Топ 4 предимства на Payhawk при управлението на плащания и разходи

Ако вие или вашият финансов екип все още прекарвате последната седмица от всеки месец в преследване на колегите си за подаване на разходни документи, трябва да знаете, че съществува и по-добър начин. С нашия софтуер за управление на фирмените разходи и фирмени карти Visa, вашите колеги ще извършват плащания и ще отчитат разходи еднакво лесно и бързо. Платформата ще направи живота и на вашия финансов екип по-лесен при управлението на бизнес разходите спрямо бюджета, изготвянето на отчети и използването на ясни данни при прогнозирането и планирането.

Съществуват стотици причини, поради които вашата компания да се възползва от Payhawk, но ето четирите най-важни - избрани от нашите клиенти:

1. Спестявате време

В Payhawk сме наясно с проблемите, с които се сблъскват финансовите екипи и техните колеги при извършването на плащания и управлението на разходите. На база на това създадохме решение, което обединява фирмени карти Visa, приемани в целия свят, със OCR технология за извличане на данни от касови бележки и фактури, която позволява на служителите да качват разходите си директно през телефона.

Платформата ни комбинира възможности за управление на разходите и отчитане, като така помага на финансовите екипи да определят политики, да виждат кой какво и къде харчи и да оптимизират бюджета и разходите. Това означава, че вече няма да преследвате касови бележки и фактури и никога повече няма да пропускате важна информация поради липса на интеграция с финансовия софтуер.

С Payhawk можете да настроите плащанията си и на автопилот. Предоставяме специални IBAN-и, които позволяват безплатни преводи на момента в рамките на SEPA. Тези преводи са напълно интегрирани с процеса на управление на доставките и ви позволяват да плащате на външните си доставчици. За вашите вътрешни преводи или възстановявания на разходи на служителите можете да плащате директно чрез Payhawk - дори на служители, които нямат достъп до фирмена карта. Можете да им възстановите разходите директно по личната им банкова сметка само с едно кликване.

Как изглежда всичко това в реални условия? Ето някои цифри, предоставени от нашия Customer Success екип:

• С до пет дни по-бързо приключване на месеца
• 87% от финансовия процес е автоматизиран
• 95% от въвеждането на данни е премахнато
• 24 часа спестена работа всеки месец

Освен това външни данни показват, че компаниите с електронно отчитане на разходите спестяват средно 58% от разходите за обработка.

Джанкарло Бруни, финансов директор в Heroes, споделя: "Има огромно предлагане на финансов софтуер. Повечето от тях се фокусират върху една-единствена област, например отчитане на разходи, плащания или управление на фактури, и са напълно несвързани помежду си. Докато с Payhawk разполагаме с решение, което комбинира всичко в една платформа и покрива всички области. В резултат, можем да се съсредоточим върху това, което наистина е важно за нас като бързоразвиващ се стартъп, вместо да губим време за администриране."

2. Спестявате пари

Payhawk спестява пари на бизнеса по няколко основни начина. Освен спестените часове работа за всеки служител, които могат да отидат за по-продуктивна за компанията работа, има и още. Ето няколко, които са лесни за пресмятане:

• Без такси за превалутиране при харчене в GBP и EUR
• Водещ на пазара валутен курс от 1,99% за всички останали валути
• Ниски такси и конкурентен модел на ценообразуване
• С Payhawk компаниите спестяват средно по €8 417 на месец при разрастващите се бизнеси и по €20 792 при корпорациите.

Илияна Крушкова, финансов директор на ScaleFocus, споделя: "Изключително изгодно е да се използва Payhawk вместо лични карти, тъй като обменните курсове са ужасяващи".

3. Разполагате с прозрачност при разходите

Нашето решение помага на финансовия ви екип да се ориентира в разходите на компанията по два основни начина. Първо, в платформата те могат да видят всяко извършено плащане, от кого, къде и за какво е направено то. Тази функционалност позволява на финансовите мениджъри да виждат в реално време данните за паричните потоци, за да вземат бързи решения, да коригират бюджетите и да подпомагат екипите, които се нуждаят от повече средства. Второ, те могат да изготвят отчети за секунди, за да приключат месеца, тримесечието и годината по-бързо.

И двата вида отчети предлагат безценна информация за начина, по който бизнесът харчи. Това означава, че финансовите мениджъри и ръководителите на екипи могат да прогнозират по-лесно, да планират ефективно и да изграждат и оптимизират бюджети.

"Всичко е документирано - сумата, причината, категорията разход. Payhawk ни помага да контролираме разходите си, а също така да контролираме процеса и да имаме отчетност на всяка стъпка," споделя Оливие Ламорал, вицепрезидент по продажбите в Luxair.

4. Улеснявате съответствието с регулациите

Фирмените политики и съответствието с регулациите могат да бъдат наистина разпилени за компании, които използват традиционни модели на плащане и разходи. Ако даден служител плаща с лична карта, в една остаряла финансова система той или тя трябва да мисли за няколко задачи.

Първо, служителят трябва да се увери, че разполага с достатъчно лични средства, за да плати за фирмената покупка. След това трябва да съхрани на сигурно място фактурата, за да представи разходите си по-късно. След като е спазил фирмения процес за представяне на фактурата, служителят трябва да изчака възстановяването на разходите от фирмата, което понякога може да отнеме няколко седмици. Целият този процес има няколко усложнения както за служителя, така и за финансовия екип, включително:

• Липса на лични средства за покупка
• Изгубени касови бележки и фактури
• Процеси на одобрения, които отнемат време
• Усещане за ограничаване на служителите
• Преразходи или разходи извън фирмените политики

Последното усложнение е голям проблем, свързан със спазването на регулациите. Ако компанията е изготвила политика за разходите на служителите си (като част от традиционния модел на разходите за бизнес плащания), къде е тя? Запазена е в облака, където служителят има достъп, докато плаща в движение? Разпечатана и залепена на стената в офиса?

С Payhawk всичко е свързано с нашите фирмени карти, така че е лесно да останете в съответствие с правилата. Вашите колеги могат да харчат както и когато трябва, тъй като политиката за харчене е вградена в платформата, от която фирмените карти са част.

Ако колегите ви трябва да похарчат повече от определения лимит, те могат да направят искане за средства с едно натискане на бутон, което ръководителят може да одобри или откаже в за миг. Не се притеснявайте, ако имате няколко екипа и нива на одобрения - всичко това е покрито от нашите интегрирани работни процеси на одобрение.

"Можем да видим всяка транзакция в реално време. И това е още по-полезно, тъй като знаем кой отдел я е направил и всичко е достъпно както за картодържателя, така и за финансовия екип. Харесва ни, че можем да проследяваме разходите и да задаваме лимити на ниво отдел, като същевременно автоматизираме процеса на одобрение ", казва Пол Шварценхолц, съосновател на Zenloop.

Научете как Payhawk може да подобри управлението на плащанията и разходите във вашата компания. Заявете демонстрация днес.