4 beneficios clave de la gestión de gastos y pagos con Payhawk

Si tu equipo de Finanzas todavía pasa la última semana de cada mes persiguiendo a sus compañeros de trabajo, necesitas saber que existe una mejor alternativa. Con las tarjetas de empresa y el software de Payhawk tus empleados pueden realizar sus pagos y enviar fácilmente todos los datos de sus gastos de empresa. El panorama es aún mejor para los gerentes de Finanzas, quienes pueden gestionar eficazmente los gastos corporativos según el presupuesto, así como generar informes y obtener datos precisos para respaldar las previsiones y la planificación.

Hay cientos de razones para que las empresas usen la plataforma de gestión de gastos de Payhawk. Aquí presentamos las cuatro preferidas de nuestros clientes:

Ahorro de tiempo

En Payhawk conocemos los problemas que enfrentan los equipos de Finanzas al realizar los pagos y gestionar los gastos corporativos. Por eso, en nuestra plataforma integramos las tarjetas de empresa -aceptadas mundialmente- con una aplicación y un sistema de reconocimiento óptico de caracteres (OCR), que permite a los empleados registrar sus gastos con solo clicar un botón.

También integramos la gestión de gastos a un software de reporting, que ayuda a los gerentes financieros a establecer políticas, ver quién gasta qué y en dónde, así como a crear informes detallados para optimizar el presupuesto y los gastos. Así, tu equipo ya no tiene que ir en  búsqueda de recibos en papel, ni de datos faltantes por fallas de integración con el software financiero.

Con Payhawk también puedes configurar los pagos en piloto automático. Proporcionamos IBAN dedicados que te permiten hacer transferencias SEPA instantáneas y Faster Payments. Estas transferencias están totalmente integradas al proceso de gestión de proveedores, facilitando los pagos a colaboradores y proveedores externos.

En cuanto a las transferencias o reembolsos internos, también puedes pagar directamente a través de Payhawk, incluso a los empleados que no tienen acceso a una tarjeta de empresa. Con un solo clic puedes reembolsarles los gastos corporativos directamente a sus cuentas personales.

¿Cuáles son los resultados reales de todo esto? Aquí compartimos algunos números de nuestros clientes:

• Cierre contable mensual 5 días más rápido
• El 87% de los procesos financieros está automatizado
• El 95% de la entrada manual de datos ha sido eliminada
• 24 horas de trabajo ahorradas cada mes

Además, otros estudios indican que las empresas con informes de gastos electrónicos ahorran en promedio un 58% de los costos de procesamiento.

“El mercado de las soluciones financieras es enorme. Pero la mayoría se enfoca en un área específica, como gestión de gastos, pagos o facturas, funcionando de manera totalmente desconectada una de la otra. Con Payhawk tenemos una solución todo en uno que cubre todas las áreas. Como resultado, podemos centrarnos en lo que realmente nos importa como una startup de rápido crecimiento, en lugar de perder el tiempo con la administración”, explica el CFO de Heroes, Giancarlo Bruni.

Ahorro de dinero

El ahorro de dinero generado por Payhawk a las empresas puede verse en muchos aspectos. Por un lado están las horas de trabajo ahorradas al equipo financiero y a todos los empleados, que pueden destinarse a tareas más productivas. Pero también hay muchos otros aspectos que cuantificar:

• Cambios de moneda sin cargos para gastos en euros o libras
• Tasa de cambio del 1,99% para el resto de monedas, la más baja del mercado. (Barclays, por ejemplo, presenta una tasa del 2,99% para transacciones que no sean en libras esterlinas)
• 3% de reembolso* en todas las compras
• Planes de precios económicos y competitivos
• Ahorros aproximados de 8.417 € al mes para empresas en expansión y de 20.792 € para corporaciones

“Es muy beneficioso usar Payhawk en lugar de las tarjetas personales, porque las tasas de cambio suelen ser espeluznantes",  resalta la CFO de Scale Focus, Iliyana Krushkova.

*El cashback o reeembolso está disponible para nuevos clientes que se suscriban con un contrato anual entre el 01/10/2021 y el 31/03/2022. El abono está limitado al monto de la suscripción mensual de Payhawk. Ver términos y condiciones para más información.

Transparencia y control

Nuestra solución ayuda al equipo financiero a controlar los gastos empresariales de dos maneras. Primero, permite ver cada pago realizado: quién lo hizo, dónde y para qué, en la misma plataforma. Esta funcionalidad permite a los gerentes de Finanzas ver en tiempo real el flujo de dinero, para poder tomar decisiones rápidas, ajustar presupuestos y respaldar a los equipos que necesitan más asignaciones. En segundo lugar, los informes se generan en segundos, permitiendo cerrar rápidamente el mes, el trimestre o el año.

Ambas funcionalidades generan información muy valiosa acerca del gasto de la empresa. Con ello, los gerentes de Finanzas y los líderes de área pueden hacer fácilmente proyecciones más precisas, planificar de manera efectiva y crear u optimizar sus presupuestos.

“Todo está documentado, la cantidad, por qué, en qué categoría. Payhawk nos está ayudando a controlar nuestros gastos y también a controlar nuestros procesos y tener un registro detallado de cada paso para la rendición de cuentas”, resalta el vicepresidente de Ventas de Luxair, Olivier Lamoral.

Cumplimiento de las políticas de gastos

En las empresas con modelos tradicionales de gestión de gastos es difícil y engorroso cumplir con las políticas establecidas. Si un empleado realiza un pago con su tarjeta personal, el equipo tendrá que realizar múltiples tareas para lograrlo.

Primero, el empleado debe asegurarse de tener fondos personales suficientes para pagar la compra de la empresa. Luego, debe guardar el recibo en papel de forma segura, para poder presentarlo más tarde como gasto. Una vez que ha seguido el proceso establecido por la organización para presentar el recibo, deberá esperar el reembolso. Durante este lapso, deberá cuidar sus gastos, hasta contar de nuevo con los fondos en su cuenta. Todo este proceso genera varias complicaciones tanto para el empleado, como para el equipo financiero. Entre ellas:

• Falta de fondos personales para realizar la compra
• Recibos perdidos
• Aprobaciones no integradas que consumen mucho tiempo
• Falta de empoderamiento de los empleados
• Gastos excesivos o fuera de la política

Lo último puede ser un gran problema. Si una empresa ha redactado una política de gastos para sus empleados, bajo el modelo tradicional de gestión, ¿dónde está disponible? ¿Está guardada en algún archivo digital al que el empleado puede acceder sobre la marcha, mientras realiza un pago? ¿Está impresa y pegada en la pared de la oficina?

Con nuestras tarjetas de empresa todo está conectado, por lo que es mucho más sencillo cumplir con la política de gastos. El equipo puede gastar cómo y cuándo lo necesite, ya que la política de gastos está integrada a la herramienta de gestión y a las propias tarjetas de empresa.

Si algún empleado necesita gastar más del límite establecido, con sólo apretar un botón puede hacer una solicitud de fondos, que el supervisor puede autorizar o rechazar al instante. No hay ningún problema si existen varios equipos e instancias de aprobación; todo está cubierto con nuestros flujos de aprobación.

“Podemos ver cada transacción en tiempo real y lo que es todavía más útil: sabemos qué departamento la realiza. Todo es accesible tanto para el titular de la tarjeta como para el equipo financiero. Nos gusta poder realizar un seguimiento de los gastos y establecer límites a nivel de departamentos, mientras automatizamos el proceso de aprobación”, comenta el cofundador de Zenloop, Paul Schwarzenholz.

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