Sie können Rechnungen für bezahlte und unbezahlte Ausgaben, die Sie per E-Mail erhalten haben, direkt an die individuelle E-Mail-Adresse Ihres Unternehmens weiterleiten, beispielsweise an your.company@invoices.payhawk.com.
Weitere Informationen zum Einrichten Ihrer Mailbox finden Sie unter Konfiguration der Mailbox.
Versenden von Rechnungen für Ausgaben
Um eine Rechnung einzureichen, leiten Sie die erhaltene Rechnung an die individuelle E-Mail-Adresse weiter, die Payhawk für Ihr Unternehmen bereitstellt – your.company@invoices.payhawk.com. Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise „Digital Strategy“ heißt, könnte die Adresse wie folgt aussehen: digital.strategy@invoices.payhawk.com.
Payhawk ermittelt automatisch die zu dieser Rechnung gehörende Entität und prüft, ob die Rechnung beglichen wurde oder noch aussteht.
Ist die Rechnung bereits bezahlt, ordnet Payhawk den Beleg automatisch der entsprechenden Ausgabe zu. Sie müssen die Ausgabe anschließend nur noch einreichen.
Ist die Rechnung noch unbezahlt, erstellt Payhawk automatisch eine neue Rechnungsausgabe im System. Der Datenextraktionsalgorithmus mit integrierter OCR-Technologie erfasst die Rechnungsdaten automatisch und trägt sie in die entsprechenden Felder ein. Nach der Überprüfung wird die Rechnung zur Zahlung an die zuständigen Personen in Ihrem Unternehmen weitergeleitet.
Payhawk kann den Eigentümer einer Rechnung in zwei Fällen automatisch festlegen:
Enthält die Rechnung einen Ansprechpartner des Käufers, weist Payhawk dieser Person die Rechnung zu und benachrichtigt sie.
Wird die Rechnung automatisch mit einer Anfrage abgeglichen, wird der Eigentümer der Anfrage automatisch als Eigentümer der Rechnung festgelegt und benachrichtigt.
Erfolgreiche Verarbeitung von Belegen überprüfen
Für jeden Ausgabenbeleg, den Sie an die Mailbox senden, sendet Payhawk automatisch eine Bestätigungs-E-Mail im selben E-Mail-Thread. So bleiben alle Informationen zum Bearbeitungs- und Einreichungsstatus des Belegs an einem Ort.
Wenn Sie die Benachrichtigungen nicht im selben Thread erhalten, stellen Sie sicher, dass die Konversationsansicht in Ihrem E-Mail-Client aktiviert ist. Weitere Informationen finden Sie in den Konfigurationsanleitungen zu Gmail oder Outlook 365.
Wurde der Ausgabenbeleg erfolgreich einer bereits bezahlten Ausgabe zugeordnet, erhalten Sie eine Bestätigungs-E-Mail im selben Thread. Um die Details der Ausgabe anzuzeigen, klicken Sie in der E-Mail auf Ausgabe anzeigen.
Wurde für den Ausgabenbeleg erfolgreich eine neue Ausgabe für eine Banküberweisung erstellt, erhalten Sie ebenfalls eine Bestätigungs-E-Mail im selben Thread. Um die Details der Ausgabe anzuzeigen, klicken Sie in der E-Mail auf Ausgabe anzeigen. Zusätzlich erhalten Sie eine Benachrichtigung im Posteingang Ihres Payhawk-Kontos auf der Registerkarte Alle.
Konnte der Ausgabenbeleg keiner bereits bezahlten Ausgabe zugeordnet werden, sendet Payhawk Ihnen eine Benachrichtigung in diesem Thread. Klicken Sie auf Zu Ihrem Posteingang, um zur Registerkarte Ausstehend im Posteingang Ihres Payhawk-Kontos zu wechseln und den Beleg dort hinzuzufügen.
Kann Payhawk den Ausgabenbeleg nicht verarbeiten, erhalten Sie eine Systembenachrichtigung mit einer entsprechenden Erklärung. Das Erscheinungsbild dieser Nachricht kann je nach verwendetem E-Mail-Client variieren.
Mögliche Ursachen für eine fehlgeschlagene Verarbeitung sind Sicherheitsprüfungen der Absender-E-Mail, die nicht erfolgreich abgeschlossen wurden, oder das Überschreiten der maximal zulässigen Anzahl von 40 angehängten Ausgabenbelegen. Wenden Sie sich in diesem Fall an Ihre Payhawk-Administratoren oder beheben Sie das Problem und senden Sie den Ausgabenbeleg erneut.
In seltenen Fällen kann Payhawk einen Beleg der falschen Ausgabe oder einer falschen Entität zuordnen. Wechseln Sie in diesem Fall zur App Ausgaben und verwenden Sie die Funktion Zu einer anderen Ausgabe verschieben, um die Zuordnung zu korrigieren.
Verlauf von Mailbox-Anfragen anzeigen
Um den Status der über die Mailbox eingereichten Ausgabenbelege zu überprüfen, filtern Sie die Anfragen in Ihrem Posteingang:
Gehen Sie zu Posteingang.
Klicken Sie auf Filter hinzufügen.
Wählen Sie Anfragetyp > Mailbox-Anfrage.
Besonderheiten
Die Mailbox kann bis zu 40 Bilder oder PDF-Dokumente verarbeiten, die als E-Mail-Anhänge gesendet werden. Payhawk analysiert jeden Anhang und verarbeitet nur die Dateien, die als gültige Ausgabenbelege erkannt werden. Wenn Sie beispielsweise fünf Anhänge senden, von denen nur einer eine Rechnung enthält, verarbeitet Payhawk nur diesen Anhang.
Sind keine Anhänge vorhanden, analysiert Payhawk automatisch den Inhalt der E-Mail und erstellt daraus ein Dokument. Dies ist beispielsweise bei elektronischen Quittungen von Diensten wie Uber hilfreich.
