Les demandes dans Payhawk constituent un élément fondamental du processus de bout en bout des comptes fournisseurs au sein d'une entreprise et aident les entreprises à assurer la transparence dans la gestion de leurs ressources et de leurs relations avec les fournisseurs.
Spécificités
Tous les employés ayant accès à la demande peuvent :
Joindre des documents à la demande
Télécharger et associer les factures aux demandes
Ajouter des commentaires sur la demande
Visualiser l'activité de la demande
Soumettre les dépenses correspondantes pour approbation
Les Administrateurs Payhawk gèrent les types de demandes, les champs supplémentaires requis pour chaque type, les conventions de numérotation des bons de commande, les règles d'écarts, les workflows d'approbation et les exigences en matière de réception pour les catégories de dépenses des types de demandes.
Cycle de vie des demandes
Chaque demande dans Payhawk passe par des étapes gérées par des personnes ou des rôles spécifiques, sur la base des workflows définis par les Administrateurs Payhawk de votre entreprise – par exemple, certaines étapes, comme la vérification ou l'approbation, peuvent être ignorées.
Le tableau suivant présente les phases de la demande correspondant aux onglets respectifs de l'application Demandes, les actions qui peuvent être entreprises à chaque étape et les personnes autorisées à les entreprendre.
Phase et onglet Demandes correspondant | Actions, rôles et responsabilités |
Soumettre | Cet onglet contient les demandes qui n'ont pas été soumises ou qui ont été renvoyées au demandeur. À partir de là, les demandeurs, les employés autorisés et les personnes disposant des rôles autorisés peuvent :
Une fois soumise, la demande sera automatiquement :
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Vérifier | Cet onglet contient les demandes qui ont été soumises mais n'ont pas encore été examinées, ou qui ont été renvoyées aux responsables de la vérification pour une vérification complémentaire. À partir de là, les responsables de la vérification, les employés autorisés et les personnes disposant des rôles autorisés peuvent :
Une fois vérifiée, la demande sera automatiquement :
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Approuver | Cet onglet contient les demandes qui sont vérifiées mais pas encore approuvées. À partir de là, les responsables d'approbation, ainsi que les employés et les personnes disposant des rôles autorisés peuvent :
Une fois approuvée, la demande sera automatiquement :
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Recevoir | Cet onglet contient les demandes nécessitant un bon de réception et qui ont été approuvées mais pas (entièrement) reçues. À partir de là, les employés et les personnes disposant des rôles autorisés peuvent :
Lorsque le statut de réception de tous les éléments de la demande est N/A, Complet ou Écart, la demande est automatiquement déplacée sous l'onglet Facturer. |
Facturer | Cet onglet contient les demandes dont les articles sont entièrement reçus (c'est-à-dire que leur statut est N/A, Complet ou Écart reçu), mais la demande n'est pas encore facturée. À partir de là, les employés et les personnes disposant des rôles autorisés peuvent effectuer les mêmes actions que celles disponibles à l'étape Recevoir. Une fois que le statut facturé de tous les articles de la demande est Complet ou Écart, la demande est automatiquement déplacée sous l'onglet Payer. |
Payer | Cet onglet contient les demandes dont les articles sont entièrement reçus (c'est-à-dire que leur statut est N/A, Complet ou Écart) et facturés (c'est-à-dire que leur statut est Complet ou Écart) mais dont une ou plusieurs factures associées n'ont pas encore été payées. À partir de là, les employés et les personnes disposant des rôles autorisés peuvent effectuer les mêmes actions que celles disponibles à l'étape Facturer. Lorsque le statut facturé de tous les articles de la demande est Complet ou Écart, la demande est automatiquement :
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Clôturer | Cet onglet contient les demandes dont les articles sont reçus et facturés (c'est-à-dire dont le statut facturé est Complet ou Écart), mais dont la demande n'est pas encore clôturée. À partir de là, les employés et les personnes disposant des rôles autorisés peuvent effectuer les mêmes actions que celles disponibles à l'étape Recevoir et Facturer. Une fois la demande clôturée manuellement, elle sera automatiquement déplacée sous l'onglet Toutes. |
Toutes | Cet onglet contient toutes les demandes, quel que soit leur statut. |
Rapprochement des demandes avec les reçus et les factures avant le paiement (processus de rapprochement à 2 et 3 facteurs)
Les demandes qui ont été paramétrées pour exiger un bon de réception pour les biens ou les services requièrent une attestation de livraison sous la forme d'un bon de réception des marchandises (GRN) ou d'un bon de réception. Une fois le bon de réception accepté, le fournisseur envoie une facture à l'acheteur pour demander le paiement des biens ou services livrés.
La facture est automatiquement liée à la demande ou au bon de commande lorsque l'outil d'automatisation de Payhawk extrait l'ID de la facture. Si l'ID de la demande ou du bon de commande n'est pas présent sur la facture, vous pouvez l'ajouter manuellement en sélectionnant l'ID dans le menu déroulant Demande. Payhawk effectuera automatiquement un processus de rapprochement comptable à 3 facteurs, ce qui signifie que le système vérifiera la quantité entre la demande et le bon de réception, puis le montant net sur la demande et la facture du fournisseur.
Les demandes qui ne nécessitent pas de bon de réception (GRN) déclenchent un processus de rapprochement à deux facteurs. Le système Payhawk vérifie automatiquement le montant net de la demande et de la facture du fournisseur.
En fonction de la politique interne de votre entreprise, des bons de réception pour les demandes de biens et de services peuvent être demandés.