Zielgruppe
Dieser Artikel richtet sich an bestehende Payhawk-Kunden.
Zweck
Ziel dieses Artikels ist es, den neuen Ausgabenlebenszyklus bei Payhawk vorzustellen. Auf diese Weise möchte das Team:
Benutzern, die mit der bisherigen Benutzeroberfläche und dem zugehörigen Ausgabenlebenszyklus vertraut sind, eine reibungslose und nahtlose Erfahrung ermöglichen.
Ihnen helfen, Probleme bei der Umstellung auf die neue Benutzererfahrung zu vermeiden.
Was ändert sich?
Für die Ausgaben-App werden die folgenden Navigationsregisterkarten für Ausgaben eingeführt, die die bisherigen ersetzen:
Einreichen
Genehmigen
Überprüfen
Zahlen > Details bestätigen
Zahlen > Jetzt bezahlen
Alle
Unter Einstellungen auf der Seite Workflows gibt es die folgenden Änderungen:
Es wird ein Einreichen-Schritt hinzugefügt, der mittels Schalter auf Ein und Aus gestellt werden kann. Einreichen ist immer aktiviert, wenn ein Genehmigungsworkflow aktiviert ist.
Es wird die Möglichkeit hinzugefügt, Rollen zu konfigurieren, die überprüfen können.
Es wird die Möglichkeit hinzugefügt, Rollen zu konfigurieren, die Zahlungsdaten bestätigen können.
Änderungen an der Navigation
Die folgende Tabelle zeigt, wie die alten Navigationsregisterkarten im Verhältnis zu den neuen stehen.
Aktuelle Navigation | Neue Navigation |
Zu Prüfen > Ausstehend | Aufteilung in Einreichen und Genehmigen, je nachdem, ob eine Aktion des Mitarbeiters oder des Genehmigers für die Ausgaben ausstehend ist. |
Zu prüfen > Bereit | Umbenannt in Überprüfen. |
Zu zahlen > Ausstehend | Umbenannt in Zahlen > Details bestätigen. |
Zu zahlen > Bereit | Umbenannt in Zahlen > Jetzt bezahlen. |
Alle | Entspricht Alle vollumfänglich. |
Änderungen an der Konfiguration
Wenn Sie Genehmigungsworkflows verwenden, werden Sie keine Änderungen an Ihren Abläufen bemerken.
Wenn Sie Ausgabentypen ohne Genehmigungsworkflows haben und in der Zwischenzeit Ausgabenfelder für das Senden erforderlich geworden sind, müssen Ihre Mitarbeiter Ausgaben nun explizit einreichen.
Weitere Informationen zu den Ausgabenfeldern in Payhawk finden Sie im Artikel zur Verwendung der integrierten Ausgabenfelder.
Zuvor wurden die Ausgaben als Ausstehend oder Bereit zur Überprüfung klassifiziert, basierend darauf, ob ihre für die Übermittlung erforderlichen Felder ausgefüllt waren.
Daraus ergaben sich folgende Implikationen:
Buchhalter erhielten Ausgaben, die nicht wirklich zur Überprüfung bereit waren.
Buchhalter konnten eine Ausgabe nicht an den Mitarbeiter zurückschicken.
Es war nicht klar, was eigentlich ausstand oder bereit war und warum.
All diese Probleme löst Payhawk nun mit den neuen Features! Falls Sie die verbesserten neuen Abläufe nicht nutzen möchten, können Sie das folgendermaßen:
Vor dem Einführungsdatum: Deaktivieren Sie Ihre „für die Einreichung erforderlichen“ Felder. Infolgedessen wird Payhawk die Einreichen-Option nicht aktivieren.
Nach dem Einführungsdatum: Deaktivieren Sie die Option Einreichen. Infolgedessen werden Ausgaben sofort in Ihre Überprüfung-Ansicht zurückverschoben und müssen nicht eingereicht werden.
Follow-up
Das Team hinter der Implementierung hofft, dass die neue Ausgabenerfahrung Ihre tägliche Arbeit in Payhawk deutlich vereinfachen wird.
Die Einführung ist für den 19. Dezember 2023 geplant.
Wenn Sie Fragen oder Bedenken haben, zögern Sie bitte nicht, unser Support-Team oder Ihren Customer Success Manager zu kontaktieren!