Dieser Artikel listet einige häufig gestellte Fragen (FAQ) und Lösungen für bestimmte Sonderfälle im Zusammenhang mit der Integration zwischen dem Payhawk-System und der Buchhaltungssoftware Exact Online auf.
Ist es möglich, die Payhawk-Exact Online Integration für Entitäten in verschiedenen Ländern zu nutzen?
Ja. Die Integration von Payhawk und Exact Online funktioniert nahtlos über verschiedene Regionen hinweg, einschließlich Entitäten mit Sitz in Großbritannien, den Niederlanden, Belgien, Luxemburg, Spanien und Deutschland. Es gibt keine Unterschiede in der Funktionalität zwischen den Exact Online-Umgebungen der verschiedenen Länder.
Was ist, wenn es eine Differenz zwischen den Beträgen im Einkaufsjournal und im Bankjournal in Exact Online gibt?
Wenn ein Kauf in Fremdwährung erfolgt und der Betrag des Kaufjournals vom Betrag des Bankjournals in Exact Online abweicht, liegt dies in der Regel an einer Umrechnungskursdifferenz aufgrund der unterschiedlichen Umrechnungskurse - des Tageskurses und des Kurses des Zahlungsdienstleisters. Normalerweise wird diese Differenz als zusätzlicher Umrechnungskursgewinn/-verlust verbucht. Weitere Informationen finden Sie unter Exact Online führt eine Währungsumrechnung durch.
Warum erscheinen Rechnungen in verschiedenen Währungen, die mit USD‑Kartenzahlungen verknüpft und in Payhawk korrekt umgerechnet wurden, in den Kreditorenbuchungen von Exact Online als offene Posten, anstatt mit dem Kartenabbuchungsbetrag abgeglichen zu werden?
Das Problem entsteht durch asynchrone Exportzeiten, bei denen Rechnungen und Kartenbelastungen getrennt exportiert werden. Dadurch werden die Transaktionen in Exact Online nicht automatisch abgeglichen und erscheinen als offene Posten in der Kreditorenbuchhaltung. Hinweise zum Umgang mit Wechselkursgewinnen oder ‑verlusten in Exact Online finden Sie in der entsprechenden Supportdokumentation von Exact Online.
Wie verwalte ich Servicegebühren und handschriftliche Trinkgelder für US-Transaktionen in Payhawk?
Bei der Verarbeitung von US-Transaktionen, die Servicegebühren wie beispielsweise eine Servicegebühr von 10 % oder handschriftliche Trinkgelder enthalten, stehen Ihnen zwei Optionen zur Verfügung, um die Differenz zwischen dem Zwischensummenbetrag auf dem Beleg und dem endgültigen Kartenbetrag zu verwalten:
Ausgaben in Payhawk aufteilen – Wenn Ihre Kartentransaktion beispielsweise 1000 USD beträgt, auf dem Beleg jedoch 900 USD für das Essen und 100 USD handschriftlich vermerkte Trinkgelder oder Servicegebühren aufgeführt sind, können Sie die Ausgaben in Payhawk in zwei Posten aufteilen. Dadurch werden in Exact Online separate Posten erstellt.
Gesamtbetrag einreichen – Sie können den Gesamtbetrag von 1.000 USD einreichen, ohne ihn aufzuteilen. Das OCR-System von Payhawk kann jedoch die Diskrepanz zwischen dem Zwischensumme auf dem Beleg und dem endgültigen Transaktionsbetrag erkennen. Das OCR-System kann zwar Handschrift lesen, überwacht jedoch weiterhin Unterschiede zwischen den dokumentierten und den berechneten Beträgen.