinières pour permettre à votre entreprise de gérer plus efficacement ses dépenses.
• Une expérience utilisateur incomparable : l'interface intuitive de Payhawk permet aux employés, aux managers et aux décideurs de soumettre des dépenses, de les contrôler et de les gérer en toute simplicité.
• Des intégrations natives : Payhawk s'intègre parfaitement aux autres systèmes d’entreprise. Vous bénéficiez ainsi d'une synchronisation fluide des données, ce qui permet aux différents départements de collaborer en toute simplicité et de bénéficier d’une vue unifiée sur les finances de l’entreprise.
• Un accompagnement expert : nos experts sont à votre disposition pour vous offrir les meilleurs services possibles. Que vous ayez besoin d'aide pour la configuration initiale ou d'une assistance technique en continu, l'équipe support de Payhawk est toujours à l’écoute de vos besoins.

Nos clients sont satisfaits de la solution et en vantent les mérites. C’est le cas de Kolsquare :

Alexis Klahr, DAF de Kolsquare, témoigne :

Notre rencontre avec Payhawk chez Kolsquare a été une étape décisive dans notre quête d'efficacité financière et de gestion des dépenses. Avant d'adopter Payhawk, nous étions sur une solution concurrente qui, bien que fonctionnelle, nécessitait des améliorations significatives pour répondre à nos besoins spécifiques.

En conclusion, Payhawk offre une solution complète et efficace pour la gestion des frais professionnels et aide les entreprises à optimiser leurs processus financiers et à prendre des décisions éclairées.

Dites adieu aux processus obsolètes qui vous font perdre du temps et de l’argent : contactez dès à présent nos experts et découvrez comment notre plateforme peut transformer la gestion financière de votre entreprise.