Cet article répond aux questions les plus fréquemment posées (FAQ) sur les demandes dans Payhawk.
Certaines de ces FAQ sont pertinentes pour les clients qui utilisaient auparavant l'application Achats, qui a depuis été remplacée par l'application Demandes. La nouvelle application couvre désormais un éventail plus large de demandes, et pas seulement les demandes d'achat et les bons de commande.
Pourquoi ne puis-je pas voir l'application Demandes dans mon menu ?
Les employés ne verront l'application Demandes que si au moins un type de demande est activé par un Administrateur Payhawk dans les Paramètres. Si aucun n'est actif, l'application n'apparaîtra pas.
Les Administrateurs Payhawk voient toujours l'application Demandes. Lorsqu'ils l'ouvrent, ils sont invités à configurer les types de demandes.
Pourquoi ne puis-je pas payer ma demande par carte ?
Si le paiement par carte n’est pas disponible, cela signifie que ce type de demande comporte des restrictions de paiement. Les administrateurs Payhawk peuvent modifier les modes de paiement autorisés dans les paramètres des types de demande.
Le montant de la demande a changé. Que dois-je faire ?
Si la tarification d'une demande est obsolète, il est préférable de conserver l'historique de la demande en la renvoyant pour modification puis en la soumettant à nouveau, plutôt que de la supprimer.
Ceci s'applique uniquement si la demande est déjà approuvée ou en attente d'approbation. Si elle est encore à l'état de brouillon, vous pouvez la mettre à jour directement.
Pourquoi ne puis-je pas modifier ma demande ?
Une fois qu'une demande a été soumise pour approbation, elle devient verrouillée. En cas d'erreur, vous pouvez toujours la modifier depuis son menu à trois points (…), mais la demande devra à nouveau passer par le processus d'approbation après toute modification.
Comment le titre de la demande est-il généré ?
Le titre de la demande est créé automatiquement à l'aide de l'IA et basé sur votre Description. Vous pouvez le renommer à tout moment en cliquant sur son menu à trois points (…) et en sélectionnant Modifier le nom.
Je souhaite associer une dépense à une demande, mais elle n'apparaît pas. Pourquoi ?
Les raisons possibles pourraient être les suivantes :
Fournisseur non correspondant – Si un fournisseur est défini dans la demande, la dépense doit avoir le même fournisseur pour pouvoir y être associée.
Autorisations des rôles – Les personnes que vous pouvez associer dépendent de votre rôle :
Les employés ne peuvent associer que leurs propres demandes.
Les Responsables d'équipe peuvent associer leurs propres demandes et celles de leur équipe.
Les Comptables, Administrateurs et Spécialistes AP Senior Payhawk peuvent associer toutes les demandes pour l'entité.
Les responsables de la vérification pour les types de demande peuvent associer toutes les demandes de ce type.
L'autorisation d'associer des dépenses à n'importe quelle demande est également configurable et peut être activée pour les rôles personnalisés.
Incompatibilité du mode de paiement – Vous ne pouvez associer que des dépenses et des demandes ayant des modes de paiement correspondants :
Si le mode de paiement Carte uniquement ou Facture uniquement a été défini pour le type de demande, vous ne pouvez associer les demandes qu'aux dépenses de ces types de dépenses.
Si une carte spécifique a été sélectionnée pour le type de demande, vous ne pouvez associer les demandes qu'aux dépenses effectuées avec cette carte.
Si Aucun paiement nécessaire est sélectionné, la demande ne peut être associée à aucune dépense.
S’il n’existe aucun mode de paiement défini pour ce type de demande, il peut être associé à n’importe quel type de dépense autorisé pour ce type de demande.
Pourquoi une demande a-t-elle été automatiquement associée à ma dépense ?
Payhawk utilise l'IA pour associer automatiquement les demandes aux dépenses lorsqu'elle identifie une correspondance probable. L'IA analyse le contexte complet, y compris le montant, le marchand, le numéro de bon de commande, les documents associés et les paiements par carte, afin de décider s'il convient de les associer.
Si une dépense a été associée de manière incorrecte, vous pouvez supprimer manuellement la demande associée.
Où est mon bon de commande ?
Les clients qui utilisaient auparavant l'application Achats dédiée uniquement aux bons de commande peuvent se demander où se trouvent désormais ces commandes. Les bons de commande ont été déplacés vers l'application Demandes et sont désormais disponibles en tant que type de demande distinct sous Types de demandes.
Tous les champs de bon de commande et workflows existants ont été automatiquement transférés vers le nouveau type de demande avec les mêmes paramètres. Ils sont activés par défaut, votre expérience reste donc inchangée.
Le mode de paiement par défaut pour ces types est Facture. Les Administrateurs Payhawk peuvent le modifier dans Paramètres > Workflows > Demandes.
Où se trouve le champ Note de ma demande ?
Le champ Note n’est plus disponible. Les informations concernant votre demande sont désormais générées par l’IA dans le titre, tandis qu’un nouveau champ Description est disponible pour ajouter un contexte supplémentaire en texte libre.