Vertice ahorra horas cada semana con una gestión de gastos escalable

La vida antes de Payhawk

Como líderes de un negocio en rápido crecimiento, el equipo financiero de Vertice quería establecer un estándar elevado en la gestión de gastos desde el primer momento. Vertice es una de las plataformas de compras de SaaS más importantes y, como tal, mantiene una postura innovadora respecto a la tecnología, por lo que quería aplicar el mayor grado de automatización posible. El paso más lógico, por tanto, era apostar por una solución de gestión de gastos inteligente.

«Todos hemos sufrido malas experiencias con el trabajo y la gestión manual de las finanzas», explica Charlotte Wright, controller financiera de Vertice. «En mi rol anterior, utilizaba otro programa con el que teníamos que exportar una hoja de datos e importarla a una plantilla o a otro formato manualmente. Era muy frustrante porque requería mucho tiempo. En Vertice, teníamos claro desde el principio que queríamos evitar estas malas prácticas que hacen perder tanto tiempo».

Los informes de gastos y la puntualidad de los reembolsos también eran algo fundamental para Vertice. «Cuando comencé a trabajar, teníamos que recopilar los recibos en papel de nuestros colegas, meterlos en pequeñas bolsas y enviarlos a las oficinas centrales de la compañía», señala Charlotte. «Pero con Payhawk ya no hay ambigüedades en ninguna parte. Y es extremadamente sencillo».

Integraciones contables sencillas con Payhawk y Xero

Vertice sabe reconocer una buena solución de SaaS. Por eso, desde el inicio, han buscado programas cuyas funcionalidades de gestión y crecimiento del negocio fueran sencillas y efectivas.

Una de las prioridades principales del equipo financiero era hallar una herramienta de gestión de gastos que facilitara el control de los gastos y que a la vez también se integrara con el software de contabilidad. Como organización en rápido crecimiento, Vertice quería dar prioridad a la estrategia y la escalada de la empresa, sin perder tiempo con tareas financieras manuales.

En cuanto a la conciliación, Vertice tenía unas expectativas muy altas y quería una solución que eliminara todo el trabajo manual asociado con el seguimiento de recibos, la comprobación de la información de gasto y la transferencia de los datos de gasto al software de contabilidad que habían elegido, Xero.

«Nuestros datos de gasto se transfieren de inmediato», afirma Charlotte haciendo referencia a la integración de Payhawk con Xero. «Es muy sencillo y no hay barreras que impidan su uso. Nos libera de la tediosa administración de los datos de gasto y me ahorra muchas horas todas las semanas. Además, elimina cualquier error humano, lo que constituye una gran ventaja».

Reembolsos rápidos y sencillos

En Vertice hay muchos tipos de gastos diferentes. Los directivos utilizan tarjetas corporativas, mientras que el resto del equipo solicita reembolsos. Desde que comenzaron a trabajar con Payhawk, la gestión tanto del gasto de las tarjetas como de los reembolsos se ha convertido en una tarea muy sencilla y rápida.

«Es fantástico que podamos tramitar los gastos en cuestión de segundos. Ya no tenemos que esperar a la siguiente nómina ni a fin de mes. Es tan fácil y flexible que no necesitamos recurrir a la información del banco», comenta Charlotte.

Antes de usar nuestro software, el equipo hacía los reembolsos a través de la nómina, lo que suponía largas esperas y tener que avanzar dinero para cubrir gastos de su propio bolsillo. También daba lugar a una falta de visibilidad del gasto y del control del flujo de caja. Gracias a Payhawk, el equipo ahorra mucho tiempo que antes dedicaba a la administración manual. Cada vez que alguien del equipo hace un gasto, solo tiene que subir el recibo con la aplicación (que cuenta con innovadora tecnología OCR), seleccionar la categoría del gasto (por ejemplo, de proyecto o de evento) y ¡ya está!

«Puedes descentralizar la responsabilidad de los gastos y que la asuman las personas que incurren en ellos, así que no me incumbe como "equipo de una sola persona" registrar los recibos y los informes de gastos, lo que lleva un montón de tiempo», señala Charlotte. «La responsabilidad es de los que pagan. Y la herramienta de Payhawk es muy intuitiva, así que no es necesario ningún tipo de formación o iniciación de los usuarios. Es sumamente sencilla».

Funcionalidades pensadas para prepararte a escalar

Como negocio en rápido crecimiento, el equipo de Vertice sabe que el modo en que utilizan Payhawk continuará evolucionando a medida que crezcan. Gracias a funcionalidades tales como los controles de tarjetas corporativas y la emisión de tarjetas de grupo, Charlotte sabe que la herramienta puede ayudarle a actuar con rapidez y a gestionar los gastos a medida que el negocio escale.

«Nuestros presupuestos son bastante flexibles en este momento, pero vamos a comenzar a llevar a cabo acciones tales como cotejar los presupuestos con los informes de gasto y Payhawk nos facilita mucho esta tarea (¡y crece con nosotros!)», señala Charlotte. «Hay funcionalidades que aún no utilizamos, pero es bueno saber todo lo que tenemos disponible cuando estemos preparados».

En SaaS, lo más importante es el servicio

Como expertos en SaaS, Vertice ha experimentado lo bueno, lo feo y lo malo en relación con los productos, la tecnología y el servicio de atención al cliente.

En Payhawk, el éxito de los clientes es la base de todo lo que hacemos. Podemos ser proveedores de software y tecnología, pero todo lo que creamos está diseñado para resolver los problemas de nuestros clientes y responder a sus peticiones de la mejor manera posible.

«La pequeña caja de chat es lo mejor», explica Charlotte. «El equipo de atención al cliente es sumamente rápido y servicial y, definitivamente, se diferencia de la mayoría de las herramientas de fintech. He trabajado con algunos programas en los que tienes que enviar una consulta y esperar unos cuantos días. Pero, con Payhawk, esto es instantáneo y muy útil. Nos permite resolver rápidamente cualquier problema, para que tanto yo como los titulares de nuestras tarjetas podamos seguir trabajando».

Conclusión

Charlotte y el equipo de Vertice están muy contentos de poder afirmar que Payhawk no solo satisface todas sus necesidades, sino que también ofrece una gran experiencia de usuario (con soporte) y la oportunidad de escalar.

La plataforma de Payhawk ha permitido a Vertice ahorrar múltiples horas a la semana y simplificar el cierre de fin de mes, lo que significa que el equipo financiero se puede centrar en gestionar la contabilidad, controlar el gasto y hacer crecer la empresa, incluso con una plantilla reducida.

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