In dit artikel beantwoorden we enkele van de meest gestelde vragen (FAQ) over aanvragen in Payhawk.
Sommige van deze veelgestelde vragen zijn relevant voor klanten die eerder de app Aankopen gebruikten, die inmiddels is vervangen door de app Aanvragen. De nieuwe app dekt nu een breder scala aan verzoeken, niet alleen aankoopverzoeken en -orders.
Waarom zie ik de app Aanvragen niet in mijn menu?
Medewerkers zien de app Aanvragen alleen als ten minste Ć©Ć©n aanvraagtype is ingeschakeld door een Payhawk Beheerder in Instellingen. Als er geen aanvraagtypen actief zijn, verschijnt de app niet.
Payhawk Beheerders zien altijd de appAanvragen. Wanneer ze deze openen, worden ze gevraagd de aanvraagtypen te configureren.
Waarom kan ik mijn aanvraag niet met een kaart betalen?
Als je niet met een kaart kunt betalen, zijn er voor het betreffende aanvraagtype beperkte betalingsinstellingen geconfigureerd. Payhawk Beheerders kunnen in de instellingen van aanvraagtypen zelf instellen welke betaalmethoden ze beschikbaar willen stellen.
Het aangevraagde bedrag is gewijzigd. Wat moet ik doen?
Als de prijzen in een aanvraag niet meer actueel zijn, kun je het beste de geschiedenis van de aanvraag behouden door de aanvraag ter bewerking terug te sturen en deze opnieuw in te dienen, in plaats van de aanvraag te verwijderen.
Dit is alleen van toepassing als de aanvraag al is goedgekeurd of in behandeling is. Als deze nog een concept is, kun je hem rechtstreeks bijwerken.
Waarom kan ik mijn aanvraag niet bewerken?
Zodra een aanvraag ter goedkeuring is ingediend, wordt deze vergrendeld. Als er een fout in zit, kun je hem nog steeds bewerken via het menu (de drie stippen (ā¦)), maar na elke wijziging die je aanbrengt, moet de aanvraag het goedkeuringsproces opnieuw doorlopen.
Hoe wordt de titel van de aanvraag gegenereerd?
De titel van de aanvraag wordt automatisch opgesteld met behulp van AI en je beschrijving. Je kunt deze titel op elk moment wijzigen door op het menu (de drie stippen (ā¦)) te klikken en naam bewerken te selecteren.
Ik wil onkosten koppelen aan een aanvraag, maar ik zie deze nergens. Hoe komt dat?
Dit kunnen de redenen zijn:
Leveranciers komen niet overeen - Als voor een aanvraag een leverancier is opgegeven, moet voor de onkosten dezelfde leveranciers zijn vermeld. Dan kunnen de onkosten aan een aanvraag worden gekoppeld.
Rolrechten - Met wie je kunt koppelen, hangt af van je rol:
Medewerkers kunnen alleen hun eigen aanvragen koppelen.
Teammanagers kunnen hun eigen aanvragen en die van hun team koppelen.
Payhawk Accountants, Payhawk Beheerders en Senior AP Specialisten kunnen alle aanvragen voor de entiteit koppelen.
Beoordelaars voor de aanvraagtypen kunnen alle aanvragen van dat type koppelen.
De toestemming om onkosten aan een willekeurige aanvraag te koppelen is ook configureerbaar en kan worden ingeschakeld voor aangepaste rollen.
Betaalmethode komt niet overeen - Je kunt onkosten en aanvragen alleen koppelen als de betaalmethoden overeenkomen:
Als voor het aanvraagtype de betaalmethode alleen kaart of alleen factuur is ingesteld, kun je aanvragen alleen koppelen aan onkosten van deze uitgavencategorieƫn.
Als voor het aanvraagtype een specifieke kaart is geselecteerd, kun je aanvragen alleen koppelen aan onkosten die met die kaart zijn betaald.
Als geen betaling nodig is geselecteerd, kan de aanvraag niet aan een onkosten-item worden gekoppeld.
Als voor een aanvraagtype geen betaalmethode is ingesteld, kun je deze linken naar alle toegestane onkostentypen voor dat aanvraagtype.
Waarom is er automatisch een aanvraag aan mijn onkostendeclaratie gekoppeld?
Payhawk koppelt aanvragen automatisch aan onkosten met behulp van AI als deze waarschijnlijk bij elkaar horen. AI analyseert de volledige context, inclusief het bedrag, de leverancier, het PO-nummer, bijgevoegde documenten en kaartbetalingen, om te bepalen of ze gekoppeld moeten worden aan de aanvraag.
Als onkosten verkeerd zijn gekoppeld, kun je de gekoppelde aanvraag handmatig verwijderen.
Waar is mijn aankooporder?
Klanten die eerder de app aankopen gebruikten, die uitsluitend was bedoeld voor aankooporders, vragen zich misschien af waar die orders nu zijn. Aankooporders zijn verplaatst naar de app aanvragen en zijn nu beschikbaar als een afzonderlijk aanvraagtype onder aanvraagtypen.
Alle bestaande velden en workflows voor aankooporders zijn automatisch overgezet naar het nieuwe aanvraagtype met dezelfde instellingen. Ze zijn standaard ingeschakeld, zodat je eigenlijk niets merkt van de verandering.
Standaard is de betaalmethode voor deze typen ingesteld op rekening. Payhawk Beheerders kunnen de methoden wijzigen in instellingen > workflows > aanvragen.
Waar staat het veld opmerking in mijn aanvraag?
Het veld opmerking is niet meer beschikbaar. De informatie over je aanvraag wordt nu aan de hand van AI in de titel gegenereerd, terwijl je in een nieuw veld beschrijving extra context kunt verschaffen.