El Agente de IA de Pagos es un asistente impulsado por IA que ayuda a empleados y managers a completar al instante las tareas de tarjetas, gastos y reembolsos mediante una simple conversación, sin necesidad de involucrar a su equipo financiero. Puede pedirle que solicite una tarjeta o fondos adicionales, que compruebe por qué se rechazó una transacción, que haga seguimiento de un reembolso, que revise una política de gastos o que le dé una visión de la liquidez y del gasto de la empresa, y se encarga de la tarea de principio a fin.
Funciona mediante habilidades y guías prácticas: una habilidad realiza una única tarea, como solicitar una tarjeta, congelar una tarjeta, comprobar un tipo de cambio o aprobar una solicitud de fondos, mientras que una guía práctica combina habilidades en un flujo de trabajo integral, como comprobar que una próxima ejecución de pagos está cubierta o traspasar todo lo relacionado con una persona que deja la empresa. Al explicar el estado de las transacciones y ejecutar soluciones a problemas habituales, por ejemplo una solicitud de recarga por fondos insuficientes, el Agente sustituye los correos de ida y vuelta y los tickets de soporte, desbloquea a los empleados y deja a los equipos financieros libres para centrarse en tareas de mayor valor.
Cada acción se realiza dentro de las políticas de gasto y los flujos de aprobación de Payhawk existentes, lo que mantiene los procesos conformes, coherentes y totalmente auditables.
Si no está seguro de qué puede hacer exactamente el Agente de IA de Pagos por usted, puede preguntárselo directamente o consultar la lista completa de skills y playbooks que admite.
Desafíos habituales en la gestión de tarjetas
Los problemas cotidianos con los gastos, como transacciones fallidas, fondos insuficientes o restricciones en las políticas, interrumpen el trabajo de los empleados y consumen recursos administrativos y del equipo financiero.
Los empleados carecen de visibilidad sobre los motivos de estos problemas y dependen de la intervención manual de los administradores para resolverlos. Mientras tanto, los administradores se ven atrapados en un ciclo reactivo de aprobaciones, resolución de incidencias e intercambios constantes de mensajes. Todo ello provoca una pérdida de tiempo, frustración por ambas partes y que los equipos financieros acaben actuando como un equipo de soporte.
El Agente de IA de Pagos permite a los empleados autogestionarse sin necesidad de involucrar a su equipo financiero. Responde preguntas y realiza tareas, como solicitar fondos, congelar una tarjeta, consultar una política de gastos o hacer seguimiento de un reembolso, para que los empleados no se vean ralentizados innecesariamente y el equipo financiero pueda centrarse en tareas más importantes.
Cómo funciona el Agente de IA de Pagos para los equipos financieros
Al usar el Agente de IA de Pagos, los equipos financieros y los managers simplifican la gestión de tarjetas y obtienen las respuestas que antes requerían un informe o una solicitud a otro equipo, a la vez que mejoran la eficiencia general gracias a:
Menos interrupciones, ya que los empleados reciben explicaciones inmediatas y sugerencias para solucionar las transacciones con tarjeta fallidas, y el equipo financiero solo gestiona las excepciones reales.
Menores costes de soporte y operativos, ya que el Agente se encarga de problemas repetitivos, como pagos fallidos, bloqueos de tarjetas, solicitudes de fondos y preguntas sobre reembolsos. De esta manera, el Agente libera a los equipos financieros de tareas de bajo valor, mientras que los empleados actúan de forma independiente, siempre dentro de los límites establecidos previamente por el equipo financiero.
Confianza en el cumplimiento normativo, ya que cada corrección, solicitud o acción sobre la tarjeta refleja automáticamente las políticas de gasto, los flujos de aprobación y los requisitos de auditoría definidos en tu organización.
Respuestas sobre gastos y liquidez a demanda, ya que los managers y el equipo financiero pueden aprobar o rechazar solicitudes de fondos y de efectivo, consultar las tarjetas, las transacciones y los importes reembolsables de un equipo (según su rol), desglosar el gasto de la empresa por equipo o periodo, comprobar la posición de tesorería entre distintas divisas y entidades, y ver cuándo un saldo está a punto de agotarse.
Esto incluye preguntas sobre:
el dinero entrante (depósitos)
el dinero saliente (pagos salientes desde el saldo)
las transferencias bancarias internacionales
las facturas de proveedores
las suscripciones y el gasto recurrente
las políticas de gasto de las tarjetas y los controles de gasto
Las guías prácticas van más allá: revisar si los límites de las tarjetas siguen ajustándose a cómo gastan las personas, comprobar que una próxima ejecución de pagos está cubierta, generar un resumen semanal del gasto de un equipo o traspasar todo lo relacionado con una persona que deja la empresa.
Cómo funciona el Agente IA de Pagos para los empleados
El Agente de IA de Pagos permite a los empleados hacer lo siguiente:
Solicitar una nueva tarjeta, fondos adicionales o efectivo, y congelar o descongelar una tarjeta, con comandos rápidos en el portal web de Payhawk, la aplicación móvil y Slack (MS Teams llegará pronto).
Consultar los detalles, los límites y el saldo disponible de una tarjeta, y ver la política de gasto que se les aplica.
Recibir notificaciones en tiempo real sobre transacciones con tarjeta fallidas o rechazadas, con el motivo y pasos claros y concretos para resolver el problema en el momento, incluido un aviso antes de que un cargo de suscripción recurrente esté a punto de rechazarse por falta de fondos.
Tener visibilidad sobre las transacciones recientes con tarjeta, las autorizaciones y los reembolsos.
Hacer seguimiento de consultas sobre reembolsos, como gastos de bolsillo, solicitudes de kilometraje y dietas, y recibir una notificación cuando una solicitud se aprueba, se paga o se devuelve.
Hacer preguntas generales sobre las funciones de Payhawk y las guías prácticas de uso, y obtener respuestas a preguntas sobre pagos de Payhawk y temas relacionados con tarjetas.
Activación del Agente de IA de Pagos
El Agente de IA de Pagos viene listo para usar y está incluido tanto en la aplicación móvil como en el portal web de Payhawk.
El Agente de IA estará disponible en Slack solo si un administrador de Payhawk de tu empresa ha habilitado el canal de comunicación en el portal web de Payhawk, en Configuración > Oficina IA.
Para aprovechar al máximo la integración Payhawk‑Slack, los empleados deben autenticarse primero y otorgar a Slack acceso a sus datos de gastos. Para más información, consulta la guía del empleado para configurar la conexión con Slack.
Procesamiento de tus datos
Para obtener más información sobre cómo Payhawk procesa los datos personales para la función del Agente de IA de Pagos, consulta los siguientes recursos:
Política global de privacidad - Cubre los datos personales para los que Payhawk actúa como responsable del tratamiento.
Acuerdo de procesamiento de datos - Cubre los datos personales para los que Payhawk actúa como encargado del tratamiento.