Vertice bespaart wekelijks uren met schaalbaar uitgavenbeheer

Het leven vóór Payhawk

Als leiders van een snel groeiend bedrijf streefde het financiële team van Vertice vanaf het begin naar kwalitatief goede software voor uitgavenbeheer. Als vooraanstaand SaaS-inkoopplatform, bekend om zijn technologische vooruitstrevendheid, lag de focus op maximaliseren van automatisering. Daarom was het implementeren van een intelligente software voor uitgavenbeheer een logische stap.

"Handmatige administratie en werken in de financiële wereld hebben we allemaal als frustrerend ervaren. In mijn vorige functie moesten we een spreadsheet exporteren en handmatig invoeren in een sjabloon of zelf iets opzetten om gegevens in te voeren. Het kostte ontzettend veel tijd.

"Handmatige administratie en werken in de financiële wereld hebben we allemaal als frustrerend ervaren," legt Charlotte Wright, Financial Controller bij Vertice uit. "In mijn vorige functie moesten we een spreadsheet exporteren en handmatig invoeren in een sjabloon of zelf iets opzetten om gegevens in te voeren. Het kostte ontzettend veel tijd. Bij Vertice waren we vastbesloten om vanaf het begin deze tijdrovende en frustrerende praktijken niet toe te passen."

Vertice hechtte ook veel waarde aan onkostendeclaraties en tijdige terugbetalingen. "Bij het begin van mijn carrière moesten we handmatig papieren bonnetjes van collega's verzamelen, ze in enveloppen stoppen en naar het hoofdkantoor sturen," herinnert Charlotte zich. "Met Payhawk is er totaal geen ruimte voor verwarring, en het is extreem eenvoudig."

Eenvoudige boekhoudintegraties met Payhawk en Xero

Vertice heeft een scherp oog voor goede SaaS-oplossingen. Vanaf het begin zochten ze naar tools die bedrijfsfuncties eenvoudig en effectief zouden kunnen beheren en opschalen.

Het financiële team had als topprioriteit het vinden van een software voor uitgavenbeheer die niet alleen uitgaven onder controle kon houden, maar ook naadloos kon integreren met hun boekhoudsoftware. Als een snelgroeiende organisatie wilde Vertice de focus leggen op strategie en groei, zonder tijd te verspillen aan handmatige financiële taken.

“De overdracht van onze uitgavengegevens gebeurt gewoon onmiddellijk. Het is eenvoudig, geen gedoe om het te gebruiken. Het verlicht de lastige administratie van onkosten en bespaart me wekelijks uren. Bovendien elimineert het alle menselijke fouten, wat enorm waardevol is."

Afstemming was van essentieel belang voor Vertice, met hoge verwachtingen voor een oplossing die al het tijdrovende werk rond het zoeken naar bonnetjes, het verifiëren van uitgaven en het overbrengen van gegevens naar hun boekhoudsoftware, Xero, kon wegnemen.

“De overdracht van onze uitgavengegevens gebeurt gewoon onmiddellijk,” zegt Charlotte over de Payhawk-integratie met Xero. "Het is eenvoudig, geen gedoe om het te gebruiken. Het verlicht de lastige administratie van onkosten en bespaart me wekelijks uren. Bovendien elimineert het alle menselijke fouten, wat enorm waardevol is."

Vergoedingen snel en eenvoudig regelen

Het uitgavenpatroon bij Vertice is een mix van betaalkaarten voor het hoger management en vergoedingen voor de rest van het team. Sinds de implementatie van Payhawk is het beheer van zowel kaartuitgaven als vergoedingen razendsnel en moeiteloos geworden.

"De snelheid waarmee we uitgaven kunnen registreren is verbazingwekkend," deelt Charlotte enthousiast. "Niemand hoeft te wachten tot de loonstrook of het einde van de maand. Het is zo gemakkelijk en flexibel dat we niet meer afhankelijk zijn van de bank."

Vóór het gebruik van onze oplossing moest het team collega's via de salarisadministratie terugbetalen, wat lange wachttijden en out-of-pocket kosten met zich meebracht. Dit leidde tot een gebrek aan overzicht en controle over de cashflow. Ook bespaart het team nu enorm veel tijd die eerder werd besteed aan handmatig beheer. Elke keer dat een collega geld uitgeeft, volstaat het om simpelweg de bon te uploaden via de app (ondersteund door geavanceerde OCR-technologie), de uitgavencategorie te selecteren (zoals projectkosten of evenementenuitgaven), en het is geregeld.

"De verantwoordelijkheid voor de uitgaven wordt gedecentraliseerd naar degenen die betalen, waardoor ik als 'team van één' niet meer alle bonnetjes en onkostendeclaraties hoef te loggen, wat veel tijd kostte," legt Charlotte uit. "De tool is intuïtief; er is geen training of introductie nodig voor de gebruikers, het werkt gewoon heel eenvoudig."

Voorbereiden op schaal met kaartcontroles, aangepaste velden, budgetten en meer

Als groeiend bedrijf begrijpt het Vertice-team dat hun gebruik van Payhawk zal blijven veranderen naarmate ze groeien. Met functies zoals bulkuitgifte van kaarten en controle over betaalkaarten weet Charlotte dat de tool hen in staat zal stellen snel te handelen en hun kostenbeheer te ondersteunen tijdens deze groei.

"Onze budgetten zijn momenteel flexibel, maar we werken aan zaken zoals budget versus uitgavenrapporten, en Payhawk maakt dit heel gemakkelijk (en groeit met ons mee!)," legt Charlotte uit. "Er zijn functies die we nu nog niet gebruiken, maar het is geruststellend om te weten dat ze beschikbaar zijn zodra we er klaar voor zijn."

SaaS als service, als de service van een volgend niveau is

Als experts in alles wat met SaaS te maken heeft, heeft Vertice het goede, het slechte en het lelijke gezien op het gebied van producten, technologie en klantenservice.

Bij Payhawk staat klantsucces centraal in alles wat we doen. Hoewel we software- en technologieaanbieders zijn, draait alles wat we ontwikkelen om het oplossen van problemen en het reageren op feedback van onze klanten.

"De kleine chatbox is ideaal," legt Charlotte uit. "Het klantenserviceteam is zo behulpzaam en snel, wat echt een verschil is ten opzichte van de meeste fintech-tools. Ik heb met oplossingen gewerkt waar je een vraag moet stellen en dagen moet wachten op een reactie. Met Payhawk is het direct en ondersteunend - het verwijdert obstakels voor zowel mij als onze kaarthouders om effectief te blijven werken."

Conclusie

Als SaaS-experts zijn Charlotte en het Vertice-team verheugd te kunnen zeggen dat Payhawk niet alleen aan al hun eisen voldoet, maar zelfs een stap verder gaat door een uitstekende (en ondersteunde) gebruikerservaring te bieden en de mogelijkheid om te blijven groeien.

Bovendien heeft Payhawk Vertice wekelijks uren bespaard en het maandafsluitingsproces vereenvoudigd, waardoor het financiële team groei kan realiseren, de boekhouding kan beheren, uitgaven kan controleren en nog veel meer, zelfs met een kleine bezetting.

Wil je meer weten over schaalbaar kostenbeheer? Boek dan vandaag nog een demo.