Pour chaque type de demande, vous pouvez définir des rôles ou des employés spécifiques qui peuvent vérifier, approuver et clôturer les demandes et les bons de commande (si cette fonction est activée dans votre entreprise). Vous pouvez également définir qu'une étape d'approbation dans le cycle de vie n'est pas pertinente ou nécessaire pour l'entreprise, par exemple, l'étape de vérification.
Les workflows des types de demandes configurés peuvent être flexibles et basés sur les niveaux hiérarchiques de votre entreprise (par exemple, le responsable de second niveau), des personnes spécifiques (par exemple, les responsables de budgets des centres de coûts et les responsables définis des catégories de dépenses), ou les rôles Payhawk (comptables Payhawk et administrateurs Payhawk).
Cycle de vie des workflows pour les demandes et les bons de commande
Les workflows d'approbation des demandes et des bons de commande comportent les étapes et spécificités suivantes :
L'étape Soumettre est toujours visible.
Les étapes Vérifier et Approuver sont facultatives. Si l'une ou les deux étapes ne sont pas pertinentes pour vos processus internes, vous pouvez les ignorer.
L'étape Créer un bon de commande sera visible si les bons de commande ont été activés pour le compte Payhawk de votre entreprise.
L'étape Recevoir peut être ajoutée, supprimée et configurée pour le workflow d'approbation spécifique.
Activez le bouton à bascule Exiger uniquement pour des catégories spécifiques pour faire du bon de réception une exigence uniquement pour certaines catégories de dépenses.
Cochez les cases correspondant aux catégories et sous-catégories de dépenses pour lesquelles vous souhaitez exiger un bon de réception.
L'étape Paiement vous permet de configurer les méthodes de paiement disponibles pour un type de demande spécifique, ainsi que d'activer une fonctionnalité de détection automatique des écarts.
Vous pouvez choisir d'activer les options de paiement, permettant ainsi aux employés de régler leur demande soumise par carte, par virement bancaire, ou de sélectionner Aucun paiement requis.
Si vous activez l'option Facture :
Les employés seront autorisés à sélectionner le virement bancaire comme mode de paiement pour les demandes de ce type soumises.
Le workflow d'approbation pour le type de dépense Facture sera mis à jour en conséquence pour prendre en charge les scénarios d'approbation suivants : Pas de demande, Demande correspondante ou Demande comportant un écart.
Si un employé choisit l'option Facture, la demande ne pourra être associée ultérieurement qu’à une dépense de type facture.
Si vous activez l'option Carte :
Les employés seront autorisés à choisir le paiement par carte pour les demandes soumises de ce type. Si l'option Carte est sélectionnée, la demande ne pourra être associée qu'à une dépense par carte par la suite.
Le workflow d'approbation pour le type de dépense Carte sera mis à jour en conséquence pour prendre en charge les scénarios d'approbation suivants : Pas de demande, Demande correspondante ou Demande comportant un écart.
Si un employé choisit l'option Carte, il peut choisir parmi les cartes qui lui sont attribuées ou demander une carte à usage unique. Si une carte à usage unique est sélectionnée, elle sera automatiquement émise au nom du demandeur dès l'approbation de la demande.
Si vous activez l'option Aucun paiement nécessaire :
Cette option offre une flexibilité pour les cas où un paiement n'est pas requis. Le demandeur ou le responsable de la vérification peut décider si la demande sera payée par carte, par virement bancaire, ou pas du tout.
Par exemple, une demande peut ne pas nécessiter de paiement si les articles ont déjà été achetés ou sont en stock.
Vous pouvez choisir d'activer l'option de détection des écarts qui signale automatiquement les dépenses dont le montant dépasse le montant demandé :
Si vous activez le bouton à bascule Autoriser de petits écarts sans approbation et définissez un pourcentage et/ou un montant spécifique comme seuil acceptable, le système déclenchera un workflow d'écart pour les dépenses concernées lorsque le montant dépensé sera supérieur au montant demandé.
L'étape Clôturer est toujours visible. Elle vous permet d'activer et de configurer les règles pour l'option de clôture automatique des demandes. Chaque fois que vous devez définir un workflow pour une étape du cycle de vie d'une demande, vous pouvez appliquer les étapes de définition des workflows personnalisés. Sinon, si certaines étapes pouvant être ignorées sont inutiles, vous pouvez les supprimer en cliquant sur leur menu à trois points et en sélectionnant Supprimer.
Mise à jour des workflows pour les demandes et les bons de commande
Vous pouvez configurer un workflow d'approbation pour un type de demande depuis l'onglet Paramètres > Demandes > Workflow du type de demande, ou depuis Paramètres > Workflows > Demandes.
Pour mettre à jour le workflow pour un type de demande spécifique :
Depuis le portail Web Payhawk, accédez à Paramètres > Demandes > Types.
Sélectionnez le type de demande souhaité.
Accédez à l'onglet Workflows et cliquez sur Modifier le workflow.
Vous pouvez également cliquer sur Accéder aux workflows et vous serez redirigé(e) vers l'écran Paramètres > Workflows > Demandes.
Créez un workflow d'approbation adapté à vos besoins en suivant les étapes de définition des workflows personnalisés.
Cliquez sur Publier le workflow pour appliquer toutes les modifications que vous avez effectuées.