Payhawk bietet leistungsstarke Optionen für die Überwachung und Berichterstattung über die Ausgaben Ihres Unternehmens und nutzt auf nahtlose Weise seine OCR-Funktionalität (optische Zeichenerkennung), um Ausgabeninformationen automatisch aus angehängten Quittungen und Rechnungen zu extrahieren.
Jeder Mitarbeiter kann in Payhawk Ausgaben erstellen und hochladen.
Nur Payhawk-Administratoren können die Einstellungen für die Ausgabentypen in Ihrem Unternehmen und die Workflows für die Genehmigung von Ausgabenanträgen und Zahlungen festlegen.
Ausgabentypen in Payhawk
Payhawk ermöglicht es Mitarbeitern, die folgenden Ausgabentypen zu erstellen:
Kartenausgaben
Banküberweisung
Barmittel des Unternehmens
Rückerstattung
Fahrtkostenerstattung
Tagespauschale
Der Lebenszyklus von Ausgaben
In der folgenden Tabelle sind die verfügbaren Registerkarten aufgeführt, auf denen eine Ausgabe abhängig von ihrem Status und auf der Grundlage der von der Organisation geforderten Genehmigungsworkflows positioniert wird.
Registerkarte | Statusdetails |
Einreichen | Der Bereich unter Ausgaben > Registerkarte Einreichen enthält Ausgaben, für die die Option Einreichen in Workflows für den Ausgabentyp aktiviert ist und die noch nicht eingereicht wurden. Diese Ausgaben warten darauf, dass der Mitarbeiter die Ausgaben-Einreichung explizit bestätigt, indem er auf die Schaltfläche Einreichen klickt. Wenn die Option Einreichen in Workflows für alle Ausgabentypen deaktiviert ist, ist die Registerkarte Einreichen automatisch ausgeblendet. Von hier aus können die autorisierten Personen oder Rollen im Unternehmen auch: Sobald sie eingereicht wurde, wird die Ausgabe automatisch:
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Genehmigen | Der Bereich unter Ausgaben > Registerkarte Genehmigen enthält alle Ausgaben, für die die Option Einreichen des Ausgabentyps in Workflows aktiviert ist und deren Genehmigung aussteht.
Von hier aus können die autorisierten Personen oder Rollen im Unternehmen auch: Sobald eine Ausgabe genehmigt wurde, wird sie automatisch auf die Registerkarte Überprüfen verschoben. |
Überprüfen | Die Registerkarte Ausgaben > Überprüfung enthält alle Ausgaben, die zur Überprüfung bereitstehen. Dazu gehören die Ausgaben, die bei ihrer Erstellung keine Einreichung und damit auch keinen Genehmigungsschritt erfordern. Von hier aus können die autorisierten Personen oder Rollen im Unternehmen auch: Sobald die Ausgabe überprüft wurde, wird sie automatisch auf die Registerkarte Zahlen verschoben. Handelt es sich um eine Kartenausgabe, so wird sie direkt in Alle verschoben. |
Zahlen > Details bestätigen | Die Ausgaben im Bereich Ausgaben > Zahlen > Details bestätigen erfordern eine Bestätigung der Zahlungsdaten, bevor die Zahlung ausgelöst wird. Von hier aus können die autorisierten Personen im Unternehmen:
Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Details bestätigen und die Ausgabe wird in den Bereich Zahlen > Registerkarte Autorisieren verschoben. |
Zahlen > Autorisieren | Die Ausgaben im Bereich Ausgaben > Zahlen > Autorisieren sind alle Ausgaben, die eine Autorisierung für ihre sofortige oder geplante Zahlung erfordern. Von hier aus können die autorisierten Personen im Unternehmen:
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Zahlen > Geplant | Die Registerkarte Geplant enthält alle Banküberweisungen, die für ein bestimmtes Datum oder ihr Fälligkeitsdatum eingeplant wurden. Von hier aus können die autorisierten Personen im Unternehmen: |
Alle | Die Registerkarte Ausgaben > Alle enthält alle Ausgaben, unabhängig von ihren oben erwähnten Status. Von hier aus können die autorisierten Personen im Unternehmen für bezahlte Ausgaben: |
Automatische Datenextraktion mit OCR
Als Teil seiner Ausgabenverwaltungslösung hat Payhawk ein natives OCR-Tool entwickelt, das automatisch die relevanten Informationen aus hochgeladenen Rechnungen und Quittungen extrahiert und an das Payhawk-System übermittelt.
Weitere Informationen darüber, welche Ausgabendaten vom OCR-Tool gelesen und automatisch ausgefüllt werden, finden Sie im Artikel über das automatische Ausfüllen von Ausgabenfeldern in Payhawk.
Überprüfung auf doppelte Ausgaben
Payhawk erkennt automatisch doppelte Ausgaben. Zum Beispiel, wenn ein Mitarbeiter dieselbe Rechnung zweimal einreicht – einmal als Transaktion mit der Payhawk-Karte und erneut als Erstattungsantrag – wird das System dies kennzeichnen.
Die Prüfung auf Duplikate basiert auf den folgenden Kriterien:
Betrag
Anbieter
Belegdatum
Belegnummer
Wird ein Duplikat festgestellt, erlaubt das System dennoch die Einreichung, zeigt jedoch während des Prüfungsprozesses eine Warnung für den Prüfer an.
Wenn der Einreicher eines der geprüften Felder ändert, wird der Prüfer benachrichtigt, sofern die Warnung im Prüfungsassistenten aktiviert ist.
Symbole und Navigation
Zur schnelleren und intuitiveren Navigation wird der aktuelle Status einer Ausgabe in Payhawk mit einem der in der folgenden Tabelle aufgeführten Symbole angezeigt.
Symbol | Bedeutung | Details |
| Für die Ausgabe fehlt ein Dokument. | Bei Ausgaben ohne hochgeladene Dokumente handelt es sich oft um Kartenzahlungen, die darauf warten, dass der Karteninhaber eine Quittung oder Rechnung hinzufügt. |
| Die Ausgabe hat ein angehängtes Dokument oder wird überprüft. |
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| Die Ausgabe ist archiviert. | Archivierte Ausgaben sind schreibgeschützt und können nicht bearbeitet werden. Sie können jedoch eingesehen und exportiert werden, ihre Zahlungsbelege können heruntergeladen werden und ihr Verlauf kann nachvollzogen werden. |
Farbcodes
Sie können sich anhand der folgenden Farbcodes, die das System verwendet, einen schnellen Überblick über den Ausgabenstatus verschaffen:
Rot - Überfällige Zahlungen. Das Fälligkeitsdatum auf dem angehängten Spesenbeleg ist überschritten.
Orange - Fällige Zahlungen. Das Fälligkeitsdatum auf dem angehängten Spesenbeleg zeigt an, dass die Zahlung zu einem bestimmten Datum erwartet wird oder für dieses Datum geplant ist.
Schwarz - Bezahlte Ausgaben.
