Pour chaque type de demande, vous pouvez définir des rôles ou des employés spécifiques qui peuvent vérifier, approuver et clôturer les demandes et les bons de commande (si cette fonction est activée dans votre entreprise). Vous pouvez également définir qu'une étape d'approbation dans le cycle de vie n'est pas pertinente ou nécessaire pour l'entreprise, par exemple, l'étape de vérification.
Les workflows des types de demandes configurés peuvent être flexibles et basés sur les niveaux hiérarchiques de votre entreprise (par exemple, le responsable de second niveau), des personnes spécifiques (par exemple, les responsables de budgets des centres de coûts et les responsables définis des catégories de dépenses), ou les rôles Payhawk (comptables Payhawk et administrateurs Payhawk).
Une fois qu'un type de demande a été créé, un workflow d'approbation lui est automatiquement attribué en fonction de sa configuration.
Vous pouvez configurer un workflow d'approbation pour un type de demande soit depuis l'onglet Paramètres > Demandes > Workflow du type de demande, soit depuis Paramètres > Workflows > Demandes.
Pour mettre à jour le workflow pour un type de demande spécifique :
Depuis le portail web Payhawk, naviguez vers Paramètres > Demandes > Types.
Sélectionnez le type de demande souhaité.
Accédez à l'onglet Workflow et cliquez sur Modifier le workflow.
Vous pouvez également cliquer sur Accéder aux workflows et vous serez redirigé(e) vers l'écran Paramètres > Workflows > Demandes.
Créez un workflow d'approbation adapté à vos besoins en suivant les étapes de définition des workflows personnalisés et en notant les spécificités suivantes qui sont valables pour les types de demande :
L'étape Soumettre est toujours visible.
Les étapes Vérifier et Approuver sont facultatives. Si l'une des étapes ou les deux ne sont pas pertinentes pour vos processus internes, vous pouvez les ignorer.
L'étape Créer un bon de commande sera visible si les bons de commande ont été activés pour le compte Payhawk de votre entreprise.
L'étape Recevoir peut être ajoutée, supprimée et configurée pour le workflow d'approbation spécifique.
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L'étape Facture est toujours visible, sauf si le paiement est défini sur carte uniquement.
L'étape Payer vous permet de configurer les modes de paiement disponibles pour un type de demande spécifique. Vous pouvez choisir d'activer les options de paiement, ce qui permet aux employés de payer la demande soumise par carte, par virement bancaire, ou de sélectionner Aucun paiement nécessaire.
Si vous activez l'option Facture :
Les employés pourront sélectionner le virement bancaire comme mode de paiement pour les demandes soumises de ce type.
Le workflow d'approbation pour le type de dépense Facture sera mis à jour en conséquence pour prendre en charge les scénarios d'approbation suivants : Pas de demande, Demande correspondante ou Demande comportant un écart.
Si un employé choisit l'option Facture, la demande ne peut être associée à une dépense de facture que plus tard.
Si vous activez l'option Carte :
Les employés pourront choisir le paiement par carte pour les demandes soumises de ce type. Si l'option Carte est sélectionnée, la demande ne peut être associée qu'à une dépense par carte par la suite.
Le workflow d'approbation pour le type de dépense Carte sera mis à jour en conséquence pour prendre en charge les scénarios d'approbation suivants : Pas de demande, Demande correspondante ou Demande comportant un écart.
Si un employé choisit l'option Carte, il peut choisir parmi les cartes qui lui sont attribuées ou demander une carte à usage unique. Si une carte à usage unique est sélectionnée, elle sera automatiquement émise au nom du demandeur dès l'approbation de la demande.
Si vous activez l'option Aucun paiement nécessaire :
Cette option offre une certaine souplesse pour les cas où un paiement n'est pas nécessaire. Le demandeur ou responsable de la vérification peut décider si la demande sera payée par carte, par virement bancaire ou pas du tout.
Par exemple, une demande peut ne pas nécessiter de paiement si les articles ont déjà été achetés ou sont en stock.
L'étape Clôturer est toujours visible. Elle comprend des règles prédéfinies pour la clôture automatique des demandes lorsque l'option de clôture automatique est activée et spécifie également les rôles par défaut autorisés à clôturer manuellement les demandes si la clôture automatique n'est pas utilisée.
Lorsque vous devez définir un workflow pour une étape du cycle de vie d'une demande, vous pouvez appliquer les étapes de définition des workflows personnalisés. Par ailleurs, si l'une des étapes pouvant être ignorées n'est pas nécessaire, vous pouvez la supprimer en cliquant sur son menu à trois points et en sélectionnant Effacer.
Cliquez sur Publier le workflow pour appliquer toutes les modifications que vous avez apportées.