Este artículo responde a algunas de las preguntas más frecuentes sobre las solicitudes en Payhawk.
Algunas de estas preguntas frecuentes son relevantes para clientes que antes usaban la app Compras, que desde entonces ha sido reemplazada por la app Solicitudes. La nueva app ahora abarca una gama más amplia de solicitudes, no solo solicitudes de compra y órdenes de compra.
¿Por qué no puedo ver la app Solicitudes en mi menú?
Los empleados solo verán la app Solicitudes si un administrador de Payhawk ha activado al menos un tipo de solicitud en Configuración. Si no hay ninguno activo, la app no aparecerá.
Los administradores de Payhawk siempre ven la app Solicitudes. Al abrirla, se les pedirá que configuren los tipos de solicitud.
¿Por qué no puedo pagar mi solicitud con tarjeta?
Si el pago con tarjeta no está disponible, ese tipo de solicitud tiene métodos de pago restringidos. Los administradores de Payhawk pueden cambiar los métodos de pago disponibles en la configuración de Tipos de solicitud.
El importe de la solicitud ha cambiado. ¿Qué debo hacer?
Si los precios de una solicitud están desactualizados, lo más recomendable es conservar el historial devolviéndola para su edición y volviéndola a enviar, en lugar de eliminarla.
Esto solo se aplica si la solicitud ya está aprobada o pendiente de aprobación. Si todavía está en borrador, puedes actualizarla directamente.
¿Por qué no puedo editar mi solicitud?
Una vez que una solicitud se envía para su aprobación, queda bloqueada. Si hay algún error, aún puedes editarla desde el menú de tres puntos (…), pero tendrá que pasar de nuevo por el proceso de aprobación tras cualquier cambio.
¿Cómo se genera el título de la solicitud?
El título de la solicitud se crea automáticamente mediante IA y se basa en tu Descripción. Puedes cambiarlo en cualquier momento desde el menú de tres puntos (…) y seleccionando Editar nombre.
Quiero vincular un gasto a una solicitud, pero no aparece. ¿Por qué?
Los posibles motivos son los siguientes:
Proveedor distinto: si una solicitud tiene un proveedor definido, el gasto debe tener el mismo proveedor para vincularse a ella.
Permisos del rol: los gastos que puedes vincular dependen de tu rol:
Los empleados solo pueden vincular sus propias solicitudes.
Los responsables de equipo pueden vincular sus propias solicitudes y las de su equipo.
Los contables, administradores y especialistas en AP sénior de Payhawk pueden vincular todas las solicitudes de la entidad.
Los revisores de los tipos de solicitud pueden vincular todas las solicitudes de ese tipo.
El permiso para vincular gastos a cualquier solicitud también se puede configurar y activar para roles personalizados.
Método de pago distinto: solo puedes vincular gastos y solicitudes que tengan el mismo método de pago:
Si para el tipo de solicitud se ha configurado el método de pago Solo tarjeta o Solo factura, solo podrás vincular solicitudes a gastos de esos tipos.
Si se ha seleccionado una tarjeta específica para el tipo de solicitud, solo podrás vincular solicitudes a gastos realizados con esa tarjeta.
Si se selecciona No se requiere pago, la solicitud no puede vincularse a ningún gasto.
Si no se ha configurado ningún método de pago para el tipo de solicitud, puedes vincularla a cualquier tipo de gasto permitido para ese tipo de solicitud.
¿Por qué se ha vinculado automáticamente una solicitud a mi gasto?
Payhawk utiliza IA para vincular automáticamente las solicitudes a los gastos cuando identifica una posible coincidencia. La IA analiza el contexto completo, incluidos el importe, el comercio, el número de orden de compra, los documentos adjuntos y los pagos con tarjeta, para decidir si debe vincularlos.
Si un gasto se ha vinculado de forma incorrecta, puedes eliminar manualmente la solicitud vinculada.
¿Dónde está mi orden de compra?
Los clientes que antes utilizaban la app Compras, dedicada exclusivamente a las órdenes de compra, quizá se pregunten dónde están ahora esas órdenes. Las órdenes de compra se han movido a la app Solicitudes y ahora están disponibles como un tipo de solicitud independiente dentro de Tipos de solicitud.
Todos los campos y flujos de aprobación existentes de las órdenes de compra se han transferido automáticamente al nuevo tipo de solicitud con la misma configuración. Están habilitados de forma predeterminada, por lo que tu experiencia seguirá siendo la misma.
El método de pago predeterminado para estos tipos es Factura. Los administradores de Payhawk pueden cambiarlo en Configuración > Flujos de aprobación > Solicitudes.
¿Dónde está el campo Nota de mi solicitud?
El campo Nota ya no está disponible. La información sobre tu solicitud ahora se genera con IA en el título, y dispones de un nuevo campo Descripción para añadir más contexto en texto libre.