Aanvragen in Payhawk zijn een fundamenteel onderdeel van het end-to-end crediteurenproces binnen een bedrijf en helpen bedrijven transparantie te bieden bij het beheren van hun middelen en relaties met leveranciers.
Bijzonderheden
Alle medewerkers met toegang tot de aanvraag kunnen:
Aanvraagdocumenten bijvoegen
Facturen uploaden en koppelen aan aanvragen
Opmerkingen bij de aanvraag toevoegen
De activiteit rondom de aanvraag bekijken
De betreffende onkosten ter goedkeuring indienen
Payhawk Beheerders beheren de aanvraagtypen, de extra velden die vereist zijn voor elk type, conventies voor de ordernummering van inkopen, regels voor afwijkingen, goedkeuringsworkflows en ontvangstvereisten voor de onkostencategorieën van de aanvraagtypen.
Levenscyclus van aanvragen
Elke aanvraag in Payhawk doorloopt fasen die worden beheerd door specifieke personen of rollen, op basis van workflows die zijn ingesteld door de Payhawk Beheerders van je bedrijf. Sommige stappen, zoals beoordeling of goedkeuring, kunnen bijvoorbeeld worden overgeslagen.
In de onderstaande tabel zie je de fasen van de aanvragen die overeenkomen met de respectievelijke tabbladen in de app aanvragen, de acties die in elke fase kunnen worden ondernomen en wie ze mag uitvoeren.
Tabblad fase & bijbehorende aanvragen | Acties, rollen en verantwoordelijkheden |
Indienen | Op dit tabblad staan aanvragen die niet zijn ingediend of zijn teruggestuurd naar de aanvrager. Van hieruit kunnen aanvragers, bevoegde medewerkers en rollen:
Zodra de aanvraag is ingediend, wordt deze automatisch verzonden:
|
Beoordelen | Op dit tabblad staan aanvragen die zijn ingediend maar niet beoordeeld, of die zijn teruggestuurd naar de beoordelaars voor aanvullend onderzoek. Van hieruit kunnen beoordelaars, bevoegde medewerkers en rollen:
Zodra de aanvraag is beoordeeld, wordt deze automatisch verzonden:
|
Goedkeuren | Op dit tabblad staan aanvragen die zijn beoordeeld maar nog niet zijn goedgekeurd. Vanaf hier kunnen beoordelaars, geautoriseerde medewerkers en rollen:
Zodra de aanvraag is goedgekeurd, wordt deze automatisch verzonden:
|
Ontvangen | Op dit tabblad staan aanvragen waarvoor een ontvangstbevestiging nodig is en die zijn goedgekeurd maar niet (volledig) ontvangen. Van hieruit kunnen bevoegde medewerkers en rollen:
Zodra de ontvangststatus van alle aanvraagitems is ingesteld op n.v.t., volledig of met afwijking, wordt de aanvraag automatisch verplaatst naar het tabblad factuur. |
Factuur | Op dit tabblad staan aanvragen waarvan de items volledig zijn ontvangen (dat wil zeggen, de status n.v.t., volledig of met afwijking ontvangen hebben), maar de aanvraag nog niet is gefactureerd. Van hieruit kunnen bevoegde medewerkers en rollen dezelfde acties uitvoeren die beschikbaar zijn in de stap ontvangen. Zodra de gefactureerde status van alle aanvraagitems is ingesteld op volledig of met afwijking, wordt de aanvraag automatisch verplaatst naar het tabblad betalen. |
Betalen | Op dit tabblad staan aanvragen waarvan de items volledig zijn ontvangen (dat wil zeggen, de status n.v.t., volledig of met afwijking ontvangen hebben), en gefactureerd (dat wil zeggen, met de status volledig of met afwijking gefactureerd), maar een of meer bijbehorende facturen zijn nog niet betaald. Van hieruit kunnen bevoegde medewerkers en rollen dezelfde acties uitvoeren die beschikbaar zijn in de stap factuur. Zodra de gefactureerde status van alle aanvraagitems is ingesteld op volledig of met afwijking, wordt de aanvraag automatisch:
|
Sluiten | Op dit tabblad staan de aanvragen waarvan de items volledig zijn ontvangen en gefactureerd (dat wil zeggen, de status volledig of met afwijking ontvangen hebben), maar de aanvraag nog niet gesloten is. Van hieruit kunnen bevoegde medewerkers en rollen dezelfde acties uitvoeren die beschikbaar zijn in de stap ontvangen en factuur. Zodra de aanvraag handmatig is gesloten, wordt het automatisch verplaatst naar het tabblad Alles. |
Alles | Dit tabblad bevat alle aanvragen, ongeacht hun bovengenoemde statussen. |
Aanvragen matchen met ontvangstbewijzen en facturen voor betaling (matching met twee of drie documenten)
Aanvragen waarvoor een ontvangstbewijs voor goederen of diensten verplicht is, vereisen een bewijs van levering in de vorm van een Goods Received Note (GRN) of ontvangstbewijs. Na acceptatie hiervan, stuurt de leverancier een factuur naar de afnemer met de aanvraag te betalen voor de geleverde goederen of diensten.
De factuur wordt automatisch gekoppeld aan de aanvraag of de inkooporder wanneer de automatiseringstool van Payhawk het ID uit de factuur ophaalt. Als het ID van de aanvraag of inkooporder niet op de factuur staat, kun je het handmatig toevoegen door het te selecteren in het uitklapmenu aanvraag. Als gevolg hiervan voert Payhawk automatisch een boekhoudproces uit op basis van drie documenten, wat betekent dat het systeem de hoeveelheid controleert tussen de aanvraag en de ontvangstnota, en vervolgens het nettobedrag op de aanvraag en de factuur van de leverancier.
Aanvragen waarvoor een GRN (ontvangstbewijs) niet verplicht is, activeren een tweerichtingsproces. Payhawk controleert het nettobedrag automatisch op de aanvraag en de factuur van de leverancier.
Afhankelijk van het interne beleid van je bedrijf kan de organisatie ontvangstbewijzen verplicht stellen voor aanvragen voor zowel goederen als diensten.