Pour chaque type de demande, vous pouvez définir des rôles ou des employés spécifiques qui peuvent vérifier, approuver et clôturer les demandes et les bons de commande (si cette fonction est activée dans votre entreprise). Vous pouvez également définir qu'une étape d'approbation dans le cycle de vie n'est pas pertinente ou nécessaire pour l'entreprise, par exemple, l'étape de vérification.
Les workflows des types de demandes configurés peuvent être flexibles et basés sur les niveaux hiérarchiques de votre entreprise (par exemple, le responsable de second niveau), des personnes spécifiques (par exemple, les responsables de budgets des centres de coûts et les responsables définis des catégories de dépenses), ou les rôles Payhawk (comptables Payhawk et administrateurs Payhawk).
Une fois qu'un type de demande a été créé, un processus d'approbation lui est automatiquement attribué en fonction de la configuration que vous avez définie. Les demandes et les bons de commande créés avant le nouveau workflow conserveront le workflow précédemment appliqué.
Vous pouvez configurer un workflow d'approbation pour les demandes d'un type spécifique soit à partir de Paramètres > Demandes soit à partir de Paramètres > Workflows > Demandes.
Pour mettre à jour le workflow pour un type de demande spécifique :
Depuis le portail web Payhawk, naviguez vers Paramètres > Demandes > Types.
Sélectionnez le type de demande souhaité.
Accédez à l'onglet Workflow et cliquez sur Modifier le workflow.
Vous pouvez également cliquer sur Accéder aux workflows et vous serez redirigé(e) vers l'écran Paramètres > Workflows > Demandes.
Créez un workflow d'approbation adapté à vos besoins en suivant les étapes de définition des workflows personnalisés et en notant les spécificités suivantes qui sont valables pour les types de demande :
L'étape Soumettre est toujours visible.
Les étapes Vérifier et Approuver sont facultatives. Si l'une des étapes ou les deux ne sont pas pertinentes pour vos processus internes, vous pouvez les ignorer.
L'étape Créer un bon de commande sera visible si les bons de commande ont été activés pour le compte Payhawk de votre entreprise.
L'étape Recevoir sera visible si des bons de réception sont requis pour le type de demande spécifique.
L'étape Facture est toujours visible.
L'étape Payer comprend des workflows pour le paiement des demandes par facture et par carte. Vous pouvez définir des approbations différentes pour les quantités concordantes et non concordantes.
L'étape Clôturer est toujours visible. Elle comprend des règles prédéfinies pour la clôture automatique des demandes lorsque l'option de clôture automatique est activée et spécifie également les rôles par défaut autorisés à clôturer manuellement les demandes si la clôture automatique n'est pas utilisée.
Lorsque vous devez définir un workflow pour une étape du cycle de vie d'une demande, vous pouvez appliquer les étapes de définition des workflows personnalisés. Par ailleurs, si l'une des étapes pouvant être ignorées n'est pas nécessaire, vous pouvez la supprimer en cliquant sur son menu à trois points et en sélectionnant Effacer.
Cliquez sur Publier le workflow pour appliquer toutes les modifications que vous avez apportées.