Las solicitudes en Payhawk son una parte fundamental del proceso end-to-end de cuentas por pagar dentro de una empresa y ayudan a las organizaciones a ofrecer transparencia en la gestión de sus recursos y sus relaciones con los proveedores.
Especificaciones
Todos los empleados con acceso a la solicitud pueden:
Adjuntar documentos de la solicitud
Cargar y vincular facturas a solicitudes
Añadir comentarios a las solicitudes
Ver la actividad de la solicitud
Presentar los gastos respectivos para su aprobación
Los administradores de Payhawk gestionan los tipos de solicitud, los campos adicionales requeridos para cada tipo, las convenciones de numeración de órdenes de compra, las reglas de discrepancia, los flujos de aprobación y los requisitos de recepción para las categorías de gasto de los tipos de solicitud.
Ciclo de vida de las solicitudes
Cada solicitud en Payhawk pasa por distintas etapas gestionadas por personas o perfiles específicos, según los flujos de aprobación definidos por los administradores de Payhawk de tu empresa. Por ejemplo, algunos pasos, como la revisión o la aprobación, pueden omitirse.
La siguiente tabla muestra las fases de las solicitudes que corresponden a las pestañas de la aplicación Solicitudes, las acciones que se pueden realizar en cada etapa y quién tiene permiso para llevarlas a cabo.
Fase y pestaña correspondiente en Solicitudes | Acciones, perfiles y responsabilidades |
Enviar | Esta pestaña contiene las solicitudes que no se han enviado o que se han devuelto a quien las realizó. Desde aquí, las personas que realizan la solicitud, los empleados autorizados y los perfiles correspondientes pueden:
Una vez enviada, la solicitud:
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Revisión | Esta pestaña contiene las solicitudes que se han enviado pero aún no se han revisado, o que se han devuelto a los revisores para una revisión adicional. Desde aquí, los revisores, los empleados autorizados y los perfiles correspondientes pueden:
Una vez revisada, la solicitud:
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Aprobación | Esta pestaña contiene las solicitudes que se han revisado pero aún no se han aprobado. Desde aquí, los aprobadores, los empleados autorizados y los perfiles correspondientes pueden:
Una vez aprobada, la solicitud:
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Recepción | Esta pestaña contiene las solicitudes que requieren una nota de entrega y albarán y que han sido aprobadas pero no aún no se han recibido (completamente). Desde aquí, los empleados autorizados y los perfiles correspondientes pueden:
Una vez que el estado de recepción de todos los artículos de la solicitud sea N/A, Completo o Con discrepancia, la solicitud pasará automáticamente a la pestaña Facturación. |
Facturación | Esta pestaña contiene las solicitudes cuyos artículos se han recibido por completo (es decir, con el estado de recepción N/A, Completo o Con discrepancia), pero que aún no se han facturado. Desde aquí, los empleados autorizados y los perfiles correspondientes pueden realizar las mismas acciones que están disponibles en el paso Recepción. Una vez que el estado de facturación de todos los elementos de la solicitud sea Completo o Con discrepancia, la solicitud pasará automáticamente a la pestaña Pago. |
Pago | Esta pestaña contiene las solicitudes cuyos artículos se han recibido por completo (es decir, con el estado de recepción N/A, Completo o Con discrepancia) y se han facturado (es decir, con el estado de facturación Completo o Con discrepancia), pero una o más facturas asociadas aún no se han pagado. Desde aquí, los empleados autorizados y los perfiles correspondientes pueden realizar las mismas acciones que están disponibles en el paso Facturación. Una vez que el estado de facturación de todos los artículos de la solicitud sea Completo o Con discrepancia, la solicitud:
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Cierre | Esta pestaña contiene las solicitudes cuyos artículos se han recibido y facturado (es decir, con el estado Completo o Con discrepancia), pero que aún no se han cerrado. Desde aquí, los empleados autorizados y los perfiles correspondientes pueden realizar las mismas acciones que están disponibles en los pasos Recepción y Facturación. Una vez que la solicitud se haya cerrado manualmente, pasará automáticamente a la pestaña Todo. |
Todo | Esta pestaña contiene todas las solicitudes, independientemente de su estado. |
Conciliación de solicitudes con notas de entrega y albaranes y facturas antes del pago (doble y triple conciliación)
Las solicitudes configuradas para requerir una nota de entrega y albarán de bienes o servicios necesitan un comprobante de entrega en forma de nota de recepción de mercancías (GRN) o nota de entrega y albarán. Una vez que la nota de entrega y albarán es aceptada, el proveedor envía una factura al comprador solicitando el pago de los bienes o servicios entregados.
La factura se vincula automáticamente a la solicitud o a la orden de compra cuando la herramienta de automatización de Payhawk extrae el ID de la factura. Si el ID de la solicitud o de la orden de compra no figura en la factura, puedes añadirlo manualmente seleccionando el ID correspondiente en el menú desplegable Solicitud. Como resultado, Payhawk realiza automáticamente un proceso contable de triple conciliación, lo que significa que el sistema compara la cantidad indicada en la solicitud con la de la nota de entrega y albarán y, a continuación, el importe neto de la solicitud con el de la factura del proveedor.
Las solicitudes que no requieren una nota de entrega y albarán (GRN) activan un proceso de doble conciliación. El sistema de Payhawk compara automáticamente el importe neto de la solicitud con el de la factura del proveedor.
Dependiendo de la política interna de tu empresa, la organización puede requerir notas de entrega y albaranes para las solicitudes tanto de bienes como de servicios.