Die 4 größten Vorteile von Payhawk für geschäftliche Zahlungen und Ausgaben

Wenn Sie oder Ihr Finanzteam immer noch die letzte Woche eines jeden Monats damit verbringen, Ihren Kollegen nachzulaufen, sollten Sie wissen, es gibt einen besseren Weg. Mit unserer Software und den Firmenkarten von Payhawk ist es für Ihre Mitarbeiter ganz einfach, Zahlungen abzuwickeln und die Daten zu übermitteln. Und für Ihre Finanzmanager ist es noch einfacher, Geschäftsausgaben mit dem Budget zu vergleichen, Berichte zu erstellen und aussagekräftige Daten für zukünftige Prognosen und die Planung zu nutzen.

Es gibt unzählige Gründe, warum Ihr Unternehmen Payhawk nutzen sollte. Hier sind die vier größten unserer Kunden:

Zeit sparen

Bei Payhawk haben wir die Probleme erkannt, mit denen Finanzteams und ihre Kollegen bei der Abwicklung von Zahlungen und Ausgabenverwaltung konfrontiert sind. Unser Produkt verbindet weltweit akzeptierte Firmenkarten mit einer OCR-Software, durch die Mitarbeiter ihre Ausgaben auf Knopfdruck hochladen können.

Außerdem kombinieren Ausgabenmanagement und Reporting-Software, damit Finanzteams leichter Richtlinien festlegen können. Sie haben so die Möglichkeit zu sehen, wer was und wo ausgibt und können aufschlussreiche Berichte erstellen, um Budget und Ausgaben zu optimieren. Sprich, keine Jagd mehr nach Papierbelegen und fehlenden Puzzleteilen.

Mit Payhawk können Sie Ihre Zahlungen auch auf Autopilot stellen. Wir stellen spezielle IBANs zur Verfügung, die kostenlose SEPA Echtzeitüberweisungen ermöglichen. Diese Überweisungen sind vollständig in Ihr Vendor Management System integriert und ermöglichen Ihnen die Bezahlung externer Anbieter. Für Ihre internen Überweisungen oder Erstattungen können Sie direkt über Payhawk bezahlen - auch an Mitarbeiter, die keinen Zugang zu einer Firmenkarte haben. Mit nur einem Klick können Sie direkt auf ihr persönliches Konto überweisen.

Wie sieht das alles in der Praxis aus? Hier sind einige Zahlen, die von unserem Customer Success Team ermittelt wurden:

• Monatsabschluss fünf Tage schneller
• 87% des Finanzprozesses sind automatisiert
• 95% der Dateneingabe entfällt
• 24 Stunden Arbeitszeit pro Monat eingespart

Darüber hinaus zeigen externe Daten, dass Unternehmen mit elektronischer Spesenabrechnung durchschnittlich 58% der Bearbeitungskosten einsparen.

„Die Vielfalt an Finanzlösungen ist enorm. Die meisten konzentrieren sich auf einen einzigen Bereich, z. B. Ausgaben, Zahlungen oder Rechnungsverwaltung und sind völlig voneinander abgekoppelt. Mit Payhawk haben wir eine All-in-One-Lösung, die alle Bereiche abdeckt. Dadurch können wir uns auf das konzentrieren, was für uns als schnell wachsendes Startup wirklich wichtig ist, anstatt Zeit mit der Verwaltung zu verschwenden,“ erklärt Giancarlo Bruni, CFO at Heroes.

Geld sparen

Es gibt viele Möglichkeiten, die Kosteneinsparungen für Unternehmen durch Payhawk zu berechnen. Ja, die gesparte Arbeitszeit jedes einzelnen Mitarbeiters wurde in etwas Produktiveres umgewandelt. Es gibt aber auch weitere, leichter messbare Faktoren:

• Keine Währungsgebühren für Ausgaben in GBP und EUR
• Ein marktführender Wechselkurs von 1,99% für alle anderen Währungen
• 3% Cashback* auf alle Einkäufe
• Unser niedriges Gebühren- und  Preismodell
• Ein  durchschnittliches Ersparnis von 8.417 € pro Monat für Scale-ups und 20.792 € für Großunternehmen

„Es ist sehr von Vorteil, Payhawk anstelle von persönlichen Karten zu verwenden, da die Wechselkurse sonst horrend sind,“ erzählte uns  Iliyana Krushkova, CFO bei ScaleFocus.

*Cashback ist für Neukunden mit Jahresverträgen, die sich zwischen dem 1. Oktober und dem 31. Dezember anmelden, verfügbar. Die Rückerstattung ist auf den Betrag Ihrer monatlichen Grundgebühr begrenzt. Weitere Einzelheiten finden Sie in unseren Allgemeinen Geschäftsbedingungen.

Transparente Ausgaben

Unsere Lösung hilft Ihrem Finanzteam in zwei wesentlichen Punkten, die Unternehmensausgaben in den Griff zu bekommen. Erstens können sie bei jeder Zahlung im Tool nachvollziehen, von wem, wo und wofür sie gemacht wurde. Dank dieser Funktion können Finanzmanager Cashflow-Daten in Echtzeit einsehen und so schnelle Entscheidungen treffen, Budgets anpassen und Teams unterstützen, die mehr Anweisung brauchen. Zweitens können sie in Sekundenschnelle Berichte erstellen, um den Monat, das Quartal und das Jahr abzuschließen.

Beide dieser Punkte mit ihren jeweiligen Berichten bieten wertvolle Einblicke in die Art und Weise, wie das Unternehmen seine Ausgaben tätigt. So können Finanzmanager und Teamleiter leichter Prognosen erstellen, effektiv planen und Budgets optimieren.

„Alles wird dokumentiert: der Betrag, der Grund, die Kategorie. Payhawk hilft uns, unsere Ausgaben zu kontrollieren und auch den Prozess zu steuern und jeden einzelnen Schritt nachzuvollziehen“, sagt Olivier Lamoral, VP bei Luxair.

Compliance

Für Unternehmen, die herkömmliche Zahlungs- und Ausgabenmodelle verwenden, können Richtlinien und deren Einhaltung sehr unübersichtlich sein. Sobald ein Mitarbeiter mit seiner persönlichen Karte zahlt, gibt es einiges zu tun.

Zuerst muss der Mitarbeiter sicherstellen, dass er genug persönliche Mittel hat, um die Geschäftsausgabe zu tätigen. Dann muss er den Papierbeleg sicher aufheben, um seine Ausgaben später einzureichen. Nachdem er die Belege nach den Vorgaben der Firma eingereicht hat, muss er auf die Erstattung warten. Bis dahin muss er ständig aufpassen, was er ausgibt. Der gesamte Prozess birgt einige Komplikationen, für Arbeitnehmer und das Finanzteam:

• Fehlende persönliche Mittel, um überhaupt etwas zu kaufen
• Verlorene Belege
• Nicht integrierte, zeitaufwändige Genehmigungen
• Übermäßige Ausgaben oder Ausgaben außerhalb der Richtlinien
• Mangelndes Mitarbeiter Empowerment

Vor allem der letzte Punkt ist ein großes Problem für die Einhaltung der Compliance. Wenn ein Unternehmen eine Ausgabenrichtlinie für seine Mitarbeiter ausgearbeitet hat (als Teil eines herkömmlichen Kostenmodells für Geschäftszahlungen), wo findet man diese? Ist sie in der Drive gespeichert, auf die der Mitarbeiter beim Bezahlen unterwegs zugreifen kann? Oder wurde sie ausgedruckt und im Büro an die Wand gehängt?

Bei uns ist alles mit den Firmenkarten verbunden, damit bleiben die Richtlinien einfach im Blick. Ihre Mitarbeiter können flexible ihre Ausgaben durchführen, da die Ausgabenrichtlinie in das mit der Firmenkarte verknüpfte Ausgaben-Tool integriert ist.

Sobald mal mehr als das festgelegte Limit benötigt wird, können Mitarbeiter per Knopfdruck eine Anfrage stellen, die der Budgetverantwortliche im Handumdrehen genehmigen oder ablehnen kann. Keine Sorge, wenn Sie mehrere Teams und Genehmigungsebenen haben - unsere Genehmigungsprozesse unterstützen Sie dabei.

„Wir können jede Transaktion in Echtzeit sehen. Und noch hilfreicher ist, dass wir sehen können, welche Abteilung sie getätigt hat. Das alles ist sowohl für den Karteninhaber als auch für das Finanzteam zugänglich. Uns gefällt, dass wir die Ausgaben nachverfolgen und Limits auf Abteilungsebene festlegen können, während der Genehmigungsprozess automatisiert wird“, sagt  Paul Schwarzenholz, Mitbegründer von Zenloop.

Erfahren Sie, wie Payhawk auch in Ihrem Unternehmen das Ausgabenmanagment verwandeln könnte. Buchen Sie noch heute eine Demo.