Wat je kunt automatiseren met software voor uitgavenbeheer: 9 functies

Wat de beste software voor uitgavenbeheer kan doen voor jouw bedrijf, en waarom.

Het implementeren van software voor uitgavenbeheer is zowel een investering als een slimme strategie. In feite is het dat voor elk bedrijf dat zijn financiële middelen wil optimaliseren. De voordelen zijn tastbaar en veelzijdig.

Ten eerste omdat je door het automatiseren van repetitieve taken tijd vrijmaakt die werknemers aan andere activiteiten kunnen besteden. Ten tweede omdat je minder operationele fouten maakt en dus de bijbehorende kosten verlaagt. En ten derde omdat je het risico op fraude minimaliseert en bedrijfskansen identificeert, wat zich vertaalt in een verbeterde winstgevendheid en een groter vermogen om je financiële middelen te benutten.

Steven Packer, Head of Finance bij Parkos vertelt:

We besparen meer tijd en geld met elke functie die Payhawk uitbrengt! En deze besparingen samen hebben ons geholpen onze tijd om de maand af te sluiten terug te brengen van meer dan 30 dagen tot 14 dagen.

Er moet ook worden opgemerkt dat je met software voor uitgavenbeheer altijd gedetailleerde rapporten krijgt en een veel duidelijker beeld van je financiële situatie. Daardoor kun je gebieden ontdekken die voor verbetering vatbaar zijn. En dit alles, zoals we al zeiden, wordt bereikt door automatisering.

Het automatisen van processen is de sleutel.

Met andere woorden, software voor uitgavenbeheer biedt je een unieke combinatie van tijdsbesparing, geldbesparing en verbeterde besluitvorming. Dit alles wordt bereikt door het automatiseren van processen. Volgens ons is dit de motor achter effectiviteit en efficiëntie in uitgavenbeheer

Door het elimineren van de menselijke factor in routinematige en verwarrende taken, zorgt software voor uitgavenbeheer voor een flexibelere en nauwkeurigere werking, wat zich voornamelijk vertaalt in:

• Minder fouten. Automatisering minimaliseert de kans op menselijke fouten bij het invoeren van gegevens en berekeningen. Dit garandeert de nauwkeurigheid van financiële informatie.
• Tijdsbesparing. Handmatige taken die voorheen uren werk kostten, worden nu in enkele minuten uitgevoerd. Hierdoor kun je die tijd investeren in meer strategische en waardetoevoegende activiteiten voor je bedrijf. De digitalisering van bedrijfsprocessen is in dit opzicht een belangrijke doorbraak.
• Toegenomen compliance. Door compliance en complianceprocessen te automatiseren, kunnen bedrijven ervoor zorgen dat alle beleidsregels en voorschriften strikt worden nageleefd. Met andere woorden, je vermindert het risico op sancties en boetes.
• Real-time zichtbaarheid. Automatisering biedt real-time inzicht in uitgaven en financiële transacties, waardoor managers sneller en nauwkeuriger gegevensgestuurde beslissingen kunnen nemen.

Kortom, automatisering ontsluit het volledige potentieel van software voor uitgavenbeheer. Door je financiële operaties te vereenvoudigen en te stroomlijnen, kun je je middelen optimaliseren en je bedrijf laten groeien en winstgevender maken.

Deze 9 functies automatiseert goede software voor uitgavenbeheer

Hoewel er talloze functies zijn die je kunt automatiseren met software voor uitgavenbeheer, lichten we hier de negen meest relevante en meest geschikte voor jouw bedrijf uit. Functies die meerdere secties omvatten en alle belangrijke gebieden van bedrijfsuitgavenbeheer dekken.

1. Facturen scannen

Het scannen van facturen is een van de fundamentele functies van software voor uitgavenbeheer. Meer specifiek hiermee kun je fysieke, gescande of eenvoudige elektronische facturen automatisch vastleggen en verwerken. Met technologieën zoals optische tekenherkenning (OCR) worden relevante gegevens zoals bedrag, datum en leverancier geëxtraheerd en automatisch in het systeem ingevoerd.

• Voorbeeld: Een verkoopmedewerker koopt kantoorbenodigdheden en ontvangt een papieren factuur. Met behulp van software voor uitgavenbeheer kan hij een foto van de factuur maken met zijn mobiele telefoon. De software verwerkt deze foto, haalt de informatie eruit en registreert deze automatisch, zodat er geen handmatige invoer van gegevens meer nodig is.

2. Betalingen doen

Het doen van betalingen is een andere essentiële functie die goede software voor uitgavenbeheer efficiënt automatiseert. In plaats van te vertrouwen op handmatige en vervelende processen voor het genereren en autoriseren van betalingen, zetten deze oplossingen automatische betalingen op met vooraf gedefinieerde regels en uitgavenlimieten. Dit stroomlijnt het betalingsproces en vermindert fouten en vertragingen.

• Voorbeeld: Je moet facturen betalen aan leveranciers. Met software voor uitgavenbeheer automatiseer je het proces eenvoudig door regels in te stellen en betalingen te autoriseren volgens je bedrijfsbeleid. Dit betekent dat je automatisch betaalt op de vervaldatums, zodat de kasstroom voorspelbaarder wordt, je relatie met he leveranciers solider en de administratieve last minder.

3. Vergoedingen voor werknemers

De functie voor vergoedingen aan werknemers is een belangrijke functie om de betaling van zakelijke uitgaven aan werknemers te vereenvoudigen en te stroomlijnen, omdat zij in veel gevallen degenen zijn die het geld voorschieten. Ook hoef je geen onkostendeclaraties in te dienen en te wachten op goedkeuring en vergoeding, de software voor uitgavenbeheer automatiseert dit proces.

• Voorbeeld: Een werknemer heeft reiskosten gemaakt namens het bedrijf. Met behulp van software voor uitgavenbeheer kan hij eenvoudig zijn reisgerelateerde bonnetjes uploaden naar het platform. De software controleert vervolgens of de uitgaven voldoen aan het onkostenbeleid en verwerkt, als dat het geval is, de terugbetaling aan de werknemer snel en efficiënt. Kortom? Beter betalingsbeheer en een veel gelukkiger en tevredener personeelsbestand.

4. Slimme debit- en creditcards

Kaartuitgifte, als functionaliteit van software voor uitgavenbeheer, vereenvoudigt en controleert zakelijke uitgaven van werknemers. Met deze functie kan je bedrijf credit- of debetkaarten uitgeven aan werknemers en het grote voordeel hiervan is dat er vooraf gedefinieerde uitgavenlimieten en beperkingen kunnen worden ingesteld die voldoen aan het interne beleid, zodat je hier geen omkijken meer naar hebt én het bedrijfsbeleid wordt nageleefd.

• Voorbeeld: Je moet je salesteam voorzien van zakelijke betaalkaarten voor reiskosten. Met behulp van software voor uitgavenbeheer kun je eenvoudig kaarten uitgeven aan teamleden met specifieke uitgavenlimieten voor elk type uitgave en beperkingen voor bijvoorbeeld waar ze kunnen worden gebruikt. Het beheer en het bijhouden van zakelijke uitgaven is eenvoudig en er is meer controle om misbruik of ongeoorloofde uitgaven te voorkomen.

5. Goedkeuring van uitgaven

De mogelijkheid om onkosten goed te keuren ziet erop toe dat alle uitgaven van werknemers voldoen aan het beleid en interne procedures voordat ze worden betaald. Met deze functie kun je controleren en goedkeuren of de regels altijd worden nageleefd en transparant zijn.

• Voorbeeld: Je bedrijf moet ervoor zorgen dat alle reiskosten voldoen aan het interne beleid voordat ze worden vergoed. Onkostendeclaraties van werknemers worden samengevoegd in de software voor uitgavenbeheer en automatisch naar supervisors gestuurd. Zij controleren de details van elke uitgave en keuren ze goed of af, indien nodig.

6. Reconciliatie of afstemming van betalingen

Betalingsreconciliatie is essentieel en als je dit automatiseert met software voor uitgavenbeheer, zorg je voor de nauwkeurigheid en integriteit van de financiële administratie. Op zijn beurt helpt deze functie om betalingen automatisch te reconciliëren met de bijbehorende facturen, waardoor discrepanties of fouten in de boekhouding worden voorkomen.

• Voorbeeld: je bedrijf doet elke maand meerdere betalingen aan verschillende leveranciers. Met software voor uitgavenbeheer worden deze reeds betaalde betalingen automatisch vergeleken met facturen en andere financiële gegevens die in het systeem zijn opgeslagen. Eventuele discrepanties of fouten worden onmiddellijk geïdentificeerd, zodat je ze snel kunt corrigeren en een accurate boekhouding kunt bijhouden.

7. Budgetcontrole

Budgetcontrole helpt bedrijven om hun financiën effectiever te beheren. Met deze functie, die geautomatiseerd kan worden met zakelijke onkostensoftware, kun je budgetten instellen en bewaken voor verschillende categorieën, afdelingen of projecten en tegelijkertijd realtime meldingen ontvangen wanneer limieten worden overschreden.

• Voorbeeld: je moet marketinguitgaven controleren. Met software voor uitgavenbeheer stelt je eenvoudig een budget in voor deze categorie en stelt je bestedingslimieten in voor elke afdeling of persoon. Als er marketinguitgaven worden gedaan, houdt de software automatisch het budget en de uitgaven bij en stuurt waarschuwingen als vooraf gedefinieerde limieten worden bereikt.

Joeri Nanov, Marketing Director bij Payhawk zei het volgende over hoe software voor uitgavenbeheer, zoals Payhawk, helpt bij het beheren van budgetten:

Een van de grootste voordelen van Payhawk is het vermogen om uitgaven in real-time te volgen. Dit betekent dat ik altijd weet hoeveel we hebben uitgegeven en hoeveel er nog over is in het budget. Daarnaast kan ik budgetlimieten instellen voor verschillende teamleden, wat helpt om overschrijdingen te voorkomen. De geautomatiseerde rapporten zijn ook erg nuttig voor het analyseren van onze uitgavenpatronen en het maken van beslissingen gebaseerd op data. Los van het beheren van budgetten, helpt het ook bij het beheer van uitgaven. Dit helpt bijvoorbeeld bij een alomvattend inzicht over de prestaties van marketing campagnes.

8. Rapportage

Rapportage is een andere essentiële functionaliteit die software voor uitgavenbeheer automatiseert om managers, besluitvormers en andere belanghebbenden te voorzien van nauwkeurige informatie. Deze uitgavenrapporten kunnen gegevens bevatten over totale uitgaven, trends, naleving van het beleid, leveranciersanalyse en meer, zodat je weloverwogen strategische beslissingen kunt nemen.

• Voorbeeld: Je moet de financiële prestaties van het bedrijf over het laatste kwartaal beoordelen en met de gedetailleerde rapporten van de software kun je de totale uitgaven zien. Bovendien worden deze uitgaven uitgesplitst per categorie, afdeling of een ander criterium. Daarom geven dergelijke rapporten je een volledig beeld van de financiële situatie van het bedrijf, zodat je verbeterpunten kunt identificeren, weloverwogen beslissingen kunt nemen en prestaties kunt communiceren aan andere belanghebbenden.

9. Informatie overbrengen naar andere tools en oplossingen

Tot slot is de functie om informatie over te dragen naar andere tools en oplossingen ook belangrijk in software voor uitgavenbeheer. Dit is mogelijk dankzij de integraties met andere boekhoudsystemen, human resources, facturatie, enzovoort. Het maakt ook een soepele communicatie van gegevens mogelijk, zonder handmatige invoer en met consistentie en precisie.

• Voorbeeld: Je bedrijf gebruikt software voor uitgavenbeheer die geïntegreerd is met een boekhoudsysteem. Wanneer onkostendeclaraties worden gegenereerd of betalingen worden gedaan in de uitgavenbeheersoftware, wordt de informatie automatisch overgedragen naar het boekhoudsysteem zonder handmatige tussenkomst. Financiële gegevens zijn dus altijd up-to-date en gesynchroniseerd tussen de verschillende platforms.

Payhawk: De voorloper van software voor uitgavenbeheer

Op dit punt en rekening houdend met het feit dat deze 9 de essentiële functionaliteiten zijn, positioneert Payhawk zich als een toonaangevend merk in het landschap van software voor uitgavenbeheer.

En dat vinden wij niet alleen, onze klanten op G2 vinden dit ook:

Payhawk voldeed niet alleen aan onze verwachtingen, maar overtrof ze zelfs met zijn naadloze integratie en uitgebreide functies.
Tijdens de pre-sales en de implementatie was het team van Payhawk uitzonderlijk. Ze begeleidden ons bij de NetSuite integratie en pasten de oplossing aan onze behoeften aan.
De belangrijkste eigenschap van Payhawk (naast de strakke UI en realtime integratie) zijn de uitgebreide, gebruiksvriendelijke Helpcenter documenten. Deze is van onschatbare waarde geweest voor ons team en biedt duidelijke richtlijnen die zijn terug te vinden in onze standaard werkprocedures.

Wij bieden een breed scala aan uitgavenbeheersoftware functies om elk aspect van je financiële proces te automatiseren en te vereenvoudigen:

• De geavanceerde functionaliteit van Payhawk. Wij bieden een volledig pakket tools, van het scannen van facturen tot gedetailleerde rapportage. Wij automatiseren taken om je bedrijf efficiënter onkosten te laten beheren.
• Ongeëvenaarde gebruikerservaring. De intuïtieve, gebruiksvriendelijke interface van Payhawk maakt het voor zowel werknemers als managers en beleidsmakers eenvoudig om onkosten in te dienen om uitgaven te controleren en te beheren.
• Naadloze integratie. Payhawk integreert naadloos met andere bedrijfssystemen. Dat betekent dat je verzekerd bent van naadloze gegevenssynchronisatie, waardoor samenwerking tussen afdelingen wordt vergemakkelijkt en je een eenduidig beeld krijgt van de financiën.
• Deskundige ondersteuning. Onze experts bieden de beste service. Of je nu hulp nodig hebt bij de eerste installatie of technische ondersteuning, het supportteam van Payhawk staat altijd voor je klaar.

En, voor wat het waard is, klanten zoals AthenaStudies zijn het eens over de voordelen die we hebben genoemd. Een voorbeeld hiervan zijn de woorden van Jan-Willem Gmelig Meyling CFO & CTO AthenaStudies: "Medewerkers vinden het fijn om een eigen betaalkaart te hebben, in plaats van bedrijfskosten te moeten voorschieten van hun eigen rekening. Zeker bij grotere uitgaven zoals een bedrijfsactiviteit of het aannemen van boodschappen op kantoor, was dit vaak een obstakel.".

Kortom, Payhawk biedt een complete en efficiënte oplossing voor het beheren van bedrijfsuitgaven, waarmee bedrijven zoals die van jou hun financiële processen kunnen optimaliseren en beter geïnformeerde beslissingen kunnen nemen. Verspil geen tijd en geld meer aan verouderde processen. Praat met een expert en ontdek hoe ons platform de manier kan veranderen waarop jouw bedrijf zijn financiën beheert.