Accounts Payable (AP) software, ook wel AP automatiseringssoftware of AP management software genoemd, automatiseert en stroomlijnt het crediteurenproces binnen een organisatie. De software is specifiek ontwikkeld voor het beheren en optimaliseren van de verschillende taken die komen kijken bij het beheren en betalen van facturen, en het onderhouden van relaties met leveranciers. Payhawk AP software ondersteunt financiële en boekhoudkundige teams bij crediteurenprocessen met geautomatiseerde invoer van factuurgegevens via OCR, factuurbeheer, factuurbetaling en reconciliaties met ERP- of boekhoudsoftware.

Crediteuren (Accounts Payable, AP) en debiteuren (Accounts Receivable, AR) zijn twee fundamentele aspecten van de financiële transacties van bedrijven, die ieder een andere kant van de financiële transacties tussen een bedrijf en andere partijen vertegenwoordigen.

• Accounts Payable (AP) vertegenwoordigt geld dat het bedrijf aan anderen verschuldigd is en wordt boekhoudkundig verwerkt als een schuld (passiva).
• Accounts Receivable (AR) vertegenwoordigt geld dat een bedrijf van andere partijen tegoed heeft en wordt bijgehouden als een activa.

Zowel AP als AR zijn van essentieel belang om de financiële gezondheid van een bedrijf te beheersen. Efficiënt beheer van deze balansen stelt het bedrijf in staat om liquide te blijven, op tijd rekeningen te betalen en tijdig inkomsten van klanten te ontvangen.

Correcte gegevensinvoer is cruciaal om systematische fouten in de boekhouding te voorkomen. Die kunnen bijvoorbeeld leiden tot boetes, sancties, auditproblemen en complicaties met managementrapportages.

Het invoeren en verwerken van factuurgegevens in de boekhouding is daarbij cruciaal om te zorgen voor nauwkeurige financiële verslaglegging, naleving van beleidsregels en compliance, effectief kasstroombeheer, budgettering en planning en het onderhouden van leveranciersrelaties. Door dit proces te automatiseren worden fouten verminderd, tijd bespaard, de verwerking van gegevens sneller afgehandeld, kosten bespaard, schaalbaarheid verbeterd en een effectieve naleving van regels gestimuleerd.

Ja, je kunt binnen Payhawk je ideale goedkeuringsflows creëren in meerdere stappen. Je kunt verschillende goedkeurders aanwijzen en invoervelden creëren op basis van organisatiestructuur, functie, project, kostenplaats, locatie en meer. Bovendien kun je workflows op groepsniveau aanmaken en beheren, waardoor ze consistent zijn tussen entiteiten, of per entiteit.

Als je een lokale overschrijving doet, brengt Payhawk geen kosten in rekening voor betalingen via SEPA Instant, Faster Payments, ACH of Bisera.

Payhawk werkt samen met 60dias, een toonaangevende btw-terugvorderingsexpert voor zakelijk reizen en onkosten in heel Europa. Met ons geautomatiseerde gegevensextractiesysteem halen we alle relevante informatie uit de bonnetjes en 60dias zet deze vervolgens om in facturen. Met alle benodigde vereisten voor belastingaftrek. Het systeem bevat meerdere stappen, van de digitale certificering van de bonnen (door de AEAT) tot het verkrijgen van volledige en geldige facturen. Meer weten? Lees dan dit helpdeskartikel.

Ja, het is zeker veilig. Bij Payhawk wordt je geld veilig gestald op beveiligde rekeningen bij banken die voldoen aan de Europese regelgeving voor elektronisch geld. Lokale transacties worden gedaan via de volgende gereguleerde systemen: SEPA Instant, Faster Payments, ACH of Bisera overschrijvingen.

Met onze live directe integraties kun je al je documenten, boekhoudgegevens en afgehandelde betalingen vanuit Payhawk synchroniseren met je ERP- of boekhoudsysteem naar keuze. Meer weten? Neem contact met ons op. We leggen je graag uit hoe je Payhawk naadloos kunt integreren met je ERP- of boekhoudsysteem. Je kunt ook meer lezen over deze handige toepassingen in onze helpdeskartikelen over onze directe integraties met Microsoft Dynamics, Oracle NetSuite, Quickbooks, Xero, Datev en Exact Online.