We know what you're thinking.... "it's not a priority for the company right now." You're probably busy with your daily operations, which is understandable.

But based on our experience in the sector, until you implement expense management software, with its policies, controls and automated reconciliation, your daily operations won't improve. What's more, you'll probably keep coming across the following issues:

• Expenses that break company policy
• Lost & missing receipts
• Trip blockages and delays due to incidents (which in many cases can be solved with a request for extra funds)
• Slow and late month closings

Sound familiar? If so, then the best time to implement Payhawk was yesterday...
But, the good news is that the second best time is today. Schedule a 15-minute call with one of our experts.

Знаем какво си мислите... „Това не е приоритет за компанията ни в момента.“ Вероятно сте заети с ежедневните си задачи, което е напълно разбираемо.

Но въз основа на нашия опит в сектора, докато не внедрите софтуер за управление на разходите с неговите политики, контроли и автоматизирано равняване на разходи, ежедневните ви операции няма да се подобрят. Освен това вероятно ще продължите да се сблъсквате със следните проблеми:

• Разходи, които нарушават политиката на компанията
• Загубени и липсващи касови бележки и фактури
• Затруднения и закъснения в пътуванията поради инциденти (които в много случаи могат да бъдат решени с искане за допълнителни средства)
• Бавно и закъсняло приключване на месеца

Звучи ли ви познато? Ако да, тогава най-доброто време за внедряване на Payhawk беше вчера...
Но добрата новина е, че вторият най-добър момент е днес. Запазете 15-минутна среща с един от нашите експерти.

Много транспортни компании се колебаят да издават разходни карти на своите служители, опасявайки се, че това може да изложи на риск средствата на компанията. Но няма място за притеснение с картите на Payhawk, които разполагат с вградени политики и контролни механизми.

Картите на Payhawk предлагат няколко разширени функции, специално разработени за финансов контрол. С тях можете да:

• Създавате персонализирани лимити за разходи
• Блокирате или разрешавате разходи в определени държави или региони, в определени дни или часове, както и при избрани търговци или категории търговци
• Да установите конкретни политики за разходи
• Да получавате информация за разходите в реално време
• Да блокирате автоматично картите, ако служителят не представи разписки
• Да замразявате картите с едно кликване
• Да издавате карти за еднократна употреба
• И много други

Вместо да представляват риск, картите Payhawk са прецизен механизъм за контрол, който ви предлага ефективно решение за предотвратяване на загуби на капитал, гарантиране на прозрачност и подобряване на управлението на разходите в компании, където пътуванията и непредвидените събития са част от ежедневието.

Ако все още прекарвате време в ръчно равняване на карти и банкови извлечения, вероятно се сблъсквате с някои или с всички от следните проблеми:

• Тонове ръчна административна работа и въвеждане на данни
• Човешки грешки
• Повтарящи се и досадни процеси
• Липса на видимост в реално време
• Трудност при идентифициране на несъответствия
• Необходимост от постоянна намеса на персонала
• Повишен риск от забавяне на одитите
• Сложност при растежа
• Високи оперативни разходи (поради количеството време, което отнема на персонала)
• Неорганизиран процес на документиране
• Риск от неспазване на нормативните изисквания

Дотук нещата не изглеждат добре. Но ако въведете Payhawk и автоматизираното съгласуване, бързо ще се насладите на следните предимства:

• Значителна икономия на време
• По-голяма прецизност и по-малко грешки
• Автоматично сравняване на транзакции
• Видимост на разходите в реално време
• Автоматично откриване на несъответствия
• По-малко необходимост от ръчна намеса
• Опростени одиторски процеси
• Решение, което расте с вашата компания
• Намалени оперативни разходи
• Безпроблемна интеграция със счетоводните системи
• Централизирано управление на карти и корпоративни разходи
• По-лесно спазване на нормативните изисквания
• Автоматични и организирани финансови отчети

Някои транспортни и логистични компании са избрали да разработят свой собствен софтуер за управление на разходите, но обикновено тези системи имат сериозни ограничения.

Основният проблем е, че тези системи бързо остаряват, тъй като не разполагат с капацитет за иновации и непрекъснато усъвършенстване (какъвто има компания, специализирана изключително във финансови технологии, като Payhawk).

Недостатъците на тези системи, разработени по поръчка, включват:

• Липса на специализиран технически екип: тези решения не разполагат с необходимата поддръжка, за да се адаптират към промени в нормативната уредба или да подобряват функционалностите си бързо.
• Не могат да издават карти: собственият софтуер не може да издава корпоративни карти, което означава, че не може да задава разширени лимити или автоматични правила за контрол и ограничаване на използването на средства. Единствената ви възможност е да използвате традиционни банкови карти с малко лимити и да извършвате равняването ръчно.
• Проблеми с интеграцията: Често не можете да свържете вашите системи, разработени по поръчка, с други инструменти на компанията, като счетоводен софтуер, ERP или системи за управление на човешките ресурси, което води до неефективност и допълнителна работа за екипа.

Предвид това, специализираните решения, като Payhawk, предлагат актуализирана технология, издаване на корпоративни карти, безпроблемна интеграция с други системи и много други възможности. Всичко това гарантира много по-ефективен и сигурен контрол на разходите във всички ваши структури.