Vertice réconcilie gestion des dépenses et croissance

Les enjeux de Vertice

Pour maintenir sa position de leader, l’équipe Finance de Vertice avait pour but d’avoir des standards élevés en termes de gestion des dépenses. En tant que plateforme SaaS, Vertice est à l’avant-garde de la technologie et n’hésite donc pas à avoir recours à l’automatisation. Opter pour une solution de gestion des dépenses comme Payhawk tombait sous le sens.

“Nous avons tous connu de mauvaises expériences administratives : dans mon précédent rôle, nous utilisions une solution différente qui nous demandait d’exporter un tableau Excel pour le réimporter dans un autre format etc. On ne fait pas plus chronophage ! Chez Vertice, nous avions la ferme intention de ne pas répéter ce schéma et d’éviter à tout prix les processus chronophages.” - Charlotte Wright, Contrôleuse financière chez Vertice.

La précision des notes de frais et la ponctualité des remboursements étaient des enjeux majeurs pour Vertice. Charlotte Wright raconte : “Quand j’ai commencé ma carrière, nous devions récupérer tous les justificatifs papier auprès de nos collègues, les mettre dans des petits sacs pour les envoyer ensuite au siège social. Avec Payhawk, tout est plus simple.”

La comptabilité facilitée grâce à l’intégration Payhawk et Xero

Vertice sait reconnaître une bonne solution SaaS. C’est la raison pour laquelle l’équipe s’est orientée vers des solutions lui permettant de gérer et de scaler sa stratégie.

L’une des priorités majeures de l’équipe Finance était de trouver un outil de gestion des notes de frais pouvant renforcer le contrôle des dépenses tout en s’intégrant au logiciel comptable. Elle souhaitait prioriser la stratégie et la croissance de l’entreprise en évitant de passer du temps sur des tâches manuelles chronophages.

“Nos données de dépenses se transfèrent automatiquement et en temps réel vers Xero. C’est facile, il n’y a aucune barrière dans l’utilisation de la solution. Et cela nous libère du poids de la gestion administrative des notes de frais, et me fait gagner plusieurs heures par semaine. Le plus : la solution nous permet d’éviter le risque d’erreur humaine, c’est un avantage considérable.”

En termes de rapprochement bancaire, Vertice avait également des attentes importantes et recherchait une solution pour supprimer toutes les tâches manuelles (courir après les reçus, vérifier les données de dépenses, transférer manuellement ces données dans Xero etc.).

Accélérer le traitement des remboursements

Chez Vertice, les types de dépenses sont multiples. Les responsables utilisent des cartes d’entreprise alors que le reste de l’équipe avance elle-même les frais. Depuis le déploiement de Payhawk, les dépenses par carte et la gestion des remboursements est devenue bien plus facile à gérer.

“C’est génial de pouvoir soumettre nos notes de frais en quelques secondes. Nous n’avons plus besoin d’attendre la fin du mois ou le jour de paie. C’est aussi plus facile et plus flexible de ne plus avoir recours à notre banque traditionnelle pour tout ça.” - Charlotte Wright, Contrôleuse financière chez Vertice.

Avant d’utiliser notre solution, l’équipe devait rembourser le reste des collègues sur leurs fiches de paie, ce qui engendrait de longs délais de remboursement et qui obligeait les salariés à avancer eux-mêmes les frais. L’équipe faisait également face à un manque de visibilité sur les dépenses et un manque de contrôle de la trésorerie. Grâce à Payhawk, l’équipe Finance gagne du temps sur ces processus manuels. Chaque fois qu’un salarié effectue une dépense, il n’a qu’à télécharger son justificatif dans l’appli (grâce à notre technologie OCR), sélectionner une catégorie de dépense (pour un projet ou pour un événement par exemple), et le tour est joué !

"Avec Payhawk, vous pouvez vous décharger de la responsabilité de gérer seul toute la saisie des notes de frais puisque chacun gère ses propres dépenses. La responsabilité est entre les mains de celui qui effectue la dépense. La plateforme Payhawk est intuitive, ne nécessite pas de formation, donc c’est facile pour tout le monde de l’adopter” explique Charlotte Wright.

Des fonctionnalités pensées pour se préparer à scaler

L’équipe de Vertice a également choisi Payhawk pour la capacité de la plateforme à évoluer avec elle. Les fonctionnalités telles que l’émission de cartes en masse, les contrôles de cartes, etc. vont permettre à Vertice d'être plus agile dans la gestion de ses dépenses.

“Nos budgets sont plutôt flexibles, mais nous commençons à rationaliser notre budget versus nos dépenses, et Payhawk nous permet de faire cela facilement, tout en s’adaptant à notre croissance ! Il y a des fonctionnalités que nous n’utilisons pas encore, mais que nous serons contents d’avoir dans un futur proche, lorsque nous serons prêts.” explique Charlotte Wright.

Dans le SaaS, c’est le service qui compte

Chez Payhawk, nous mettons la réussite de nos clients au cœur de tout ce que nous faisons. Même si nous sommes un fournisseur de technologie à proprement parler, nos solutions sont pensées pour résoudre les problèmes de nos clients et répondre au mieux à leurs attentes.

Charlotte Wright ajoute : “La petite fenêtre de chat sur la plateforme, c’est le top ! L’équipe Customer Success est toujours disponible et répond très rapidement, c’est un vrai différenciant comparé à d’autres outils Fintech. J’ai travaillé avec de nombreuses solutions pour lesquelles il fallait attendre plusieurs jours avant d’avoir une réponse. Mais avec Payhawk, nous avons des retours quasiment instantanés, et pertinents ! Cela nous permet de résoudre rapidement les éventuels problèmes, pour moi, comme pour les autres collaborateurs détenteurs de cartes”.

Conclusion

Charlotte Wright et son équipe sont ravis de partager que Payhawk coche toutes les cases, mais va également plus loin, en proposant une très bonne expérience utilisateur et l’opportunité de scaler.

Par ailleurs, la plateforme Payhawk a permis à Vertice de gagner de nombreuses heures chaque semaine, de simplifier la clôture mensuelle et ainsi de permettre à l’équipe Finance de se consacrer au contrôle des dépenses, à la comptabilité, et finalement à la croissance de l’entreprise.

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