Skalierbares Ausgabenmanagement für Vertice

Herausforderungen vor Payhawk

Als schnell wachsendes Unternehmens wollte das Finanzabteilungsteam von Vertice von Anfang an einen hohen Standard beim Ausgabenmanagement setzen. Als führende SaaS-Einkaufsplattform ist Vertice in Bezug auf Technologie zukunftsorientiert und wollte so viel Automatisierung wie möglich einsetzen. Der Einsatz einer intelligenten Ausgabenmanagementlösung war sinnvoll.

„Wir haben alle schon schlechte Erfahrungen mit der manuellen Verwaltung und der Arbeit im Finanzwesen gemacht“, erklärt Charlotte Wright, Financial Controller bei Vertice. „In einer früheren Position habe ich eine andere Lösung verwendet, bei der wir ein Arbeitsblatt exportieren und es entweder in eine Vorlage importieren oder manuell etwas zur Eingabe erstellen mussten. Es war so zeitaufwendig. Bei Vertice waren wir von Anfang an entschlossen, keine dieser schlechten, zeitraubenden Praktiken in das Unternehmen einzubringen.“

Spesenabrechnungen und rechtzeitige Erstattungen waren für Vertice ebenfalls von großer Bedeutung. „Als ich meine Karriere begann, mussten wir die Papierbelege unserer Kollegen einsammeln, sie in kleinen Tüten sammeln und dann an die Firmenzentrale schicken“, erzählt Charlotte. „Aber mit Payhawk gibt es keine Unklarheiten mehr. Und es ist super einfach.“

Einfache Buchhaltungsintegrationen mit Payhawk und Xero

Vertice kennt gute SaaS. Sie suchten von Anfang an nach Lösungen, die die Verwaltung und Skalierung von Geschäftsfunktionen einfach und effektiv machen sollten.

Eine der wichtigsten Prioritäten für das Finanzabteilungsteam war die Suche nach einem Ausgabenmanagement-Tool, das die Kontrolle über die Ausgaben erleichtert und gleichzeitig in die Buchhaltungssoftware integriert werden kann. Als schnell wachsendes Unternehmen wollte Vertice seine Strategie und sein Wachstum priorisieren und den Zeitaufwand für manuelle Finanzaufgaben vermeiden.

Vertice hatte hohe Erwartungen an den Abgleich und wünschte sich eine Lösung, die die manuelle Arbeit bei der Suche nach Belegen, der Überprüfung von Ausgabedaten und der Übertragung der Ausgabendaten in die Buchhaltungssoftware Xero überflüssig machen würde.

„Unsere Ausgabendaten werden sofort übertragen“, sagt Charlotte über die Payhawk-Integration mit Xero. „Es ist einfach, es gibt keine Nutzungsbarriere. Außerdem entfällt die mühsame Verwaltung der Ausgabendaten, und ich spare jede Woche Stunden. Zudem werden alle menschlichen Fehler vermieden, was ein großer Vorteil ist.“

Schnelle Verarbeitung der Erstattungen

Die Ausgabentypen bei Vertice sind sehr unterschiedlich. Die leitenden Angestellten verwenden Firmenkarten, während der Rest des Teams Erstattungen verwendet. Seit wir mit Payhawk zusammenarbeiten, ist sowohl die Verwaltung der Kartenausgaben als auch der Rückerstattungen sehr schnell und einfach geworden.

"Es ist erstaunlich, dass wir Ausgaben in Sekundenschnelle erledigen können“, erzählt Charlotte. „Niemand muss bis zur Lohnabrechnung oder bis zum Monatsende warten. Es ist so einfach und flexibel, dass wir uns nicht auf die Bank verlassen müssen.“

Vor dem Einsatz unserer Lösung hätte das Team die Kosten für die Kollegen über die Gehaltsabrechnung erstattet, was lange Wartezeiten und Spesen für das Team bedeutet hätte. Außerdem fehlte es an Ausgabentransparenz und Cashflow-Kontrolle. Auch hier spart das Team eine Menge Zeit bei der manuellen Verwaltung. Jedes Mal, wenn ein Kollege eine Ausgabe tätigt, muss er einfach seinen Ausgabenbeleg über die App hochladen (unterstützt durch innovative OCR-Technologie), die Ausgabenkategorie auswählen (z. B. Projektausgaben oder Ausgaben für Veranstaltungen) und schon ist der Job erledigt.

„Man kann die Verantwortung für die Ausgaben dezentralisieren, sodass ich als 'Ein-Personen-Team' nicht die Quittungen und Spesenabrechnungen protokollieren muss, was zu viel Zeit kostet“, erklärt Charlotte. „Die Verantwortung liegt in den Händen derjenigen, die bezahlen. Und das Payhawk Tool ist so selbsterklärend, dass keine Schulung oder Einweisung für die Nutzer erforderlich ist, so einfach ist es.“

Vorbereitung auf die Skalierung mit Funktionen wie Kartenkontrollen, benutzerdefinierten Feldern und Budgets

Als wachsendes Unternehmen ist sich das Team von Vertice bewusst, dass sich die Art und Weise, wie es Payhawk nutzt, mit dem Wachstum des Unternehmens weiterentwickeln wird. Mit Funktionen wie der Massenausgabe von Karten und der Kontrolle von Unternehmenskarten weiß Charlotte, dass das Tool ihr helfen kann, schnell zu handeln und das Ausgabenmanagement zu unterstützen, während das Unternehmen wächst.

„Im Moment sind die Budgets noch recht flexibel, aber wir fangen an, an Berichten über Budget und Ausgaben zu arbeiten, und Payhawk macht das wirklich einfach (und skaliert mit uns!)“, sagt Charlotte. „Es gibt Funktionen, die wir derzeit noch nicht nutzen, aber es ist gut zu wissen, was alles verfügbar ist, sobald wir so weit sind.“

Erstklassiger Support auf Enterprise Ebene

Als Experten in Sachen SaaS hat Vertice das Gute, das Schlechte und das Hässliche gesehen, wenn es um Produkte, Technologie und Kundenservice geht.

Bei Payhawk steht der Erfolg der Kunden im Mittelpunkt unseres Handelns. Wir sind zwar Software- und Technologieanbieter, aber alles, was wir entwickeln, ist auf die Lösung der Probleme und das Feedback unserer Kunden ausgerichtet.

„Die kleine Chatbox ist das Beste“, erklärt Charlotte. „Das CS-Team ist so hilfsbereit und schnell, dass es sich definitiv von den meisten Fintech-Tools unterscheidet. Ich habe mit einigen Lösungen gearbeitet, bei denen man eine Anfrage abschicken und ein paar Tage warten muss. Aber mit Payhawk ist es sofort und hilfreich - und beseitigt alle Hindernisse für mich und unsere Karteninhaber, weiterzuarbeiten.“

Zusammenfassend

Als SaaS-Experten freuen sich Charlotte und das Team von Vertice darüber, dass Payhawk nicht nur alle Kriterien erfüllt, sondern noch einen Schritt weiter geht und eine großartige (und unterstützte) Benutzererfahrung sowie die Möglichkeit zur Skalierung bietet.

Darüber hinaus haben wir Vertice jede Woche mehrere Stunden gespart und den Monatsabschluss vereinfacht, sodass das Finanzabteilungsteam auch mit einer kleinen Mitarbeiterzahl Wachstum erzielen, die Buchhaltung verwalten, Ausgaben kontrollieren und vieles mehr kann.

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